Outlook の古いアイテムの整理機能について

適用対象: Outlook 2016Outlook 2013Microsoft Outlook 2010

Microsoft Outlook 2002 については、290847 を参照してください。

概要


この資料では、この資料の対象製品として記載されているバージョンの Microsoft Outlook の古いアイテムの整理機能について説明します。

詳細情報


Microsoft Outlook のメールボックスは、デスクの上に書類がたまっていくのと同じように、アイテムが作成されるたびにサイズが大きくなります。 紙の書類の場合は、時折整理して、重要でもたまにしか使用しない書類を別の場所に保管したり、 あまり重要でない新聞や雑誌などは、古いものから順に処分したりします。 

Outlook 2003 とそれ以降のバージョンでも、これと同じことを簡単に行えます。 古いアイテムを手動で記憶域ファイルに移動するには、[ファイル] メニューの [古いアイテムの整理] をクリックします。また、 AutoArchive を使って、古いアイテムが自動的に移動されるようにすることもできます。 アイテムは、指定した日数が経過すると古いと判断されます。 古いアイテムの整理機能を使用するときは、古いアイテムを削除または移動できます。 Outlook のすべての種類のアイテムを整理できますが、整理の対象になるファイルは、電子メール メッセージに添付され、電子メール フォルダーに保存されているファイル (Microsoft Excel スプレッドシートや Microsoft Word 文書など) だけです。 電子メール フォルダーに保存されていないファイルを整理することはできません。  

古いアイテムの整理機能を使用する手順は、次の 2 段階に分かれています。 まず、古いアイテムを整理機能を有効にします。 次に、アイテムを整理するそれぞれのフォルダーで、古いアイテムの整理機能のプロパティを設定します。

どのアイテムをどのような頻度で整理するかは、フォルダーごとに指定できます。 フォルダーごとに自動的に整理することも、すべてのフォルダー用に既定の古いアイテムの整理設定を構成しておき、既定の設定を使用したくないフォルダーで個別の設定を行うこともできます。 古いアイテムの整理機能は、Outlook を起動するたびに自動的に実行されます。 指定した日付を基に、各フォルダーの古いアイテムの整理のプロパティがチェックされ、古いアイテムがアーカイブ ファイルに移動されます。 削除済みアイテム フォルダーに移動されたアイテムは削除されます。 
 
Outlook 2003 および Outlook 2007
Outlook のフォルダーのいくつかは、既定で古いアイテムの整理機能が有効になっています。 次に、古いアイテムの整理機能が有効になっているフォルダーと、そのフォルダーのアイテムが整理されるまでの既定の期間を示します。
 
[予定表] フォルダー (6 か月)
[仕事] フォルダー (6 か月)
[履歴] フォルダー (6 か月)
[送信済みアイテム] フォルダー (2 か月)
[削除済みアイテム] フォルダー (2 か月)

[受信トレイ]、[メモ]、[連絡先]、および [下書き] フォルダーは、古いアイテムの整理機能が自動的に有効になりません。 [連絡先] フォルダーには古いアイテムの整理プロパティがないので、この機能を使用することはできません。 
 
Outlook 2010 およびそれ以降のバージョン
Outlook 2010 およびそれ以降のバージョンでは、古いアイテムの整理機能が既定で無効になっています。 しかし、Outlook 2003 と Outlook 2007 では、古いアイテムの整理機能が既定で有効になっています。 そのため、Outlook 2003 または Outlook 2007 で古いアイテムの整理機能を無効にせずに、Outlook 2010 以降のバージョンにアップグレードした場合は、古いアイテムの整理機能が有効なままになります。

アイテムの整理とエクスポートの違い

アイテムを整理するときは、アイテムを個人用フォルダー ファイル (.pst) にしか保存できません。 一方、アイテムをエクスポートするときは、.pst ファイルや区切りテキスト ファイルなど、さまざまな形式のファイルに保存できます。 アイテムを整理すると、既存のフォルダー構造が保存先のファイルでも維持されます。 整理するフォルダーに親フォルダーがある場合は、保存先のファイルに親フォルダーが作成されますが、親フォルダー内のアイテムは含まれていません。 このようにして、メール ボックスと保存先ファイルのフォルダーの構造を同じにします。 アイテムが整理されてフォルダーが空になっても、フォルダー自体はそのまま残ります。 整理したアイテムを保存するファイルの形式は、必ず.pst になります。 

アイテムをエクスポートすると、アイテムがエクスポート先のファイルにコピーされますが、元のフォルダーから削除されることはありません。

古いアイテムの整理機能を有効にする方法

Outlook 2010 およびそれ以降のバージョン:

  1. [ファイル] タブをクリックし、[ファイル] メニューの [オプション] タブをクリックします。
  2. [詳細設定] タブをクリックします。
  3. [自動整理の設定] をクリックします。
  4. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う] チェック ボックスをオンにして、[日ごと] ボックスに、古いアイテムを整理する間隔 (日数) を入力します。
  5. アイテムが整理される前に通知されるようにする場合は、[自動処理開始前にメッセージを表示する] チェック ボックスをオンにします。
  6. [古いアイテムを移動する] ボックスに、整理されたアイテムの移動先のファイル名を入力するか、[参照] をクリックして一覧からファイルを選択します。
  7. [OK] を 2 回クリックします。

Outlook 2007 および Outlook 2003:

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックし、[その他] タブをクリックします。
  2. [古いアイテムの整理] をクリックします。
  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う] チェック ボックスをオンにして、[<pm0>日ごと</pm0>] ボックスに、古いアイテムを整理する間隔 (日数) を入力します。
  4. アイテムが整理される前に通知されるようにする場合は、[自動処理開始前にメッセージを表示する] チェック ボックスをオンにします。
  5. [古いアイテムを移動する] ボックスに、整理されたアイテムの移動先のファイル名を入力するか、[参照] をクリックして一覧からファイルを選択します。
  6. [OK] を 2 回クリックします。
以上の手順を実行すると、古いアイテムの整理機能が有効になります。次に、フォルダごとに古いアイテムの整理のプロパティを設定する必要があります。 

重要: アイテムの既定の移動先ファイルとして選択する Outlook データファイル (.pst) は、ローカル コンピューターになければなりません。 ネットワーク上の .pst ファイルを指定できるのは Outlook 2010 のみで、非常に特別な場合に限られます。 ネットワークでの .pst ファイルの使用の制限の詳細を見るには、次のマイクロソフト サポート技術情報の番号をクリックしてください。
 
297019 LAN リンクまたは WAN リンク上での個人用フォルダー (.pst) ファイルの使用の制限

フォルダーごとに古いアイテムの整理のプロパティを設定する方法

Outlook 2010 およびそれ以降のバージョン:

方法 1:

  1. 古いアイテムの整理を実行するフォルダーを選択します。
  2. [フォルダー] タブをクリックし、[自動整理の設定] をクリックします。

方法 2:

  1. 古いアイテムを自動的に整理したいフォルダーを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。
  2. [古いアイテムの整理] タブをクリックします。
  3. このフォルダーの古いアイテムの整理プロパティを設定するには、[以下の設定でこのフォルダーを保存する] チェック ボックスをオンにします。
  4. アイテムが自動的に保存先ファイルに移動される時期を指定するには、[古いアイテムを整理する] の右のボックスに数字を入力します。
  5. 整理するアイテムの移動先のファイルを指定するには、[古いアイテムを移動する] をクリックします。
  6. [古いアイテムを移動する] の下のボックスに整理されたアイテムの移動先のファイル名を入力するか、[参照] をクリックして一覧からファイルを選択して、[OK] をクリックします。

Outlook 2007 および Outlook 2003:

  1. [フォルダー一覧] で、古いアイテムを自動的に整理したいフォルダーを右クリックし、[プロパティ] をクリックします。
  2. [古いアイテムの整理] タブをクリックします。
  3. このフォルダーの古いアイテムの整理プロパティを設定するには、[以下の設定でこのフォルダーを保存する] をクリックして選択します。
  4. アイテムが自動的に保存先ファイルに移動される時期を指定するには、[古いアイテムを整理する] の右のボックスに数字を入力します。
  5. 整理するアイテムの移動先のファイルを指定するには、[古いアイテムを移動する] をクリックします。
  6. [古いアイテムを移動する] の下のボックスに整理されたアイテムの移動先のファイル名を入力するか、[参照] をクリックして一覧からファイルを選択して、[OK] をクリックします。