Outlook で電子メール受信者を選択すると、電子メール アドレスと FAX 番号の両方を持つ連絡先が 2 回一覧に表示される

現象

Microsoft Outlook でアドレス帳を開き、[連絡先] をクリックすると、一部の受信者のアドレスが 2 回表示されます。このとき、1 つ目の項目には電子メール アドレスが表示され、2 つ目の項目には FAX 番号が表示されます。

原因

この現象は Outlook アドレス帳の仕様に基づくものです。電子メール アドレスと FAX 番号の両方を持つ受信者は、電子メール アドレスとして 1 回と FAX 番号として 1 回の合計 2 回、一覧に表示されます。

回避策

FAX 送信に Outlook を使用していない場合、この問題は、FAX 番号用以外のフィールドに FAX 番号を保存することによって回避できます。たとえば、[連絡先] ダイアログ ボックスの電話番号の入力欄で [その他の電話] ボックスに FAX 番号を入力します。このようにすると、FAX 番号をそのまま使用でき、Outlook または名前の確認機能がこの番号を代替の送信方法と認識しなくなります。


既に FAX 番号フィールドに FAX 番号を保存している場合は、FAX 番号を現在のフィールドから FAX と関連のない別のフィールドへグローバルに移動することで、この問題を回避できます。


作業中に誤って連絡先を削除しないように、変更を行う前や変更を Outlook にインポートする前に、[連絡先] フォルダをバックアップするか、エクスポートしたファイルのコピーを作成してください。


FAX 番号を現在のフィールドから FAX と関連のない別のフィールドへグローバルに移動するには、以下の方法を使用します。
  • 現在の [連絡先] フォルダをコンマ区切り (.CSV) ファイルとしてエクスポートします。
  • エクスポートしたデータ ファイルを Microsoft Excel で編集します。
  • 変更したデータ ファイルを Outlook にインポートします。

現在の [連絡先] フォルダのエクスポート方法

  1. Outlook で [ファイル] メニューの [インポートとエクスポート] をクリックします。
  2. [インポート/エクスポート ウィザード] ダイアログ ボックスで、[ファイルへエクスポート] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  3. [ファイルのエクスポート] ダイアログ ボックスで、[テキスト ファイル (Windows、カンマ区切り)] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  4. [連絡先] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  5. [エクスポート ファイル名] ボックスに、エクスポート ファイルの場所と名前を指定し、[次へ] をクリックします。
  6. [完了] をクリックします。

エクスポートしたデータ ファイルの編集方法

  1. エクスポートしたファイルを Excel で開きます。
  2. FAX 番号列の名前を "その他の電話" (二重引用符は不要) に変更し、元からある空白の [その他の電話] 列を削除します。
  3. 元からある [その他の電話] 列にデータが含まれている場合は、他の空白の列を見つけ、FAX 番号列の名前を、その列の名前に変更し、その後、元の列を削除します。
  4. 変更を Excel で保存します。


    : Excel で変更をデータ ファイルに保存する際、現在の形式での保存を確認するダイアログ ボックスが表示されたら [はい] をクリックします。
  5. Excel を終了します。

変更したデータを Outlook にインポートする方法

  1. Outlook で [ファイル] メニューの [インポートとエクスポート] をクリックします。
  2. [インポート/エクスポート ウィザード] ダイアログ ボックスで、[ほかのアプリケーションまたはファイルからのインポート] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  3. [ファイルのインポート] ダイアログ ボックスで [テキスト ファイル (Windows、カンマ区切り)] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  4. [インポートするファイル] ボックスに、変更したファイルの場所と名前を入力し、[重複した場合、インポートするアイテムと置き換える] チェック ボックスをオンにし、[次へ] をクリックします。
  5. [連絡先] をクリックし、[次へ] をクリックします。
  6. [完了] をクリックします。
これにより、その受信者は [名前の選択] ダイアログ ボックスに、1 回のみ表示されるようになります。

詳細

重複するエントリがあると、メッセージの宛先を指定する際に検索対象となる一覧のサイズが 2 倍になります。また、電子メール メッセージの宛先を指定する際に名前の確認機能を使用すると、電子メール メッセージを送信する場合であっても、FAX 番号と電子メール アドレスの中から選択することを求められます。
プロパティ

文書番号:305361 - 最終更新日: 2006/03/24 - リビジョン: 1

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