アウトルック 2010 で受信したメールを自分流に仕分けるには

適用対象: Microsoft Outlook 2010Outlook 2010 with Business Contact Manager

アウトルック 2010 (Outlook 2010) で、大量に届くメールを仕分けルール機能によって自動的にフォルダーに整理する方法を画面写真と会話でご紹介します。
Face of male co-worker in a panic
アウトルック 2010 の受信トレイの中にフォルダーを作ってメールを分類しているんだけど、毎日たくさんのメールが届くから、ドラッグしてフォルダーに移動するのが大変なんだよね。
Girl co-worker noticing something
アウトルック 2010 で "仕分けルール" を設定すれば、受信したメールを自動的に所定のフォルダーに振り分けられるわよ。
Male co-worker neutral face
アウトルック 2010 には、そんな便利な機能があるんだ。
girl co-worker explaining something
仕分けルールを使えば、たとえば A さんからのメールはフォルダー 1 に、B さんからのメールはフォルダー 2 に、というように差出人を条件にメールを振り分けることができるの。件名に含まれる文字列によってメールを振り分けることもできるわよ。
face of male co-worker questioning something
たとえば件名に「メールマガジン」という言葉が入っているメールをメールマガジン用のフォルダーに振り分けるとか?
girl co-worker smiling
そういうこと!
picture of man with a wonder expression on his face.
アウトルック 2010 では、仕分けルールをどうやって設定するの?
girl co-worker face
差出人で仕分けたい場合は、仕分けたいメールを選択し、[ホーム] タブ、[ルール]、[次の差出人からのメッセージを常に移動する] の順にクリック。
受信トレイ - 次の差出人からのメッセージを常に移動する
Face of male coworker saying something
[仕分けルールと通知] ダイアログ ボックスが表示されたよ。
girl co-worker smiling
ここで、メールの仕分け先にしたいフォルダーをクリックして、[OK] をクリック。これで設定は終わりよ。同じ差出人からのメールは、これからは自動的にこの指定したフォルダーに移動するわ。
新しいフォルダーを仕分け先にしたい場合は、ここで [新規作成] をクリックしてフォルダーを作成すればいいの。
仕分けルールと通知ダイアログ ボックス
face of male co-worker questioning something
簡単なんだね。
件名に含まれる文字列を条件にして仕分けルールを設定したいときはどうすればいいの?
girl co-worker face
仕分けたいメールを選択し、[ホーム] タブ、[ルール]、[仕分けルールの作成] の順にクリック。
受信トレイ - 仕分けルールの作成
Face of male coworker
今度は [仕分けルールの作成] ダイアログ ボックスが表示されたよ。
girl co-worker explaining something
ここで仕分けの条件や仕分け先フォルダーを指定するのよ。
件名の文字列を条件にする場合は、[件名が次の文字を含む場合] チェック ボックスをオンにして、右のテキストボックスに条件にする文字列を入力するの。
仕分け先フォルダーの指定は、[アイテムをフォルダーに移動する] チェック ボックスをオンにして、[フォルダーの選択] をクリックして移動先のフォルダーを選択。最後に [OK] をクリックすれば設定は完了よ。
仕分けルールの作成ダイアログ ボックス
Face of male coworker saying something
仕分けルールが作成されたというメッセージが表示されたよ。
girl co-worker smiling
このメッセージの中の [現在のフォルダーにあるメッセージにこの仕訳けルールを今すぐ実行する] のチェック ボックスをオンにして [OK] をクリックすると、これから受け取るメールだけでなく、今あるメッセージにも設定した仕分けルールがすぐに適用されるの。
仕分けルール作成の成功
face of male co-worker questioning something
仕分けルールが不要になった場合はどうすればいいのかな。
girl co-worker face
[ホーム] タブ、[ルール]、[仕分けルールと通知の管理] の順にクリックすると、仕分けルールの一覧が表示されるから、そこでルールを削除したり、条件を変更したりできるわよ。
受信トレイ - 仕分けルールと通知の管理
face of male co-worker smiling.
アウトルック 2010 の仕分けルールを活用すれば、メールの整理が何倍も楽になりそうだね。
Girl co-worker noticing something
あと、大量のメールを効率よく読むには、アウトルック 2010 の "スレッド表示" 機能を使うのも一つの方法よ。これは関連する一連のメールを一括りにして、階層表示するものなの。スレッドとは、その一括りのことをいうのよ。
実際に見てもらったほうがいいわね。[表示] タブの [スレッド] グループにある [スレッドとして表示] チェック ボックスをオンにしてみて。
受信トレイ - スレッドとして表示
Male co-worker neutral face
"メッセージをスレッド別に整理して表示する" というダイアログ ボックスが表示されたよ。
メッセージをスレッド別に整理して表示する
girl co-worker face
スレッド表示を全フォルダーに適用するか、このフォルダーだけに適用するかを選択するの。ここでは [このフォルダー] をクリックしておきましょう。
Face of male coworker saying something
メールの一覧の左側に小さな白い三角マークが表示されたよ。
受信トレイ - スレッド表示
girl co-worker explaining something
それがスレッドの印よ。そのメールを選択し、三角マークをクリックすると、スレッドに含まれる一連のメールが表示されるわけ。もう一度三角マークをクリックするとスレッドが閉じて元に戻るわよ。
受信トレイ - スレッド表示
face of male co-worker smiling.
つまりアウトルック 2010 では、スレッド表示にするとメールをスレッドごとに読むことができるようになるわけだ。いろいろな相手とのメールが混在しているときに便利そうだね。仕分けルールと併せて、活用していくことにするよ。