Outlook で電子メール受信者を選択すると、電子メール アドレスと FAX 番号の両方を持つ連絡先が 2 回表示されます

  • [アーティクル]
  • 適用対象:
    Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Microsoft Outlook 2010, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook for Microsoft 365

元の KB 番号: 305361

現象

Microsoft Outlook でアドレス帳を開き、[ 連絡先] を選択すると、一部の受信者アドレスが 2 回表示されます。 1 つの一覧にはアドレスに電子メールが追加され、2 番目の一覧にはアドレスに FAX が追加されています。

原因

この動作は、Outlook アドレス帳で設計されています。 電子メール アドレスと FAX 番号の両方を持つ受信者は、2 回表示されます。電子メール アドレスに 1 回、FAX 番号に 1 回。

回避策

Outlook を使用して FAX を送信していない場合は、FAX に固有ではないフィールドに FAX 番号を格納することで、この動作を回避できます。 たとえば、[ 連絡先] ダイアログ ボックスの [電話番号] セクションの [その他] フィールドに FAX 番号を格納できます。 この方法では、FAX 番号は引き続き使用できますが、Outlook または名前の確認機能による配信の代替方法とは見なされません。

FAX 電話番号フィールドに FAX 電話番号が既に保存されている場合は、現在のフィールドから FAX に関連しない別のフィールドに FAX 番号をグローバルに移動することで、この動作を回避できます。

変更を加える前に、連絡先フォルダーをバックアップするか、エクスポートしたファイルのコピーを作成するか、Outlook にインポートして、プロセス内の連絡先が誤って失われるのを防ぐことができます。

FAX 番号をフィールド間でグローバルに移動するには、次の方法を使用します。

  • 現在の連絡先フォルダーを .CSV (コンマ区切り値) ファイルにエクスポートする
  • エクスポートしたデータ ファイルを Microsoft Excel で編集します。
  • 変更したデータを Outlook にインポートし直します。

現在の連絡先フォルダーをエクスポートする方法

  1. Outlook で インポートおよびエクスポート ウィザード を開きます。 これを行うには、お使いのバージョンの Outlook の手順に従います。

    • Outlook 2013 以降のバージョン: [ ファイル ] タブで、[ 開く] & [エクスポート] を選択し、[ インポート/エクスポート] を選択します。
    • Outlook 2010: [ ファイル ] タブで[ 開く] を選択し、[ インポート] を選択します。
    • Outlook 2007 以前のバージョン: [ ファイル ] メニューの [ インポートとエクスポート] を選択します。

  2. [ インポートおよびエクスポート ウィザード ] ダイアログ ボックスで、[ ファイルにエクスポート] を選択し、[ 次へ] を選択します。

  3. [ ファイルにエクスポート ] ダイアログ ボックスで、[ コンマ区切り値 (Windows)] を選択し、[ 次へ] を選択します。

  4. [ 連絡先] を選択し、[ 次へ] を選択します。

  5. [ エクスポートしたファイルを名前として保存 ] ボックスで、エクスポートしたファイルの場所と名前を指定し、[ 次へ] を選択します。

  6. [完了] を選択します。

エクスポートされたデータ ファイルを編集する方法

  1. エクスポートしたファイルを Excel で開きます。

  2. FAX 番号列の名前を (引用符なしで) OtherPhone に変更し、元の空の OtherPhone 列を削除します。

  3. 元の OtherPhone 列に情報が含まれている場合は、空白の別の列を選択し、FAX 番号列の名前をその列の名前に変更してから、元の列を削除します。

  4. 変更を Excel に保存します。

    注:

    Excel でデータ ファイルに変更を保存するときに、この形式を保持するように求めるメッセージが表示された場合は、[ はい] を選択します。

  5. Excel を終了します。

変更されたデータを Outlook にインポートする方法

  1. Outlook で インポートおよびエクスポート ウィザード を開きます。 これを行うには、お使いのバージョンの Outlook の手順に従います。

    • Outlook 2013 以降のバージョン: [ ファイル ] タブで、[ 開く] & [エクスポート] を選択し、[ インポート/エクスポート] を選択します。
    • Outlook 2010: [ ファイル ] タブで[ 開く] を選択し、[ インポート] を選択します。
    • Outlook 2007 以前のバージョン: [ ファイル ] メニューの [ インポートとエクスポート] を選択します。

  2. [ インポートとエクスポート ウィザード ] ダイアログ ボックスで、[ 別のプログラムまたはファイルからインポート] を選択し、[ 次へ] を選択します。

  3. [ ファイルのインポート ] ダイアログ ボックスで、[ コンマ区切り値 (Windows)] を選択し、[ 次へ] を選択します。

  4. [ インポートするファイル ] ボックスに、変更したファイルの場所と名前を入力し、[ インポートしたアイテムで重複を置き換える] を選択し、[ 次へ] を選択します。

  5. [ 連絡先] を選択し、[ 次へ] を選択します。

  6. [完了] を選択します。

受信者は、[ 名前の選択 ] ダイアログ ボックスに 1 回だけ表示する必要があります。

詳細

重複するエントリは、メッセージに対処するために検索する必要があるリストのサイズの 2 倍です。 さらに、電子メール メッセージのアドレス指定時に [名前の確認] 機能を使用すると、電子メール メッセージを送信している場合でも、FAX 番号と電子メール アドレス一覧のどちらかを選択する必要があります。