概要： SharePoint Server 2013 で選択するレコード管理方法を決定します。
SharePoint では、アーカイブ内のレコードを管理することも、アクティブなドキュメントと同じドキュメント リポジトリ内のレコードを管理することもできます。 SharePoint インプレース アプローチを使用して、ドキュメントがレコードになったことを宣言すると、レコードは所定の位置に残りますが、SharePoint によってレコードとして管理されるようになりました。 たとえば、ドキュメントがレコードであると宣言されたときに別のアイテム保持ポリシーを取得したり、ユーザーが編集できない場合があります。
2 つの管理方法を組み合わせて使うこともできます。 たとえば、作業中のドキュメントで 2 年間レコードを保持し、プロジェクトが完了したときにレコード アーカイブにレコードを移動できます。
別のレコード センター サイト内のレコードを管理するか、ドキュメントが作成されたのと同じコラボレーション サイトでレコードを管理するかを検討するときは、次の質問を検討してください。
- コラボレーション サイトのガバナンスはレコード管理に適切ですか。 業界の規制要件により、レコードとアクティブなドキュメントを別々に保管する必要がありますか。 コラボレーション サイトの管理者を信頼し、レコードを含むサイト管理を任せられますか。 コラボレーション サイトよりも、アクセス制限の厳しいサイトにレコードを保管した方がよいですか。または、別のスケジュールでバックアップを実行するサイトにレコードを保管する必要がありますか。
- コラボレーション サイトの予定使用期間はどのくらいですか。 プロジェクトが進行中よりも長くレコードを保持する必要がある場合は、インプレース レコード管理戦略を選択すると、使用されなくなった後でもコラボレーション サイトを維持する必要があります。
- ドキュメントがレコードになった後も、プロジェクト メンバーはドキュメントに頻繁にアクセスする必要がありますか。 インプレース レコード管理方法を使えば、プロジェクト メンバーは、ドキュメントがアクティブであるかレコードであるかにかかわらず、同じ方法でそのドキュメントにアクセスできます。
- organizationのレコード マネージャーはレコードのみを担当していますか、それとも、アクティブであるかレコードであるかに関係なく、すべての情報に対して責任を負いますか? レコード マネージャーが公式レコードに対してのみ責任を負う場合は、レコード センターサイトを別に作成する方が簡単な場合があります。
次の表では、レコード センターのレコードで実行できることと、コラボレーション サイトでインプレースで管理されるレコードとの違いについて説明します。 違いは、レコード マネージャーとプロジェクト チームで共同作業している従業員の両方の観点から示されます。
| 率 | レコードアーカイブ | インプレース レコード |
|---|---|---|
| レコード保持の管理 | コンテンツ オーガナイザーは、メタデータに基づいて、アーカイブのファイル プラン内の正しいフォルダーに新しいレコードを自動的に配置します。 | 現在のコンテンツ タイプまたは場所に基づいて、レコードとアクティブなドキュメントに対して異なるポリシーが存在する場合があります。 |
| レコードを表示できるユーザーを制限する | はい。 アーカイブは、レコードのアクセス許可を指定します。 | いいえ。 ドキュメントがレコードになると、アクセス許可は変更されません。 ただし、レコードを編集および削除できるユーザーを制限できます。 |
| レコードの見つけやすさ (レコード マネージャー向け) | 簡単。 すべてのレコードが 1 つの場所にあります。 | 困難。 レコードは複数のコラボレーション サイトに分散されます。 |
| すべてのドキュメント バージョンをレコードとして保持する | ユーザーは、ドキュメントの各バージョンをアーカイブに明示的に送信する必要があります。 | バージョン管理が有効になっていると仮定して、自動。 |
| 情報の見つけやすさ (チームコラボレーター向け) | 難しくなりますが、ドキュメントがレコードになったときに、ドキュメントへのリンクをコラボレーション サイトに追加できます。 | 簡単。 |
| コラボレーション サイトの整理 | コラボレーション サイトには、アクティブなドキュメントのみが含まれています。 | コラボレーション サイトにはアクティブなドキュメントと非アクティブなドキュメント (レコード) が含まれていますが、レコードのみを表示するビューを作成できます。 |
| レコードを監査する機能 | はい。 | コラボレーション サイトの監査ポリシーに依存します。 |
| 管理セキュリティ | レコード マネージャーは、レコード アーカイブを管理できます。 | コラボレーション サイト管理者は、レコードとアクティブなドキュメントを管理するアクセス許可を持っています。 |
次の表では、IT リソースの管理方法に影響を与える可能性がある 2 つのレコード管理方法の違いについて説明します。
| 率 | レコードアーカイブ | インプレース レコード |
|---|---|---|
| 管理するサイトの数 | その他のサイト。 つまり、コラボレーション サイトに加えて別のアーカイブがあります。 | サイトの数を減らします。 |
| 拡張性 | コラボレーション サイトに対するデータベース サイズの負荷を軽減します。 | サイト コレクションの最大サイズに早く達しました。 |
| 使いやすい管理 | レコードのサイトまたはファームを分離します。 | アクティブなドキュメントを持つサイトに対して既に必要な機能を超える追加のサイト プロビジョニングは機能しません。 |
| ストレージ | レコードを別のストレージ メディアに格納できます。 | アクティブなドキュメントとレコードが一緒に保存されます。 |