エクセルでデータを検索、引用して転記したい! (VLOOKUP 関数)

Office 2003 のサポートは終了しました

マイクロソフトでは、2014 年 4 月 8 日に Office 2003 のサポートを終了しました。この変更は、ソフトウェアの更新プログラムおよびセキュリティ オプションに影響しています。 この変更の意味および保護された状態を維持する方法について説明します。

Blurb
エクセル (Excel) で、マスター ファイルにあるデータを、自動的に検索、引用して転記する方法を、画面写真と会話でご紹介します。
http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/a-b_co-worker-sad.gif
エクセル (Excel) で見積書を提出したんですけど、商品マスター ファイルから転記するときに、商品名と単価を間違えてしまったんです。それで怒られてしまって……。間違えないようにする、いい方法ありませんか?
http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-panic.gif
商品マスター ファイルをちゃんと見たの?
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ちゃんと商品マスター ファイルを見ながら、商品番号を探して、その行にある商品名と単価を入力しましたよ。でも、違う行のデータをコピーしたことに、気が付かなくて。
http://support.microsoft.com/library/images/support/kbgraphics/public/ja/pctalk/faces/q-g_co-worker-explain.gif
だったら、その作業をエクセルで自動化すればいいのよ。そうすれば商品番号を打つだけで、商品名と単価が自動的に入力されるようになるの。
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それなら転記ミスがなくなりますね。その方法、教えてください。
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まずエクセルで 2 枚のシートを作って。1 枚目は見積書のシート、2 枚目は商品番号、商品名、単価をまとめた商品マスターのシート。
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2 枚目のシートに、商品マスターのデータをコピーしました。
商品マスターのシート
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OK。次は見積書の書式を作って。ただし、商品名と単価はまだ入力しないでよ。その部分を自動的に引用して転記するようにするから。
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できました。
見積書のシート
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まず仕組みから説明するわ。基準になるのは 「商品番号」 の列よ。商品番号 を基準に検索して、商品マスターから商品名や単価を引用するんだからね。
2 つのシートで共通する基準になる列
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見積書に入力した商品番号と一致する商品名や単価を、商品マスターからコピーしてくれるんですね。
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そうよ。そのために使う関数が VLOOKUP 関数というわけ。
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VLOOKUP 関数?
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商品マスターから転記するとき、今まで商品名と単価をどうやって探していたか、思い出してみて。
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商品番号の列を探して、見つかったらその行にある商品名と単価をコピーして転記していました。
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まさにそれを自動的にやってくれるのが、VLOOKUP 関数よ。別の表から条件にあった項目を検索して、その行にあるデータを引用して転記してくれるの。

まず商品名の引用からやってみましょう。VLOOKUP 関数を入れるのは、今は空欄になっている商品名のセル。そのC10 を選択した状態で、[Fx] のボタンをクリックして。
C10 の選択
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はい。[関数の挿入] の画面が表示されました。
関数の挿入
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次に [関数の分類] の欄で [検索/行列] を選ぶと、下に [VLOOKUP] が出てくるわ。それを選択して、[OK] をクリックすると、VLOOKUP 関数の設定画面が表示されるわよ。
VLOOKUP の選択
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VLOOKUP 関数の設定画面で何を入力すればいいんですか?
VLOOKUP の設定 1
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ここで 4 つの項目を指定していくわ。
最初の項目、[検索値] は、基準になる列のこと。
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商品番号ですね。
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だから、[検索値] の欄をクリックしてから、その行にある商品番号のセル B10 をクリックして。
VLOOKUP の設定 2
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[検索値] の欄に 「B10」 と入力されました。次は [範囲] ですね。
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ここには引用元の範囲を指定すればいいの。だから [範囲] の欄を選択してから、商品マスターのシートのタブをクリック。次に商品マスターのセルをドラッグで範囲選択して。
VLOOKUP の設定 3

[範囲] のところが 「商品マスター! A4:C16」 と表示されたでしょう。これは、「商品マスターのシートの A4 から C16 のセル」 を範囲として設定したという意味よ。

ここでのポイントは、基準になる列が一番左になるように選択すること。VLOOKUP 関数は、選択範囲の一番左の列を、基準となる列と認識する仕組みになっているから。
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ここでもう 1 つやっておきたいのは、絶対参照という作業。「A4」 と 「C16」、それぞれの文字列をクリックしてから F4 キーを押して。すると 「$A$4:$C$16」 という表示になるわ。
VLOOKUP の設定 4
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ここでついた 「$」 は何ですか?
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「$」 は、そこを絶対参照に設定したという意味よ。この商品マスターの範囲は 「A4 から C16」 でしょう。絶対参照に設定すると、その範囲がずれなくなるの。
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範囲がずれるって、どういうことですか?
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今、C10 に設定している VLOOKUP 関数は、「A4 から C16」 を参照しているでしょう。ここで作った関数の数式を、1 つ下のセルのC11 にコピーするとどうなると思う? 絶対参照にしておかないと、参照範囲も 1 つ下にずれて、「A5 から C17」 に変わっちゃうの。それだと商品マスターじゃないところを参照してしまうじゃない。だからずれないように絶対参照に設定しておくの。
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わかりました。次は [列番号] ですね。
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これは、選択範囲の何列目のデータを引用するかを指定するの。C10 のセルに引用するのは、商品名でしょ。
VLOOKUP の設定 5
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商品名は、商品マスターの 2 列目ですね。
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だから、[列番号] には、「2」 と入力して。
VLOOKUP の設定 5
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[検索方法] には何を入れればいいんですか?
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基準になる列と一致する内容を引用して転記するときは、「FALSE」 と入力するの。
VLOOKUP の設定 6
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はい。全部入力が終わったから [OK] を押しますよ。あ、商品名が自動的に入力されました。商品マスターのデータと合っています。ちゃんと転記されましたよ。
VLOOKUP の設定 7
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やり方はわかったわね。今度は単価の部分をやってみて。
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[検索値] と [範囲]、[検索方法] は、さっきと同じ設定ですね。違うのは [列番号]。「単価」 は 3 列目だから、「3」 にすればいいんだ。
VLOOKUP の設定 8
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そうよ。ほら、「単価」 も自動的に引用されたでしょ。
VLOOKUP の設定 9
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あとは下のセルにも、VLOOKUP 関数の数式をコピーすればいいんですね。
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そのとおり。
VLOOKUP 関数の完成

VLOOKUP 関数を使えば 「商品番号」 を入力するだけで、それに一致するデータを商品マスターから自動的に引用されるようになるから、便利でしょ。ちなみに 「商品番号」 を書き換えたら、「商品名」 や 「単価」 も自動的に修正されるわ。
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ありがとうございます。これで転記ミスをなくせます。
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VLOOKUP 関数は、社員名簿や取引先リストなどを扱うときも便利よ。なれたら、いろいろなことに応用できるわ。ぜひマスターしてね。
プロパティ

文書番号:952197 - 最終更新日: 09/20/2016 10:28:00 - リビジョン: 6.0

Microsoft Excel 2010, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Excel 2003

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