Procedura: utilizzare stampa unione per creare una lettera in Word 2000

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Per la versione di Microsoft Word 97 di questo articolo, vedere
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IN QUESTA ATTIVITÀ

RIEPILOGO
- Che cos'è la stampa unione?
RIFERIMENTI
- Risorse aggiuntive
- Articoli correlati

Riepilogo

In questo articolo viene descritta la stampa unione e le modalità eseguire una stampa unione di base per creare una lettera in Microsoft Word.

Per ulteriori informazioni sull'esecuzione di altri tipi di stampa unione, unione con altri tipi di dati e la risoluzione dei problemi, esaminare l'elenco degli articoli nella sezione Articoli correlati di questo articolo.

Per una descrizione dei termini utilizzati in questo articolo, vedere la sezione glossario di questo articolo.

Che cos'è la stampa unione?

Stampa unione è una funzionalità di Word. Con la stampa unione per unire informazioni standard (ad esempio una lettera) con informazioni sulle variabili, ad esempio, un database di nomi e gli indirizzi di clienti. In questo modo, sono disponibili documenti che sono quasi esattamente gli stessi: la sostanza dei documenti è la stessa per ogni cliente, ma ogni documento personalizzato a un utente specifico nel database.

Esistono tre componenti principali di una stampa unione:

Il documento principale che contiene le informazioni standard: testo e grafica. Il documento principale determina anche il formato del documento unito risultante; ad esempio, lettera, buste o etichette.
L'origine dati contenente le informazioni sulle variabili: un elenco di nomi e indirizzi, ad esempio.
Il documento unito che contiene la combinazione di informazioni di testo e variabile standard.

Il documento principale contiene il testo standard e le immagini desiderate in ogni versione del documento unito. Nel documento principale, si inserisce istruzioni speciali, denominate campi di stampa unione, per indicare dove si desiderano visualizzare le informazioni variabili. Quando si uniscono le informazioni dell'origine dati con il documento principale, le informazioni sulle variabili sostituiscono i campi unione con le informazioni individuali. Il risultato è il documento unito che contiene la combinazione di testo standard e informazioni sulle variabili.

L'origine dati contiene le informazioni (quali nomi, indirizzi e numeri di telefono) che varia con ogni versione del documento. La maggior parte dei casi, è possibile memorizzare i dati in un documento di Word. Tuttavia, Word riconosce anche altri formati. Ad esempio, l'origine dati può essere un foglio di lavoro di Microsoft Excel, un database di Microsoft Access o un file variabile separati da virgole (CSV).

L'origine dati è impostare con una riga di intestazione (detto anche un record di intestazione) e i record di dati. La riga dell'intestazione è il primo elemento nell'origine dati. Contiene i nomi dei campi che identificano le informazioni sulle variabili. I record di dati contengono le informazioni individuali. Ogni record di dati è costituito da uno o più campi, a seconda della quantità di informazioni variabili per ogni singolo. Questo insieme di informazioni rappresenta un record di dati.

Il processo di stampa unione ha quattro passaggi principali:

Aprire o creare il documento principale.
Aprire o creare l'origine dati.
Modifica del documento principale.
Eseguire la stampa unione.

La procedura riportata di seguito viene illustrato come creare una lettera, associarlo a un'origine dati, formattarla e unire i documenti. La procedura per la creazione di etichette o buste unite è simile. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo appropriato elencato nella
Articoli correlati in questo articolo.

Passaggio 1: Aprire o creare il documento principale

Se si dispone di un documento che contiene il testo standard che si desidera utilizzare, è necessario aprirlo. In alternativa, se si desidera creare una nuova lettera e attualmente non viene visualizzato alcun documento vuoto, fare clic su Nuovo sulla barra degli strumenti Standard .
Dal menu Strumenti , fare clic su Stampa unione.
Nell'area documento principale della finestra di dialogo Prepara stampa unione , fare clic su Crea.
Fare clic su lettere.

Richiesto di utilizzare la finestra attiva per il documento principale oppure creare un nuovo documento principale. Fare clic sulla finestra attiva. Il documento attivo diventa il documento principale di stampa unione.

Restituisce la funzione Prepara stampa unione Word.
Vai al passaggio 2: aprire o creare l'origine dati.

Passaggio 2: Aprire o creare l'origine dati

Quando si apre o si crea un'origine dati utilizzando la funzione Prepara stampa unione, si indica di utilizzare una serie di informazioni variabili specifica per l'unione. Utilizzare uno dei seguenti metodi per collegare il documento principale all'origine dati.

Metodo 1: Se si sta digitando i nomi e indirizzi per la prima volta

Per creare un nuovo database, attenersi alla seguente procedura:

Nell'area origine dati della finestra di dialogo Prepara stampa unione , fare clic su Carica dati.
Fare clic su Crea origine dati.

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea origine dati . Nella finestra di dialogo, è possibile specificare i nomi dei campi da includere nell'origine dati. Casella Nomi di campo nella riga di intestazione sono elencati i nomi dei campi che vengono spesso utilizzati in lettere, etichette e buste. È possibile rimuovere i campi che si desidera selezionandoli uno alla volta e quindi fare clic su Rimuovi nome campo. Se si desidera creare nuovi nomi di campo, digitare il nuovo nome nella casella Nome campo e quindi fare clic su Aggiungi nome campo.

Una volta terminata la creazione di nuovi campi e la rimozione di campi che si desidera, fare clic su OK.
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome . Nella casella Nome File digitare il nome che si desidera assegnare all'origine dati e quindi fare clic su Salva.
Quando viene chiesto di modificare l'origine dati o impostare il documento principale, fare clic su Modifica origine dati.
Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Modulo dati , digitare le informazioni nel modulo. Se non vi è alcuna informazione per un determinato campo, lasciare vuota la casella. Per impostazione predefinita, Word campi vuoti vengono ignorati, in modo che l'unione non è interessato voci vuote eventualmente presenti nel modulo dati. L'insieme di informazioni in ogni modulo rappresenterà un record di dati.
Dopo aver digitato le informazioni per un record, fare clic su Aggiungi nuovo per passare al record successivo.
Dopo aver aggiunto tutti i dati, fare clic su OK per tornare al documento principale.

Si noti la barra degli strumenti Stampa unione .
Salvare il documento principale.

Quando si salva il documento principale a questo punto, sono anche salvata l'origine dati e allegata al documento principale.
Vai al passaggio 3: modificare il documento principale.

Metodo 2: Se si utilizza un'origine dati esistente

Per utilizzare un'origine dati esistente, attenersi alla seguente procedura:

Nella finestra di dialogo Prepara stampa unione , fare clic su Carica dati.
Fare clic su Apri origine dati.
Nella finestra di dialogo Apri origine dati , selezionare il file che contiene le informazioni sulle variabili che si desidera utilizzare e quindi fare clic su Apri.

Nota: se l'origine dati non è elencato nell'elenco dei file, scegliere l'unità appropriata e la cartella. Se necessario, selezionare l'opzione appropriata nella casella Tipo file . Selezionare il file e quindi fare clic su Apri.

Apparirà il seguente messaggio:

Word ci sono campi unione nel documento principale. Fare clic sul pulsante Modifica documento principale per inserire campi unione nel documento principale.
Fare clic su Modifica documento principale per tornare al documento principale.

Si noti la barra degli strumenti Stampa unione .
Salvare il documento principale. Quando si salva il documento principale a questo punto, sono anche salvata l'origine dati e allegata al documento principale.
Vai al passaggio 3: modificare il documento principale.

Passaggio 3: Modificare il documento principale

Nel passaggio 1, si è scelto di aprire un documento esistente o crearne uno nuovo. Utilizzare uno dei metodi riportati di seguito in base alla selezione creata nel passaggio 1.

Metodo 1: Se si utilizza un documento esistente

Fare clic su cui si desidera inserire le informazioni dell'origine dati.
Sulla barra degli strumenti Stampa unione , fare clic su Inserisci campo unionee quindi selezionare il campo unione che si desidera utilizzare.

Nota: assicurarsi di digitare spazi o punteggiatura desiderati tra due campi unione o dopo un campo unione. È inoltre possibile formattare (Applica la formattazione in grassetto o corsivo) i campi unione, come si farebbe con testo normale.
Ripetere i passaggi 1 e 2 per ogni campo unione che si desidera aggiungere al documento.
Una volta terminata la modifica del documento principale, fare clic su Salva o Salva con nome dal menu File . Nome del file e quindi fare clic su Salva.
Vai al passaggio 4: eseguire l'unione.

Metodo 2: Se si utilizza un nuovo documento principale

Digitare o aggiungere testo e grafica che si desidera includere nella lettera.
Ogni volta che si trova in una posizione in cui si desidera inserire le informazioni dell'origine dati, fare clic su Inserisci campo unione sulla barra degli strumenti Stampa unione e quindi selezionare il campo unione che si desidera utilizzare.

Nota: assicurarsi di digitare spazi o punteggiatura desiderati tra due campi unione o dopo un campo unione. È inoltre possibile formattare (Applica la formattazione in grassetto o corsivo) i campi unione, come si farebbe con testo normale.
Una volta terminata la modifica del documento principale, fare clic su Salva o Salva con nome dal menu File . Nome del file e quindi fare clic su Salva.
Vai al passaggio 4: eseguire l'unione.

Passaggio 4: Eseguire la stampa unione

Dal menu Strumenti , fare clic su Stampa unione.
Nel gruppo Unisci i dati del documento, fare clic su Unisci.
Nella finestra di dialogo Stampa unione fare clic su Unisci ae selezionare nuovo documento per visualizzare il documento unito sullo schermo. Per stampare il documento unito, scegliere Stampa dal menu File .

Nota: nella casella Unisci a stampante selezionare se si desidera inviare il documento unito alla stampante senza prima visualizzarlo sullo schermo.
Fare clic su Unisci.

Glossario

Standard. Informazioni generiche ripetute in ogni lettera tipo, etichetta postale, busta o catalogo.

Campo dati. Una categoria di informazioni in un'origine dati. Un campo di dati corrisponde a una colonna di informazioni nell'origine dati. Il nome di ogni campo dati è elencato nella prima riga (riga di intestazione) dell'origine dati. "CodicePostale" e "Cognome" sono esempi di nomi di campi dati.

Record di dati. Un insieme completo di informazioni correlate in un'origine dati. Un record di dati corrisponde a una riga di informazioni nell'origine dati. Tutte le informazioni relative a un cliente in un elenco di indirizzi sono un esempio di un record di dati.

Origine dati. Un'origine dati è un file che contiene i dati che variano in ogni copia di un documento unito. Ad esempio, un'origine dati può includere il nome e indirizzo dei destinatari di una lettera.

Delimitato. Un file di testo con i campi dati separati (o delimitato) dalla scheda caratteri o virgole e record di dati delimitati da segni di paragrafo.

Riga di intestazione. La prima riga (record) in un'origine dati stampa unione. La riga di intestazione contiene i nomi dei campi per le categorie di informazioni nell'origine dati; ad esempio, "Name" e "Città". La riga di intestazione può anche essere memorizzata in un documento separato chiamato origine intestazione.

Documento principale. In un'operazione di stampa unione, il documento che contiene il testo e le immagini che rimangono uguali per ogni versione del documento unito; ad esempio, l'indirizzo del mittente e il corpo di una lettera.

Campo unione. Un segnaposto che viene inserito nel documento principale. Campi unione diretta a Microsoft Word dove inserire informazioni specifiche dell'origine dati. Ad esempio, inserire il campo unione "città" per fare in modo inserire un nome di città, quale "Milano", memorizzato nel campo dati Città.

Documento unito. Il documento creato unendo i dati dall'origine dati nel documento principale.

Riferimenti

Risorse aggiuntive

Risorse di supporto di stampa unione di Word

Per ulteriori informazioni sulla stampa unione, fare clic su Guida in linea Microsoft Word dal menu ? , digitare Stampa unione nella casella dell'Assistente di Office o nella ricerca libera e quindi fare clic su Cerca per visualizzare gli argomenti restituiti.