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Importante: Viva Sales è attualmente disponibile solo per i clienti con anteprima pubblica e solo in inglese. Le funzionalità descritte qui sono soggette a modifiche.

Come venditore, si comunica con un sacco di potenziali clienti tramite posta elettronica. Viva Sales aiuta a prepararsi per gli impegni. Raccoglie informazioni dal sistema CRM e da Microsoft Office e le arricchisce con approfondimenti utili, in modo da essere più efficace proprio dove si trascorre la maggior parte della giornata. Inoltre, consente di mantenere aggiornati i contatti CRM. 

Con Viva Sales, è possibile accedere al CRM e contrassegnare i contatti esterni come clienti. Dopo aver contrassegnato un contatto come cliente, è possibile aggiungere note personali, visualizzare altri clienti dallo stesso account e ottenere un riepilogo completo delle riunioni dopo una chiamata di Teams. È possibile contrassegnare un contatto esterno come cliente da un messaggio di posta elettronica in arrivo, una bozza di messaggio e un invito a una riunione.

Se non si ha accesso a Viva Sales, chiedere all'amministratore di installarlo.

Contenuto dell'articolo

Aprire Viva Sales per la prima volta

La prima volta che si usa Viva Sales in Outlook, viene visualizzato un messaggio introduttivo quando si compone un messaggio di posta elettronica o si crea una riunione. Dopo aver interagito con il messaggio, si apre il riquadro Viva Sales (anteprima). Accedere a CRM (Dynamics 365 o Salesforce) per iniziare a usare Viva Sales.

  1. Nel messaggio introduttivo nella parte superiore del messaggio di posta elettronica o dell'invito alla riunione selezionare Provalo.



    Messaggio introduzione Il riquadro Viva Sales (anteprima) viene visualizzato a destra della finestra di composizione.

    Viva Sales schermata iniziale

  2. Selezionare Accedi per iniziare e accedere a CRM.

    Salesforce: Selezionare l'ambiente Salesforce e quindi selezionare Accedi. Nel messaggio di conferma seleziona Consenti. Immettere le credenziali di Salesforce e quindi selezionare Accedi. Seleziona Consenti e quindi Consenti accesso.

    Dynamics 365: L'accesso viene eseguito automaticamente con le credenziali di Office. Seleziona l'ambiente Dynamics 365 e quindi per iniziare.
    L'ambiente Dynamics 365 corrisponde all'URL visualizzato dal browser quando si accede a Dynamics 365. Ad esempio, se l'URL è salesorg.crm.dynamics.com, selezionare salesorg.crm.dynamics.com nell'elenco.

  3. Continuare a lavorare nel riquadro Viva Sales.

Aprire Viva Sales successivamente

È facile tornare a Viva Sales, sia che si usi Outlook sul desktop o nell'app Web.

  • In Outlook sul desktop aprire un messaggio di posta elettronica o una riunione e quindi selezionare Viva Sales (anteprima) nella scheda Home.

    icona Viva Sales nella scheda Home

  • In Outlook sul web aprire un messaggio di posta elettronica o una riunione e quindi selezionare Altre azioni (...) > Viva Sales (anteprima).

    Altre azioni

  • È anche possibile aprire Viva Sales durante la stesura di un messaggio di posta elettronica o la creazione di una riunione. Selezionare Mostra dettagli nel messaggio visualizzato sopra la finestra di composizione.

    Viva Sales messaggio

Il riquadro Viva Sales (anteprima) si apre a destra della finestra di composizione.

si apre il riquadro Viva Sales

Aggiungere l'app Viva Sales

Per mantenere Viva Sales in visualizzazione man mano che ci si sposta tra i messaggi di posta elettronica e le riunioni, aggiungerlo in modo che il riquadro dell'app rimanga aperto.

Per aggiungere l'app, seleziona la puntina da disegno Aggiungere l'app. Per rimuoverla, seleziona di nuovo la puntina da disegno Rimuovere l'app.

Anatomia del riquadro Viva Sales (anteprima)

Anatomia del riquadro dell'app

Annotazione

Descrizione

1

Dettagli di contatto, ad esempio titolo, account e se il contatto è un cliente

2

Scheda Note per immettere le note personali dopo aver contrassegnato un contatto come cliente. Queste note sono private e non salvate nel sistema CRM.

3

Contatti dello stesso account contrassegnati anche come clienti

4

Pulsante Indietro per tornare all'elenco dei contatti contrassegnati e non contrassegnati

5

Aggiungere o rimuovere il riquadro dell'app

6

Chiudere il riquadro dell'app

7

Menu Opzioni

8

Le informazioni di contatto del cliente

9

Menu Opzioni. Consente di modificare il contatto, copiare il collegamento al contatto e aprirlo in CRM connesso.

10

Opportunità associate al cliente

11

Account associato al cliente.

12

Menu Opzioni. Consente di copiare il collegamento al record e aprirlo in CRM connesso.

Connettere un contatto a CRM

Si otterrà il massimo vantaggio da tutte le operazioni che Viva Sales possibile eseguire quando si indica ai contatti esterni in Outlook quali sono i clienti. In Viva Sales, si chiama contrassegnare un contatto come cliente. I contatti identificati in questo modo vengono definiti clienti contrassegnati. I contatti esterni non identificati come clienti vengono definiti clienti non contrassegnati. Puoi stabilire Viva Sales non sono clienti, nel qual caso Viva Sales li ignorerà da allora in poi.

Prima di contrassegnare un contatto esterno come cliente, è necessario collegarlo a un contatto in CRM. Viva Sales semplifica questa operazione.

Quando si visualizza un cliente non contrassegnato nel riquadro Viva Sales (anteprima), Viva Sales cerca l'indirizzo di posta elettronica principale del contatto in CRM. Se l'indirizzo corrisponde a un solo contatto in CRM, Viva Sales li connette automaticamente.

Se l'indirizzo corrisponde a più contatti in CRM, Viva Sales visualizza un elenco di contatti con lo stesso indirizzo di posta elettronica.

Più contatti CRM corrispondono

Seleziona quello a cui vuoi connetterti. Esaminare le informazioni nella scheda Dynamics 365 o Salesforce per verificare che sia quella giusta e quindi contrassegnare il contatto come cliente.

Se Viva Sales non riesce a trovare un indirizzo corrispondente, selezionare Crea un nuovo contatto per creare un contattoin CRM. 

Nessuna corrispondenza di contatto CRM

Creare un contatto in CRM da Viva Sales

Se un contatto esterno che si vuole contrassegnare come cliente non esiste ancora in CRM, creare un contatto in CRM direttamente da Viva Sales. Viva Sales connette automaticamente il nuovo contatto CRM al contatto esterno.

Suggerimento: Immettere l'indirizzo di posta elettronica del contatto nel formato seguente quando si compone un nuovo messaggio di posta elettronica o un invito a una riunione: Nome Cognome <'indirizzo di posta elettronica>. In questo caso, gli elementi corrispondenti nel modulo contatto CRM vengono compilati automaticamente.

  1. Nel riquadro Viva Sales (anteprima) selezionare Crea un nuovo contatto.



    Creare un contatto da Outlook Il modulo di contatto CRM si apre in una nuova finestra, con le informazioni immesse.

    Creare un nuovo contatto

  2. Immetti altri dettagli di contatto, se disponibili, quindi seleziona Salva & Chiudi.

    Viva Sales connette automaticamente il nuovo contatto al contatto esterno.

  3. Esaminare le informazioni nella scheda Dynamics 365 o Salesforce e contrassegnare il contatto come cliente.

Contrassegnare un contatto come cliente

Quando si contrassegnano i contatti esterni come clienti, è possibile essere più connessi con loro, avere impegni più personalizzati e concludere le trattative più velocemente. È possibile automatizzare l'acquisizione dei dati, risparmiare tempo e ottenere un quadro più completo delle offerte e dello stato dei clienti. È anche possibile aggiungere note personali e private sui clienti che possono essere visualizzate solo dall'utente. Inoltre, quando si incontrano i clienti in una chiamata registrata di Teams, si otterrà in seguito un riepilogo delle riunioni ottimizzato con intelligenza artificiale.

Se il contatto non è ancora stato collegato a un contatto CRM, è necessario farlo prima di poterlo contrassegnare come cliente.

È possibile contrassegnare i contatti come clienti quando si riceve un messaggio di posta elettronica o si invia una bozza a un contatto esterno oppure creare un invito a una riunione con partecipanti esterni.

  1. Aprire Viva Sales.

    • In un messaggio di posta elettronica in arrivo selezionare Altre azioni (...) dalla barra multifunzione dei comandi nel corpo del messaggio e quindi selezionare Viva Sales (anteprima).

    • In una bozza di messaggio di posta elettronica o in una nuova convocazione di riunione selezionare Mostra dettagli nel messaggio visualizzato nella parte superiore della finestra di composizione.

      Il messaggio visualizzato sopra il corpo del messaggio di posta elettronica cambia in modo dinamico quando si aggiornano i destinatari A o Cc in un messaggio di posta elettronica oppure i destinatari Obbligatori o Facoltativi in una riunione. Viva Sales ignora gli indirizzi di posta elettronica nella casella Ccn.

  2. Se sono presenti più contatti esterni, il riquadro Viva Sales (anteprima) visualizza un elenco di clienti non contrassegnati. Seleziona Rivedi per quello che vuoi contrassegnare come cliente. 



    Rivedi i clienti Se il contatto esiste in CRM, viene visualizzata la scheda contatto. In caso contrario, l'app visualizza un'opzione per creare un contatto.



    Contrassegna cliente Se è presente un solo contatto esterno, il riquadro Viva Sales (anteprima) visualizza la scheda contatto se il contatto è già presente in CRM. In caso contrario, l'app visualizza un'opzione per creare un contatto.

  3. Selezionare Contrassegna come cliente.

Contrassegnare un contatto come non cliente o rimuovere un cliente contrassegnato

Persone si invia un messaggio di posta elettronica o si invita a partecipare a riunioni potrebbero non essere correlate alle attività di vendita. Puoi dire a Viva Sales di smettere di chiederti se contrassegnarli come clienti e da allora in poi li ignorerà. Se non si vuole più visualizzare un contatto come cliente contrassegnato, è possibile rimuovere la relazione con il cliente.

Per comunicare a Viva Sales di interrompere la richiesta di informazioni su un contatto, apri il contatto in Viva Sales, seleziona Opzioni (...) e quindi seleziona Non cliente

Ignora cliente

Per dire a Viva Sales di smettere di chiedere informazioni su un cliente non contrassegnato o che un contatto non è più un cliente, apri il riquadro Viva Sales (anteprima), passa il puntatore del mouse sul nome e seleziona Non un cliente (X).

Ignora cliente dal riquadro

Lavorare con clienti contrassegnati in Viva Sales

Dopo aver contrassegnato un contatto come cliente, avrai accesso a tutta la potenza di Viva Sales.

Visualizzare le informazioni crm

Visualizzare le informazioni sul cliente recuperate da CRM, ad esempio contatto, opportunità e account, nella scheda Dynamics 365 o Salesforce . È anche possibile aprire un record cliente in CRM per visualizzarne i dettagli completi.

  1. Nel riquadro Viva Sales (anteprima) selezionare il nome del cliente.

    Selezionare un cliente

  2. Seleziona la scheda Dynamics 365 o Salesforce .

  3. Selezionare Opzioni (...) per il record del cliente di cui si vogliono visualizzare i dettagli nel sistema CRM, quindi selezionare Apri in Dynamics 365 o Apri in Salesforce. I dettagli del record verranno aperti in una nuova scheda.

    Icona Apri in CRM

Visualizzare i clienti contrassegnati dallo stesso account

Se sono stati contrassegnati più contatti dallo stesso account dei clienti, Viva Sales visualizza i loro nomi nella scheda contatti (nome account) quando si visualizzano i dettagli di uno dei clienti di tale account.

Visualizzare i clienti dallo stesso account

Per visualizzare i dettagli di un altro cliente dallo stesso account, seleziona il nome del cliente nella scheda contatti (Nome account). Per tornare al cliente originale, seleziona la freccia indietro sopra il nome del cliente.

Aggiungere note personali

Aggiungere note per se stessi per prepararsi per una riunione imminente, ricordare i dettagli sulla relazione con un cliente e così via. Queste note sono private per l'utente. Non vengono condivisi con altri utenti o sincronizzati con il sistema CRM.

  1. Aprire il riquadro Viva Sales (anteprima) e selezionare il cliente.

  2. Nella scheda Dettagli immettere le note relative al cliente nella scheda Note .

  3. Selezionare un punto qualsiasi all'esterno della scheda Note per salvare la nota.

Modificare le informazioni di contatto di un cliente

  1. Aprire il riquadro Viva Sales (anteprima) e selezionare il cliente.

  2. Nella scheda Informazioni contatto della scheda Dynamics 365 o Salesforce selezionare Opzioni (...) e quindi modifica record.

    Icona Modifica

  3. Aggiorna i dettagli in base alle esigenze e seleziona Update Dynamics 365 o Update Salesforce.

Modificare il contatto CRM connesso

È possibile disconnettere un record Viva Sales cliente dal contatto in CRM. È consigliabile disconnettere un cliente, ad esempio se ci si connette a uno sbagliato di più contatti in CRM.

Se si disconnette un record in Viva Sales e non ci si connette a un contatto CRM diverso, Viva Sales mantiene la connessione esistente.

  1. Aprire il riquadro Viva Sales (anteprima) e selezionare il cliente.

  2. Nella scheda Dynamics 365 o Salesforce seleziona Cambia contatto connesso.



    testo alternativoViva Sales suggerisce i contatti da connettere.

    Pubblicare la disconnessione di un record

  3. Selezionare un contatto o crearne uno nuovo.

    Se non ci si connette a un contatto CRM diverso, Viva Sales lascia il contatto connesso allo stesso contatto CRM.

Disconnettersi da Viva Sales

La disconnessione da Viva Sales la disconnette dal sistema CRM. Dovrai accedere di nuovo per usare Viva Sales.

Quando si accede e ci si riconnette allo stesso sistema e allo stesso ambiente CRM, le informazioni sui clienti vengono ripristinate nello stato in cui si trovava prima della disconnessione. Se ci si connette a un altro sistema CRM o a un ambiente diverso, è necessario associare e contrassegnare di nuovo i clienti.

Nel riquadro Viva Sales (anteprima) selezionare Opzioni (...) e quindi Disconnetti.

Disconnettersi da Viva Sales

Per informazioni sull'uso di Viva Sales in Teams, vedere Usare Viva Sales in Teams.

Per le domande frequenti su Viva Sales, vedi Viva Sales domande frequenti.

Per passare alla pagina di introduzione, vedere Introduzione alla Microsoft Viva Sales.

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