ガイド付きウォークスルー: ハブ サイトを使用して組織のニュースを設定する

  • [アーティクル]

SharePoint を使用すると、ニュース コンテンツを組織全体で有意義かつ見つけやすい方法で共有できます。 既定で、SharePoint ニュースは、ニュースのユーザーとの関連度に応じて、SharePoint のスタート ページ、チーム サイト、コミュニケーション サイト、ハブ サイト、およびモバイル アプリに表示されます。 たとえば、業務で深く関わっているユーザーが投稿したり、ユーザーがアクティブであるサイトに重要なニュース ストーリーが投稿された場合、ユーザーに表示されます。

組織には、表示するニュースの種類、表示する場所、投稿を作成できるユーザーなどに関し、さまざまなオプションが用意されています。

この記事では、組織の各レベルでニュースを設定するための総合的な戦略を実施する方法について説明します。

戦略

このウォークスルーで行うのは、ニュース Web パーツをさまざまなサイトで設定することだけではありません。 組織のニュースとして視覚的に区別されるニュースのための "公式" ニュース サイトの設定、さまざまな種類のニュース カテゴリの設定、さらにはニュース投稿のための承認プロセスの設定を含む、総合的な戦略について説明します。 企業のコミュニケーション サイト、部署のコミュニケーション サイト、部署のチーム サイトからのニュースをイントラネット ハブ サイトに表示します。

ハブ サイトのホームページには、ハブに関連付けられているサイトの承認されたすべてのニュース記事が表示されます。 つまり、企業ニュース サイトで作成されたすべてのニュース投稿、部署のコミュニケーション サイトで作成されたすべてのニュース投稿、部署のチーム サイト内だけのニュース記事がユーザーに表示されます。

企業のコミュニケーション サイト、部署のコミュニケーション サイト、部署のチーム サイトからのニュースを表示するハブ サイトの画像

  1. ハブ サイトの一部である、企業の公式のコミュニケーション サイトからのニュース
  2. ハブ サイトの一部である、部署のコミュニケーション サイトからのニュース
  3. ハブ サイトの一部である、部署のチーム サイトからのニュース

コンテンツはハブ内のサイトで次のように表示されます。

  • 各部署のコミュニケーション サイトには、その部署だけのニュース投稿が表示されます。
  • 各部署のチーム サイトには、そのチーム サイトで作成されたニュース投稿と企業ニュース サイトで作成された投稿が表示されます。

ニュース フローのしくみは次のとおりです。

  • すべての従業員には、チーム サイトでニュースを作成するための権限が与えられています。 投稿は "マイルストーン" または単に "部署" としてタグ付けできます。
  • 各部署では、部署のコミュニケーション サイトでニュース投稿を作成するタスクが 1 人以上の従業員に割り当てられています。
  • 部署のコミュニケーション サイトで作成されたすべてのニュース記事にはページ承認フローが実行され、ここで企業内コミュニケーション部門の指定されたユーザーが投稿を承認します。
  • 企業内コミュニケーション部門からの公式のニュース投稿は、企業ニュースという、ハブ サイトとは関連付けられていない特別なサイトで作成されます。 このサイトは、"公式" ニュースと指定されています。
  • 毎月、企業内コミュニケーションから選択されたニュース記事を含むニュースレターがすべての従業員にメールで送信されます。

ハブ サイトの構造

企業のコミュニケーション サイトを除くすべてのチーム サイトとコミュニケーション サイトは、1 つのハブ サイトに関連づけられています。

各部署には、組織内の他のユーザーと情報を共有するためのコミュニケーション サイトと、部署内の従業員間のコミュニケーションのためのチーム サイトがあります。

サイトの構造の画像。人事部門、財務部門、営業部門のコミュニケーション サイトとチーム サイトは、イントラネット ハブ コミュニケーション サイトの下に入れ子になっており、指定された企業内コミュニケーション サイトは脇に寄せられています。

戦略を実施する

このセクションでは、このニュース戦略の要件を満たすよう SharePoint 環境を設定するためのプロセスについて説明します。 このプロセスには、ニュース Web パーツの設定、ページ ライブラリでのページ承認プロセスの作成、ニュース カテゴリの作成、1 つのサイトを "公式ニュース" として指定することが含まれます。

この例では、各コミュニケーション サイトおよびチーム サイト (企業内コミュニケーションを除く) がハブ サイトに既に関連付けられており、企業内コミュニケーション サイトにいくつかの新しい投稿が既に存在することを前提とします。 これらの種類のサイトの設定方法については、「SharePoint ハブ サイトを設定する」、「SharePoint Online でコミュニケーション サイトを作成する」、「SharePoint でチーム サイトを作成する」を参照してください。

組織の "公式" ニュースのために企業のコミュニケーション サイトを設定する

組織の "公式" ニュースのために企業のコミュニケーション サイトを設定すると、企業内コミュニケーションからのニュース記事を強調表示して、ニュース記事が会社の公式ニュースであることをユーザーがすぐにわかるようにできます。以下に例を示します。

この機能を有効にし、組織のニュースのサイトを指定するには、SharePoint 管理者が SharePoint Online PowerShell コマンドを使用する必要があります。

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

部署のチーム サイトでニュースを設定する

部署のチーム サイトで、ページにニュース Web パーツを 3 回追加します。 各 Web パーツには、ニュース ソースとカテゴリに応じて、異なるニュース情報が表示されます。 カテゴリを作成するには、ページ ライブラリに列を追加して、作成者が適切なカテゴリでページをタグ付けすることを許可します。。

カテゴリの列を作成する

  1. 部署のチーム サイトで、サイト ナビゲーションの [ページ] を選択してページ ライブラリに移動します。

  2. [+ 列の追加] またはページ上部にある最後の列の名前の右側の [+] を選択します。

    [列の作成] ウィンドウの画像

  3. [名前] フィールドに [投稿の種類] という名前を入力します。

  4. ドロップダウン メニューで、[選択肢] を列の種類として選択します。

  5. [部署のニュース] と [マイルストーン] の 2 つの選択肢を指定します。

  6. [保存] を選択します。

次に、部署のチーム サイトのホーム ページにニュース Web パーツを追加して、部署のニュース、マイルストーンのニュース、組織の Web サイトからのニュースを表示します。

部署のニュースを追加する

  1. ホーム ページに 3 分の 1 の右側のセクションを追加します。
  2. 最初の列に、ニュース Web パーツを追加し、"部署のニュース" というタイトルをつけます。
  3. Web パーツ ツール バーの鉛筆編集アイコンの [画像の編集] を選択します。
  4. Web パーツのプロパティ ウィンドウで、次のオプションを設定します。
    • ニュース ソース: このサイト
    • タイトルとコマンドを表示する: オン
    • レイアウト: トップ ストーリー
    • フィルター: ページのプロパティ
    • プロパティ名: 投稿の種類は、次の値に等しい: 部署のニュース
  5. [適用] を選択して変更を保存します。

マイルストーンのニュースを追加する

  1. 同じ列で、先ほど追加した Web パーツの下に、ニュース Web パーツをもう一度追加して、"マイルストーンのニュース" というタイトルをつけます。
  2. Web パーツ ツール バーの鉛筆編集アイコンの [画像の編集] を選択します。
  3. Web パーツのプロパティ ウィンドウで、次のオプションを設定します。
    • ニュース ソース: このサイト
    • タイトルとコマンドを表示する: オン
    • レイアウト: 並べて表示
    • フィルター: ページのプロパティ
    • プロパティ名: 投稿の種類は、次の値に等しい: マイルストーン
  4. [適用] を選択して変更を保存します。

企業のニュースを追加する

  1. 2 番目 (右) の列で、ニュース Web パーツをもう一度追加して、"企業のニュース" というタイトルをつけます。
  2. Web パーツ ツール バーの鉛筆編集アイコンの [画像の編集] を選択します。
  3. Web パーツのプロパティ ウィンドウで、次のオプションを設定します。
    • ニュース ソース: [サイトの選択] を選択して、企業のニュース サイトを選択します。
    • タイトルとコマンドを表示する: オン
    • レイアウト: 並べて表示
    • フィルター: ページのプロパティ
    • プロパティ名: 投稿の種類は、次の値に等しい: マイルストーン
  4. [適用] を選択して変更を保存します。

これまでの操作をテストするため、部署のサイトでニュース投稿をいくつか作成します。 ニュース記事のページにページ プロパティを設定し、一部には投稿の種類が [部署のニュース]、その他には [マイルストーン] に設定されるようにます。 ページのプロパティの設定に関する補足情報については、「ページの詳細を表示、編集、および追加する」を参照してください。

完了したら、部署のホームページは次のように表示されます。

左上に部署のニュース、右上に企業のニュース、下部にマイルストーンが表示されている部署のホームページの画像

部署のコミュニケーション サイトを設定する

この例では、コミュニケーション サイトで作成されたニュース投稿が承認される必要があります。 Power Automate を使用してページの承認を設定できます。 フローにサイト名を含む名前を付け ("人事部門のページ承認" など)、企業内コミュニケーション部門の従業員を承認者として設定します。

[ページ承認フローの作成] ウィンドウの画像

次に、このサイトからのニュース記事を表示するようサイトのホーム ページを設定します。

  1. 部署のコミュニケーション サイトのホーム ページで、ニュース Web パーツを追加します。
  2. Web パーツ ツール バーの鉛筆編集アイコンの [画像の編集] を選択します。
  3. Web パーツのプロパティ ウィンドウで、次のオプションを設定します。
    • ニュース ソース: このサイト
    • レイアウト トップ ストーリー
  4. ホーム ページに表示するニュース投稿を作成します。 完了したら、ページの右上にある [承認のため送信] を選択して、ページを承認のために送信します。

フローの作成時に承認者として指定した従業員に、ページが承認を待機していることを知らせるメールが送信されます。 ページが承認されると、部署のコミュニケーション サイトのニュース Web パーツに表示されます。

早速、このサイトでニュース投稿をいくつか作成しましょう。 各ページが承認のために送信され、承認されることを確認します。

この例では、人事部門の部署のコミュニケーション サイトに表示されているニュースの種類を確認できます。

健康フェアのお知らせ、医療サービスへの申し込み要請、学習セッションに関するお知らせを含むニュース記事が表示されているニュース Web パーツの画像

イントラネット ハブ サイトのホームページを設定する

  1. ハブ サイトのホームページに 2 列セクションを追加します。
  2. 左側の列に、ニュース Web パーツを追加します。
  3. Web パーツ ツール バーの鉛筆編集アイコンの [画像の編集] を選択します。
  4. Web パーツのプロパティ ウィンドウで、次のオプションを設定します。
    • ニュース ソース: [サイトの選択] を選択して、[企業内コミュニケーション サイト] を選択します。
    • レイアウト: トップ ストーリー
  5. 右側の列に、もう一度ニュース Web パーツを追加します。
  6. Web パーツのプロパティ ウィンドウで、次のオプションを設定します。
    • ニュース ソース: ハブ内のすべてのサイト
    • レイアウト: ハブ ニュース

完了したら、ページの左側には、企業内コミュニケーションからのニュース投稿だけが表示され、右側の Web パーツには、ハブに関連付けられているすべてのサイトからのニュース投稿が表示されます。

左側に企業のニュース記事、右側にすべてのニュース記事が表示されている Web パーツの画像

独自のニュース戦略を策定する

ここまで、1 つの特定の戦略を実施する方法について説明しました。次に、独自の戦略を考えることができます。 準備するには、自分および組織で次の点を確認します。

  • 現在、ニュースはどのように伝達されていますか? 新しいアプローチを使用するとき、既に配置されている人員と現行のプロセスを引き続き使用するにはどうすればいいですか?
  • どのようなニュース コンテンツを共有しますか?
  • コンテンツを作成するのは誰ですか?
  • ニュースは承認される必要がありますか? その場合、承認プロセスはどのようなものですか?
  • 現在、ニュースはどのように伝達されていますか?

組織全体および部署全体のコミュニケーション

多くの組織では、組織全体の従業員に情報を伝達するための正式な手段が既に使用されています。 それに加えて、多くの場合、部署内の従業員はより堅苦しくない方法でコミュニケーションを取っています。 既に配置されている人員または現行のプロセスを SharePoint 内で引き続き使用できる場合があるため、これらのプロセスを検討することは重要です。

組織全体のコミュニケーションについて考えるとき、次のような点を確認します。

  • 組織内にはニュースレターを作成し、送信している人がいますか?
  • メールで送信されていますか? その場合、含める必要のあるニュースについてその人に伝えるための現行のプロセスはどのようなものですか? ニュースレターが送信される頻度はどのくらいですか?
  • どのニュースを含めるか、または含めないかを判断するためのプロセスはどのようなものですか? その判断は誰が行いますか?
  • コンテンツを編集するプロセスはどのようなものですか?
  • 記事に含める画像を決定するプロセスはどのようなものですか?

部署レベルで、次のような点を確認します。

  • 職務に部署内の他の人への情報伝達が含まれる人がいますか?
  • 従業員は、メールやメッセージを互いに送信するなどのツールを使用して、互いに非公式で情報を共有していますか?
  • どのようなコンテンツが共有されていますか?

コンテンツの種類と関連度

ニュース戦略を構築するための次の手順では、組織が作成するニュース コンテンツの種類を評価します。 ニュース記事の種類には、次のようなものがあります。

  • 業界誌やニュース番組に企業または組織が紹介されたことなどを従業員に知らせる "ニュース内" 記事
  • 新製品のリリースや新しいイニシアティブの開始などの、会社のお知らせやマイルストーン
  • 従業員の結婚、出産、退職などの、従業員のマイルストーン
  • 福利厚生の申し込みやトレーニングの参加などの、従業員のアクションを求める情報

このコンテンツについて考えるとき、組織内のさまざまなグループとの関連度と重要度について考えることが重要です。 次に例を示します。

  • 組織内のすべての人が、いつ福利厚生に申し込めるかを知る必要があります。 これは、すべての人に関係する、重要なものです。
  • 財務部門の従業員は、会計の方法に関する新しい法律について知る必要があります。 これは、その人たちに関係する、重要なものです。 ただし、組織内の他の人には関係がなく、重要ではありません。
  • 営業部門では、金曜日に休憩室で料理コンテストを開催します。 これは営業部門の人に関係するかもしれませんが、重要とはみなされず、組織内の他の人には関係がなく、重要ではありません。

コンテンツについて検討する目的は、どのコンテンツを重要、あまり重要ではない、またはまったく重要ではないものとして表示するかを把握することです。 この質問にどのように回答するかは、企業の規模などの要素によって異なる場合があります。 小規模の企業の場合、従業員のマイルストーンは企業全体に表示することにするかもしれず、より大規模の企業では、これを特定の部署内の従業員だけに表示するかもしれません。

各従業員の役割

ニュース コンテンツを作成するのは誰ですか?

一部の組織でニュース コンテンツは、1 人の人または企業内コミュニケーション部門などのグループによって作成および管理されています。 この中心的な方法によって、ニュース コンテンツを作成および管理するための単純なアプローチが作成され、重要度と関連度の高いコンテンツだけが企業全体の従業員に公開されます。 ただし、この方法では、個人または 1 つのグループが非常に多くの時間をかける必要があるため、一般的に作成されるニュース コンテンツの量が減少します。 公開プロセスを組織内の他の人々に開くことで、他の従業員もニュース コンテンツを作成できるようになります。 ユーザーが所属部署内で作成するニュース コンテンツは、より新しく、部署の活動により重点を置いたものとなり、コンテンツの関連度が高まります。

ニュース コンテンツを承認するのは誰ですか?

ニュース コンテンツの作成を他の従業員に許可すると、品質の高いコンテンツの基準を満たさないコンテンツが作成される可能性があります。 それには、スペル ミスや文法エラー、不適切な言語を含むコンテンツや、関連度の低いコンテンツが含まれるかもしれません。 コンテンツが公開に必要な基準を満たすようにするため、承認プロセスを実施することができます。

SharePoint で、ユーザーはどのようにニュースを読みますか?

従来、イントラネット サイトは、ユーザーがイントラネット ホームページに移動し、そこでニュースを読むことを想定して構築されています。 このシナリオでは、企業の重要なニュースは、部署のサイトから集約された記事を掲載した追加のニュース フィードと一緒にホームページに表示されます。 これは "プル" シナリオで、(多くの場合、すべての従業員に関係度と重要度の高い) "公式" コンテンツが別の部署サイトから表示され、"プル" されて集約されています。 ただし、多くの場合、ユーザーはイントラネット ホームページに移動しなくなっています。 関係のある情報のほとんどが部署サイトに含まれているため、ユーザーは部署サイトのホームページに直接移動するだけかもしれません。 場合によっては、組織は "プッシュ" シナリオを実装することにするかもしれません。この場合、公式な情報が部署サイトに "プッシュ" され、部署のためだけに作成されたニュース記事と一緒に表示されます。

組織がハブ サイトを使用している場合、ニュース コンテンツをハブ レベルで集約できます。 組織が複数のハブを実装している場合、それらのハブがニュース戦略全体にどのように作用するかを検討することは重要です。 通常は、内部および外部の部署サイトを作成します。 内部の部署サイトは、通常、グループに接続された SharePoint チーム サイトです。 このサイトは、その部署のメンバーのみを対象としています。 ただし、その部署から組織全体に情報を伝達するために使用される公開された SharePoint コミュニケーション サイトもあります。

このモデルを使用すると、すべてのユーザーに部署のコミュニケーション サイトで作成されたすべてのニュース投稿が表示されますが、ユーザーには所属するチームのサイトで作成されたニュース投稿だけが表示されます。

また、ユーザーがニュース コンテンツを読む可能性のあるその他の場所について検討することも重要です。 ユーザーは、モバイル デバイスの SharePoint アプリや、Office 365 の SharePoint ページでニュース記事を読むことができます。 さらに、サイト所有者は最近のニュース記事を掲載したニュースレターを作成し、ユーザーに送信できます。 また、ユーザーはグループに接続された SharePoint サイトから Microsoft Teams チャネルにニュース記事を投稿できます。

さらに詳しく

作成のヒントとなる例を「SharePoint ルック ブック」でご覧いただけます。

組織のサイトを作成するための他のガイド付きウォークスルーを参照してください。