Project Onlineでのプロジェクトコミュニケーションのベストプラクティス

適用先

Project Online

プロジェクトマネージャーとして、プロジェクトタスクを実行するチームメンバーから、エグゼクティブやプロジェクトの顧客をorganizationするなど、多くのプロジェクト関係者とコミュニケーションを取ります。コミュニケーションはプロジェクトの成功にとって非常に重要であり、さまざまな種類の情報をさまざまな種類の利害関係者に伝えるので、しっかりとしたプロジェクトコミュニケーション計画が必要です。 Project Online サブスクリプションを通じてProject Web Appを使用して、コミュニケーションプランのさまざまな側面を実装し、適切な種類の情報を適切なユーザーと交換できます。

この記事の内容

プロジェクトのコミュニケーションがそれほど重要なのはなぜですか?
プロジェクト内のコミュニケーションのベストプラクティス
通信計画をProject Onlineに投稿する
プロジェクトスケジュールにアクセスする方法をチームメンバーに表示する
適切なレポートを特定して設定する

プロジェクトのコミュニケーションがそれほど重要なのはなぜですか?

大規模または小規模の単一のプロジェクトに関与する多くの人々が、コミュニケーションはプロジェクトの成功または失敗に大きな役割を果たします。コミュニケーションが不足している場合、プロジェクトでは、仮定、作業の重複、またはその反対の作業のギャップなどの誤った手順が発生する可能性があります。さらに、利害関係者は、孤立したサイロ内にあり、前代未聞でサポートされていないと感じる可能性があり、士気が低下し、生産性が低下する可能性があります。

一方、コミュニケーションが適切な場合、プロジェクトでは、プロセスの効率、問題とリスクの特定と防止、革新的な問題解決、健全な事実に基づく意思決定を体験できます。プロジェクトで適切なコミュニケーションを促進することで、プロジェクトがスケジュールに従って予算内に留まる可能性が向上します。

とにかく、良いコミュニケーションとは何ですか? 適切な情報を適切なユーザーと交換しています。すべてのレベルの利害関係者が確実に聞かれていることを確認します。プロジェクトを目標に向けて前進させる正式な会話や非公式の会話のためのチャネルを用意する。

ページの先頭へ

プロジェクト内のコミュニケーションのベストプラクティス

プロジェクトのコミュニケーションについて考える適切なタイミングは、プロジェクトの計画段階にあるときです。実際、プロジェクトの最初のいくつかのタスクの中にコミュニケーションプロセス開発を追加すると、効果的にコミュニケーションすることがすべてのチームメンバーの仕事であり、プロジェクトの成功の鍵であることをチームに知らせることができます。

次のセクションでは、プロジェクトの有効期間を通じてコミュニケーションがどのように処理されるか、回答をすべてのユーザーに適したコミュニケーション計画にコンパイルする方法について考慮する 4 つの質問について詳しく説明します。

誰とコミュニケーションを取る必要がありますか?

関心を持っている、またはプロジェクトの成功に関する懸念を持っているすべての人、つまりプロジェクトの利害関係者とコミュニケーションを取る必要があります。これらの利害関係者が誰であるかを考えてください。これらはorganizationのさまざまなレベルにあり、一部はorganizationの外部にある可能性があります。プロジェクトの利害関係者の可能性を次に示します。

プロジェクトチームメンバー。これらのユーザーは、プロジェクトの実際の作業を行っています。
プロジェクトポートフォリオマネージャー。多数のプロジェクトを一度に実行する大規模なorganizationである場合は、ポートフォリオマネージャーと通信する必要があります。
リソースマネージャー。ポートフォリオマネージャーと同様に、organizationが主にプロジェクトベースの場合は、さまざまなプロジェクトに適したスキルセットを持つユーザーを確実に利用できるリソースマネージャーと緊密に連携することが必要になる場合があります。
エグゼクティブ管理。上位管理では、通常、プロジェクトの実行方法 (特にスケジュールとコストの観点から) を把握する必要があります。
スポンサーまたは顧客。スポンサーまたは顧客が、管理とは異なり、プロジェクトの料金を支払っている可能性があります。
エンドユーザーの担当者。このユーザーは、プロジェクトが完了したときに利益を得る、またはその他の影響を受ける可能性がある人を表します。

どのような種類の情報が必要ですか?

コミュニケーションの最初のルールは、対象ユーザーを知るため、各利害関係者が知る必要がある内容に合わせてコミュニケーションを調整すると、コミュニケーション投資に対して最も収益が得られます。

たとえば、プロジェクトチームメンバーは、割り当てられているタスクと、タスクに応じて作業を行うユーザーを把握する必要があります。また、スコープと焦点を絞った方向を適切に把握するために、プロジェクトの完全なスケジュールを表示する必要がある場合もあります。

重要な詳細を必要とするチームメンバーとは異なり、エグゼクティブまたはプロジェクトスポンサーは、プロジェクトの実行状況の非常に高いレベルの概要を必要とします。彼らはプロジェクトのスケジュールと予算に対するパフォーマンスに最も関心があり、プロジェクトが目標を達成するために軌道に乗っているかどうかを知りたいと考えています。

利害関係者の一覧を見て、その観点からプロジェクトについて考えます。これにより、どのような情報を交換し、どのような形でコミュニケーションを取るべきかを判断するのに役立ちます。また、関係者と話し合い、コミュニケーションを希望する内容と方法を確認します。

さまざまな種類の通信を行う必要がある頻度はどのくらいですか?

適切なバランスを取るようにしてください。コミュニケーションが少なすぎるため、プロジェクトは必要以上に多くの問題を起こしリスクがあります。あまりにも多くのコミュニケーションと煩わしい利害関係者は、取り組みが多忙であり、プロジェクトを実装または監督する時間を妨げていると感じています。

毎週の状態レポートとタイムシートは、スケジュールに対するプロジェクトチームの更新の標準の 1 つですが、多くの場合、20 分の毎日の "スタンドアップ" 会議が推奨されます。同様に、スポンサーや顧客は、プロジェクトスケジュールとコストパフォーマンスの週単位の概要も必要になる場合があります。ポートフォリオマネージャーまたはエンドユーザーの担当者とチェックインする場合、通信は月単位でも四半期単位でもかまいません。

プロジェクトとそのコミュニケーションのニーズはそれぞれ異なります。プロジェクトのさまざまな利害関係者とのコミュニケーションの頻度を慎重に検討してください。ここでも、必要なものについて関係者に話し、プロジェクトとその人々に合わせて調整を進めます。

どのようなテクノロジを使用して情報を交換しますか?

ユーザーと利害関係者が利用できるorganizationのテクノロジリソースについて理解します。定期的な対面会議や電子メールによる情報交換は、多くの場合、当たり前です。しかし、Skype for Businessのようなツールとの会議は、地理的に分散した利害関係者にとって不可欠であり、オーディオ、ビデオ、画面共有、仮想ホワイトボードを含めることができます。インスタントメッセージング (IM) は、電子メールよりも即時かつポイントに近い場合があり、関係者が必要な情報をより迅速に取得するのに役立ちます。 Yammer のようなツールを使用すると、チームはプライベートソーシャルネットワークで相互に接続できます。情報の共有、プロセスに関するチャット、問題の解決、意思決定を行うことができます。

何を決めても、誰もが使い慣れているテクノロジツールを使用してみてください。しかし、プロジェクトとチームのニーズに合っている場合は新しいテクノロジを試すことや、それが最善の場合は "古風な" コミュニケーション方法に戻すことに消極的にしないでください。ポイントは、プロジェクトチームでのより良いコラボレーションを促進することです。

プロジェクトコミュニケーションプランを作成する

利害関係者を特定し、必要な情報交換の種類と頻度を決定したら、プロジェクトコミュニケーション計画を作成する準備が整います。詳しく説明する必要はありません。単に 1 ページの概要または簡単なテーブルを使用できます。これは、学習した内容を要約し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じて良好なコミュニケーションを行うステージを設定します。

すべての関係者がいつでもプロジェクトにアクセスできるように、コミュニケーション計画をプロジェクトに投稿します。定期的に見直してください。プロジェクトの条件を変更すると、通常のコミュニケーション戦略が変更される可能性があります。たとえば、計画から実行、実行から終了まで、プロジェクトフェーズ間を移動すると、さまざまな通信ニーズが必要になる場合があります。

ページの先頭へ