Con Visio Professional è possibile importare dati da origini esterne. L'origine dei dati può essere una cartella di lavoro di Excel, un database di Access, un database SQL Server, un elenco di SharePoint, un'origine OLEDB o un'origine ODBC.
Quando si importano i dati, il diagramma diventa più utile in molti modi. Nell'esempio seguente i dati sono stati importati in un diagramma di flusso e vengono visualizzati con le barre di stato. Le barre mostrano lo stato corrente di ogni passaggio del processo. Pertanto, il diagramma di flusso non mostra solo come dovrebbe andare il processo. Mostra anche come sta andando attualmente il processo.
Visio consente anche di aggiornare i dati importati. Grazie a questa funzionalità il diagramma diventa meno statico e più somigliante a un dashboard dinamico a cui il team può fare continuamente riferimento.
Modalità di collegamento dei dati nel diagramma
Durante l'importazione dei dati, una riga di dati viene collegata (o associata) a una forma. È possibile specificare i campi che devono essere visualizzati nella forma. Nell'esempio riportato di seguito una riga è stata associata a una forma di un diagramma di flusso e il campo visualizzato è il campo "% completamento". Viene visualizzato come barra dei dati, riempita fino al 90%.
Elementi grafici dati
Quando i dati vengono importati e collegati a una forma, vengono visualizzati come elemento grafico dati. Un elemento grafico dati è una visualizzazione di un campo dati. Nell'esempio seguente la forma "Ottieni requisiti" contiene un elemento grafico dati che mostra la percentuale di lavoro completato.
Un elemento grafico dati può anche essere un contrassegno colorato che indica un valore sì o no, ad esempio "In linea con i tempi previsti" o "Non in linea con i tempi previsti". In alternativa, un elemento grafico dati può essere semplicemente testo posizionato sulla forma che funge da etichetta. Esiste anche un modo per colorare le forme in base al valore.