メール ボックスがいっぱいで、Outlook 2013 や Outlook 2010 でメールが受信できない!

メル友から ｢メールがわたしに送れない｣ って言われちゃったんです。わたしにメールを送ると ｢メール ボックスがいっぱいです｣ とか ｢this mailbox is full｣ ｢full mailbox｣ とか書かれたメールが戻ってくるって。

なるほど。新しく送られてくるメールが受信できないことになっているんだね。それでメールの送り主に、エラーを知らせるメールが戻っているんだ。

それじゃ、わたしは、もう新しいメールが受信できないってこと? それは困る!

大丈夫。メール ボックスがいっぱいになっても、メールソフトの設定を変更したら、新しいメールを受信できるようになるから。

その方法、教えて。

その前に、メール ボックスって何かを覚えておこうよ。
メール ボックスというのは、プロバイダー (インターネット接続業者) が管理するメール サーバー上にあるもので、自分あてのメールが届くものなんだ。インターネット上の郵便受けのようなものと考えればいいよ。そのメール ボックスに届けられたメールを、自分のパソコンのメールソフトを使って受け取りに行っているわけ。

郵便に例えると、玄関にある郵便受け (メール ボックス) に届いた手紙を取りに行って、自分の部屋 (パソコン) に持ち帰って読むような感じかな?

でも郵便と違うのは、メールの場合は、パソコンのメールソフトに受信した後も、メール サーバーのメール ボックスに一定期間保存されることかな。最近は、複数のパソコンを使っている人も増えているからね。これはほかのパソコンからも同じメールを受信できるようにするためなんだ。


ところでこのメール ボックスには、保存できるメールの容量に上限があるんだよ。そして上限を超えたら、新しいメールは受信できなくなるんだ。
それで、今起こっている ｢メール ボックス がいっぱい｣ という状況は、メール サーバー上にあるメールボックスがいっぱいに詰まって、もう入らないということなんだ。

それで新しいメールが受信できないことになっていたのね。ということは、メール ボックスがいっぱいになっているのを、解消すればいいわけ?

そのとおり。メール ソフトで受信するときに、サーバー上で一定期間保存されるメールの量を減らすために保存日数を減らすわけ。ところで使っているメール ソフトは何?

そうなんだ。やり方を教えて!

じゃ、方法を説明するよ。Outlook 2010 の場合は、Outlook を起動したら、[ファイル] タブをクリックまたはタップ。 続けて [情報]、[アカウント設定] 、[アカウント設定] を順にクリックまたはタップ。Outlook 2013 の場合は、[ファイル] をクリックまたはタップ。次に、[情報]、[アカウント設定] 、[アカウント設定] を順にクリックまたはタップ。

Outlook 2010 の場合


Outlook 2013 の場合

ここからは Outlook 2010 の画面で説明するよ。Outlook 2013 でも手順は同じだよ。

表示されたウィンドウで、 [電子メール] タブの [名前] の項目で 自分のメール アカウントを選択し、[変更] をクリックまたはタップ。

次の画面で、[詳細設定] をクリックまたはタップすると、設定画面が開くよ。

メール ボックスの設定を変更するには、次の画面に出てくる [詳細設定] タブの [配信] の項目を変更するんだ。
[サーバーにメッセージのコピーを置く] の項目にチェックが入っているね。これは、メールソフトでメールを受信したあとも、メール サーバー上のメール ボックスのメールをそのまま残しておくという意味。


その下に [サーバーから削除する] という項目があって、日数を入力する欄があるだろう。これは、メール ボックスにメールを残しておくんだけど、一定日数を過ぎた古いメールはメール ボックスから自動的に削除するための設定なんだ。

日数の欄は、14 日後 ってなっているわ。14 日分はメールを残しておくけど、それより古いメールはメール ボックスから削除する設定なのね。

でも、古いメールが自動的に削除されるなら、メール ボックスがいっぱいになったりしないんじゃないの?

14 日分ではたりないくらいメールがたくさん届いているからだよ。自分が受け取るメールの量を考えて、ここの日数を減らしてみて。

じゃあ、7 日にしてみる。

変更したら [OK] をクリック。あとは開いている設定画面を順番に閉じていけば終了さ。もし 7 日でもメール ボックスがいっぱいになるようだったら、もっと日数を少なくしてみて。

今、｢すべてのフォルダーを送受信｣ ボタンをクリックして、受信してみたわ。これで 7 日前のメールはメール ボックスから削除されたのね。

ところで質問があるの。日数のところを 0 日にしちゃダメなの? そうすれば、すぐにメール ボックスから削除されるから、いつもメール ボックスは空になるわ。

さっきメール ボックスの説明をしたときにちょっと触れたけど、少し複雑かもしれないからもう一度説明するね。自宅においているパソコンとは別に、外出用にノートパソコンを持ち歩く人がいるだろう。そういう人は、2 台のパソコンでメールを送受信するよね。外出用のパソコンでメール受信したときにメール ボックスを空にしていたら、自宅用のパソコンではそのとき削除されたメールが受信できなくなってしまうよ。

あっ、そっか! だから 2 台のパソコン両方でメールを受信するために、過去何日間のメールは、メール ボックスから削除しない設定になっているのね。

ありがとう。これからメール ボックスがいっぱいにならないように注意するわ。