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ワークフローの現在の状態に対応する特定のデータを表示する Microsoft Office InfoPath フォームをデザインできます。この操作には、ワークフローの状態に基づくフォームで、アクションを実行するルールを使用するフォーム テンプレートをデザインします。ユーザーがフォームに入力するために使用プロセスを合理化このことができます。
この記事では、自動的に関連付けられている承認ワークフローの状態によっては、フォーム テンプレートのさまざまなビューを表示するには、経費報告書フォーム テンプレートをデザインする方法について説明します。たとえば、前に、ワークフローを開始すると、フォームは経費を入力できる繰り返しテーブルを含む、経費ビューに表示されます。ワークフローの状態が進行中の場合は、各カテゴリ内の合計費用が表示されている経費の概要ビューをフォームが表示されます。ワークフローの状態に完了すると、フォームに時間を推定払い戻しの詳細を含む、完了のビューが表示されます。
ワークフローの状態に応答するフォームを有効にするには、InfoPath でMicrosoft Office SharePoint Server 2007サイトまたはWindows SharePoint Services 3.0フォームが格納されている、サイト上のタスクおよびタスクを実行する必要があります。SharePoint サイトのワークフローと、サイトコンテンツ タイプを作成する必要があり、InfoPath でフォーム テンプレートにデータ接続を追加、ルールを作成し、フォーム テンプレートを発行します。
注: この記事では、サイト コンテンツ タイプとしてフォーム テンプレートを発行するシナリオの例を使用します。共有ネットワーク上の場所にフォーム テンプレートを発行したり、SharePoint サイトにフォーム テンプレートを発行するときに、新しいドキュメント ライブラリを作成できます。詳細については、「参照」セクションのフォーム テンプレート発行を検索します。
この記事の内容
InfoPath フォームでのワークフローの使用について
ワークフローでは、ユーザーがドキュメントの共同作業し、ドキュメントおよびMicrosoft Office SharePoint Server 2007サイトまたはWindows SharePoint Services 3.0サイト内のアイテムに特定のビジネス プロセスを実装してプロジェクトのタスクを管理するのに役立ちます。ワークフロー、一貫性のあるビジネス プロセスに従って組織やも組織の効率性と生産性のタスクや特定のビジネス プロセスの手順を管理することによって向上できます。これにより、ワークフローを管理するのではなく、作業にこれらのタスクの集中を実行するユーザーです。
ワークフローの現在の状態に対応する特定のデータを表示するフォームを有効にすることができます。この操作には、ワークフローの状態を基にフォームの操作を実行するルールを使用するフォーム テンプレートをデザインします。ユーザーがフォームに入力するために使用プロセスを合理化このことができます。たとえば、ワークフローの状態が完了すると、そのため、フォーム内のデータにしておいて、読み取り専用ビューを表示するフォームを有効にすることができます。
SharePoint リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプを InfoPath フォーム テンプレートで使用できるようにするのには、ワークフローを追加する必要があります。サイトの利用可能なワークフローは、サイトとカスタム ワークフローをMicrosoft Office SharePoint Designer 2007を使用して作成されたかどうかの種類によっても異なります。
この資料では、承認ワークフローを使用して、InfoPath フォーム テンプレートにワークフローを使用する方法について説明します。承認ワークフローでは、承認のためのユーザーのグループにあるライブラリに保存された InfoPath フォームをルーティングします。既定では、承認のワークフローはドキュメント コンテンツ タイプに関連付けられたし、文書またはフォーム ライブラリに自動的に使用できますがします。
各ワークフローには、重複しない値の状態の進捗状況などのわかりやすい名前を定義できます。状態の名前は、ワークフローの種類に応じて変わります。たとえば、承認のワークフロー: Microsoft Office SharePoint Server 2007を実行しているサーバーで利用できる-進行中、取り消し、および完了のステータスが含まれます。3 段階の状態管理ワークフローの状態: Windows SharePoint Services 3.0で提供されている、前述の進行中の状態などの標準的な状態を使用する他のワークフローがあるのに対してライブラリまたはリスト] にワークフローを追加したユーザーによって定義されることができます。わかりやすい名前は、ユーザーから見える場合は、数値型の値で、ワークフローの状態がプログラムで表されます。特定のワークフローの状態に応答するフォーム テンプレートをデザインするには、使用するワークフローの状態に数値が必要です。InfoPath では、ワークフローの数値を使用して、ビューなどの操作を実行するためです。
前述のように、ワークフローの現在の状態に対応する特定のデータを表示する InfoPath フォーム テンプレートを有効にすることができます。この記事では、自動的にワークフローの状態によって特定のビューを表示するには、経費報告書フォーム テンプレートを有効にする方法について説明、追加のアクションを追加して、ワークフローをカスタマイズすることもできます。たとえば、特定のビューを表示するフォームを有効にするには、代わりにことができます指示が表示されたダイアログ ボックスのメッセージを表示します。承認ワークフローを使用するには、代わりに、3 段階の状態管理ワークフローを使用できます。
注: この記事に記載されている以外の操作を有効にした場合は、ワークフローを使用すると、フォーム テンプレートが正常に動作するようになる追加の手順を実行する必要があります。
互換性に関する考慮事項
InfoPath のフォーム、フォームなどの Microsoft Office ドキュメント内のフォームに入力するときに表示されるドキュメントのアクション バーは、ユーザーが Web ブラウザーで入力するブラウザー互換フォーム テンプレートに表示されていないことに注意してくださいブラウザー互換フォーム テンプレートを作成する場合は、.ただし、ワークフローを使って、ブラウザー ベースのフォームを使用できます。このようなフォームのワークフローの状態を変更するをワークフロー参加者は、ドキュメント ライブラリの設定を使用できます。詳細については、「参照」セクションで、SharePoint サイトを使用して、ワークフロー設定変更を検索します。
始める前に
ここで、タスクの実行前に、次のことを確認します。
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承認ワークフローがインストールされているし、を使用する SharePoint サイトで有効になっていることを確認、ファーム管理者に問い合わせてください。
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SharePoint サイトの少なくともデザインアクセス許可レベルがあることを確認します。このアクセス許可レベルは、フォーム テンプレートを発行して、ワークフローを作成するには必要があります。
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2 つ以上のビューを含むフォーム テンプレートを作成して、各ワークフローの状態に適切なデータの種類を表示するには、各ビューをカスタマイズします。たとえば、ワークフローが完了したときに表示するビューのビューは読み取り専用にコントロールを設定できます。
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ドキュメントまたはフォーム ライブラリを作成し、ライブラリが複数のコンテンツ タイプを使えるように設定されているかどうかを確認します。
手順 1: ライブラリに承認ワークフローを追加します。
承認ワークフローを重点的にこのシナリオが場合は、別の種類のワークフローを使用することができます。別の種類のワークフローを使用している場合は、この記事で説明したものとそのワークフローのオプションが異なる場合があります。
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ワークフローを追加するライブラリを開きます。
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[設定] メニューで、開こうとしているライブラリの種類の設定] をクリックします。
たとえば、ドキュメント ライブラリで [ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。
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[権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。
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[ワークフローの追加] をクリックします。
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追加] ページの [ワークフロー ] セクションで、[承認] をクリックします。
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[名前] セクションにワークフローの一意の名前を入力します。
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[タスク リスト] セクションでは、このワークフローで使用するタスク リストを指定します。
注:
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既定のタスクリストを使用する、または新しいアカウントを作成することができます。既定のタスクリストを使用する場合、ワークフローの参加者を検索して、タスクリストの [マイ タスク] ビューを使用して簡単にワークフロー タスクを表示できるようになります。
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場合は、このワークフローのタスクは、一般的なタスクリストを区別して管理する機密データを表示、新しいタスク リストを作成する必要があります。
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組織多数のワークフローがある場合、またはワークフローには、多数のタスクが含まれる場合は、新しいタスク リストを作成する必要があります。この場合は、各ワークフローのタスク リストを作成することがあります。
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[履歴リスト] セクションで、このワークフローに使用する履歴リストを選択します。 履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで発生したイベントがすべて表示されます。
既定の履歴リストを使用することができますか、新しいアカウントを作成することができます。組織は、多数のワークフローには、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成します。
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ワークフローを手動で開始するのには、開始オプション] セクションで、[アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーを手動で開始するのには、このワークフローを許可する] チェック ボックスを選択します。
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ワークフローを開始する追加のアクセス許可を要求するのには、ワークフローを開始するリストの管理権限を要求する] チェック ボックスを選択します。
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ワークフローを開始して、[次へ] をクリックする場合など、必要なその他のオプションを指定します。
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ワークフローのカスタマイズ] ページで、タスクの回覧方法など、必要なオプションを指定する、既定のワークフローは、値、および方法、ワークフローが完了したらを起動し、[ OK] をクリックします。
次のセクションのいずれかのオプションを選択します。すべてのセクションでオプションを指定する必要はありません。
ワークフロー タスク
目的
操作
すべての参加者を一度に (並列ワークフロー) にタスクを割り当てる
選択すべての参加者に同時に (並列)します。
いずれかの参加を必要とする、一度に 1 人の参加者にタスクを割り当てるタスクを完了する前に、次の参加者がタスク (順次ワークフロー) を受け取る
(順次) 一度に 1 人の参加者を選択します。
他のユーザーにタスクの再割り当てをワークフロー参加者を許可します。
他のユーザーにタスクの再割り当てする] チェック ボックスを選択します。
ワークフローの参加者のドキュメントまたはアイテムに変更を要求を許可します。タスクを完了する前に、変更を承認する必要があります。
タスクを完了する前に変更を要求する] チェック ボックスを選択します。
既定のワークフローの開始値
目的
操作
このワークフローのインスタンスをすべての参加者の既定のリストを指定します。
ワークフローが起動したときに追加する参加者の名前を入力するか、承認者とし、[ユーザーとディレクトリ サービスからのグループ] をクリックします。
注:
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名前をセミコロンで区切ります。
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順次ワークフローとは、このワークフローを設定する場合は、ワークフローのタスクが割り当てられていることを希望の順序で参加者の名前を追加します。
グループのメンバーごとに個別のタスクを割り当てるではなく、グループに 1 つのタスクを割り当てる
選択、入力グループごとに 1 つのタスクを割り当てる (グループを展開しない)チェック ボックスをオンします。
追加の参加者を変更するワークフローを開始したユーザーに許可します。
このワークフローの開始時に、参加者リストの変更を許可する] チェック ボックスを選択します。
各タスクに表示される既定のメッセージを指定します。
テキスト ボックスに、メッセージや指示を入力します。
並列ワークフローの期限を指定します。
[タスクの期限 (並列)の日付を入力します。
どのくらいの期間、順次ワークフローの参加者がワークフロー タスクを完了する必要があるかを指定します。
次のような (順次) タスク完了までの時間を各ユーザーに与えるには、[は、数値を入力して、日時の単位として日または週を選びます。
(タスクの割り当て) の通知を受け取るユーザーのリストを指定するワークフローを開始する場合
他のユーザーを通知] の下には、通知、または[cc]をクリックし、ディレクトリ サービスからのユーザーとグループを選択する人の名前を入力します。
注: 名前をセミコロンで区切ります。
ワークフローを実行します。
目的
操作
参加者の特定の数のタスクを完了すると並列ワークフローが終了したことを指定します。
[完了したタスクの数をフォローする] チェック ボックスを選択し、数値を入力します。
ドキュメントまたはアイテムを却下したときに、ワークフローが終了したことを指定します。
ドキュメントを拒否する] チェック ボックスを選択します。
ドキュメントまたはアイテムが変更されたときにワークフローが終了したことを指定します。
ドキュメントを変更する] チェック ボックスを選択します。
完了後にワークフロー アクティビティ
目的
操作
ワークフローが完了した後にドキュメントまたはアイテムの承認状態を更新します。
選択、承認状態を更新する (コンテンツの承認を制御するには、このワークフローを使用)チェック ボックスをオンします。
注:
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承認ワークフローを使って、ライブラリのコンテンツの承認を管理するアイテムのメジャー バージョンの発行を承認するには、このワークフローを開始する] チェック ボックスの追加]、[ワークフロー] ページを選択した場合は、このチェック ボックスは既定でオンします。
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ライブラリの既定のコンテンツの承認ワークフローを使用するには、このワークフローしないようにするための追加]、[ワークフロー] ページの [アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するには、このワークフローを開始する] チェック ボックスを選択した場合に、このチェック ボックスを選択することができます。 このワークフローは第 2 のコンテンツの承認ワークフローを特定のユーザーが手動で開始できます。
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手順 2: フォーム テンプレートにデータ接続を追加します。
次の手順では、手順 1 で追加したワークフローのワークフローの状態のクエリを実行するためのセカンダリ データ接続を追加する方法について説明します。このセカンダリ データ接続できるようにルールに従って、ワークフローの状態の表示を切り替えるフォームのデータを提供します。
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InfoPath では、[ツール] メニューで、データ接続] をクリックします。
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データ接続] ダイアログ ボックスで、[追加を] をクリックします。
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データ接続ウィザードへの新しい接続の作成] をクリックし、[データの受信] をクリックし、[次へ] をクリックします。
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ウィザードの次のページでは、 SharePoint ライブラリまたはリストをクリックし、[次へ] をクリックします。
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ウィザードの次のページで、SharePoint サイトの URL を入力します。
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リストまたはライブラリの選択] の一覧では、手順 1 で、承認ワークフローを追加するドキュメント ライブラリの名前をクリックし、[次へ] をクリックします。
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フィールドの選択] の一覧で、ウィザードの次のページで、ワークフローの名前と一致するフィールドの名前の横にあるチェック ボックスを選択します。
フィールドの名前、ワークフローの名前が正確に一致しない場合があります。フィールド名は、アンダー スコア文字以外の特殊文字で始まる場合、ワークフローの名前が一覧でカスタマイズされます。
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[アクティブなフォームのみのデータを含める] チェック ボックスを選択し、[次へ] をクリックします。
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[フォーム テンプレート内のデータのコピーを保存] チェック ボックスをオフにし、[次へ] をクリックします。
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このデータ接続] ボックスに名前を入力する] で、ウィザードの次のページでは、このセカンダリ データ接続のわかりやすい名前を入力します。この名前は、データ ソースリストのデータ ソース] 作業ウィンドウで表示されます。
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ユーザーによるフォームを開くたびに自動的にクエリを実行するには、自動的にフォームを開いたときにデータを取得する] チェック ボックスを選択します。
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ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。
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データ接続] ダイアログ ボックスで、[閉じる] をクリックします。
手順 3: 特定のビューを表示するフォーム テンプレートにルールを追加します。
フォーム テンプレートをデザインする際に自動的にダイアログ ボックスを表示、フィールドの値を設定、クエリまたはデータ接続にフォーム データを送信、ビューの切り替えまたはを開くまたは特定のイベントと条件への応答でフォームを閉じるルールを使用できます。イベントは、 データ ソースボタンをクリックして、 繰り返しセクションまたは繰り返しテーブルでは、または開始行の挿入またはフォームの送信、特定のフィールドまたはグループへの変更を含めることができます。条件には、計算、XPath 式、およびユーザーの役割を含めることができます。フィールドの値が空白では、指定した範囲内にある、別のフィールドの値に等しいまたはで始まるまたは特定の文字が含まれているかどうかの条件を含めることもできます。
この例では、ワークフローの状態に基づくビューを切り替えるルールを作成します。
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[ツール] メニューで、 [フォームのオプション] をクリックします。
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分類] 一覧で開くまたは保存する] をクリックします。
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開くときの動作] の下の [ルール] をクリックします。
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フォームを開くのためのルール] ダイアログ ボックスで、[追加] をクリックします。
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[名前] ボックスで、ルールの名前を入力します。
たとえば、ビューを切り替えるを入力します。
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ルールが実行する必要がある場合は、条件を指定するには、[条件の設定] をクリックします。
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次の条件が true のときに、ルールの適用、最初のボックスで [フィールドまたはグループの選択] をクリックします。
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データ ソース] ボックスの一覧では、ステップ 2 で、追加したセカンダリ データ ソースの名前をクリックし、[ OK] をクリックします。
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ワークフローの状態に対応するフィールドの名前をクリックします。
目的のフィールドが表示されるまで、ウィンドウ内のフォルダーを展開する必要があります。
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条件] ダイアログ ボックスの一覧で、2 番目に等しい] をクリックします。
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3 番目の一覧で、数値の入力] をクリックし、[ワークフローの状態に対応する値を入力します。
たとえば、表示、ワークフローが完了したときに表示するには、 5」と入力します。
承認ワークフローのワークフローの状態の数値
状態
数値
進行中
2
完了
5
Canceled
15
承認済み
16
拒否
17
注:
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他のワークフローの状態の数値が異なる場合があります。
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InfoPath のワークフローの状態の値は、読み取り専用です。つまり、フォーム上のコントロールに値を入力して、ユーザーがワークフローの状態を手動で変更できるように、フォーム テンプレートをデザインすることはできません。
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[OK] をクリックします。
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[ルール] ダイアログ ボックスでは、アクションの追加]をクリックします。
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[アクション] の [ビューの切り替え] をクリックします。
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[ビューのワークフローの状態が一致すると、次の条件の状態を表示するビューの名前をクリックし、[ OK] をクリックします。
たとえば、 2 11 の手順で、入力した場合は、ワークフローの状態が進行中に等しい場合に表示するビューの名前をクリックします。
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[ルール] ダイアログ ボックスでは、[ OKを] をクリックします。
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手順 4 ~ 16 ワークフローの各段階で適切なビューを切り替えるの他のルールを作成する.
手順 4: サイト コンテンツ タイプとしてフォーム テンプレートを発行します。
フォーム テンプレートを発行するときにドキュメント ライブラリに発行するか、サイト コレクション全体で複数のドキュメント ライブラリで使用できるサイト コンテンツ タイプとして発行します。状態、ドキュメント ライブラリを作成、ワークフローが割り当てられているために、コンテンツ タイプとしてフォーム テンプレートを発行する必要があります。後で、作成したライブラリにフォーム テンプレートのサイトのコンテンツ タイプに関連付けることができます。
サイト コンテンツ タイプとしてフォーム テンプレートを発行するに加えても共有ネットワーク上の場所にフォーム テンプレートを発行したり、SharePoint サイトにフォーム テンプレートを発行するときに、新しいドキュメント ライブラリを作成することがことができます。詳細については、「参照」セクションのフォーム テンプレート発行を検索します。
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[ファイル] メニューの [保存] をクリックします。
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名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、フォーム テンプレートを保存し、[保存] をクリックする場所を参照します。
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[デザイン チェック] 作業ウィンドウを開くには、[ツール] メニューの [デザイン チェックをクリックします。
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エラーには、[デザイン チェック] 作業ウィンドウが表示される場合は、そのエラーを修正し、[更新のエラーがあるかを確認する] をクリックします。
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[ファイル] メニューの [発行を] をクリックします。
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発行ウィザードでは、 SharePoint サーバーで InfoPath Forms Services] をクリックし、[次へ] をクリックします。
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SharePoint または InfoPath Forms Services サイトの場所] ボックスに、ウィザードの次のページで、フォーム テンプレートを発行する SharePoint サイトの場所を入力し、[次へ] をクリックします。
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ウィザードの次のページで、Web ブラウザーを使用して、このフォームに入力できるようにするには、ブラウザーを使用して入力するには、このフォームを有効にする] チェック ボックスを選択します。
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サイト コンテンツ タイプ (の詳細)] をクリックし、[次へ] をクリックします。
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ウィザードの次のページで、新しいコンテンツ タイプの作成] をクリックします。
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コンテンツ タイプ] ボックスの一覧では、フォーム] をクリックし、[次へ] をクリックします。
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ウィザードの次のページで、名前と、新しいコンテンツ タイプの説明を入力し、[次へ] をクリックします。
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場所を指定してフォーム テンプレートのファイル名] ボックスで、ウィザードの次のページで、SharePoint サイトの場所を入力し、[参照] をクリックします。
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[参照] ダイアログ ボックスで、サイト コンテンツ タイプとしてフォーム テンプレートを発行し、[ファイル名] ボックスで、フォーム テンプレートの名前を入力、保存] をクリックするサーバー上の場所を参照します。
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[次へ] をクリックします。
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ドキュメント ライブラリの既定のビューで列に表示するフォーム テンプレートでは、フィールドを選択します。
方法
-
[追加] をクリックします。
-
ドキュメント ライブラリで列として追加するフィールドを選択し、次のいずれかの操作を行います。
-
列名] ボックスで、[列の名前を入力します。
-
サイト列グループ] リストで、サイト内の列を選択し、列名] ボックスの一覧で名前を選択し、[ OK] をクリックします。
ドキュメント ライブラリでのデータを表示する繰り返しフィールドを選択した場合、関数リストで値をクリックして、ドキュメント ライブラリでフィールドを表示する方法を定義できます。すべての値を結合するかどうか、フィールド、フィールド、またはすべてのフィールドのアイテムの数の最後の値の最初の値を表示するかどうかを選択できます。
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-
[OK] をクリックします。
-
-
[次へ] をクリックします。
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ウィザードの次のページに表示される情報が正しいことを確認し、[発行] をクリックします。
-
[閉じる] をクリックし、[フォーム テンプレートが SharePoint サイトのコンテンツ タイプであることを確認します。
方法
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Web ブラウザーで SharePoint サイトを開きます。
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[サイトの右上隅にある [サイトの操作] メニューの [サイトの設定] をクリックします。
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サイトの設定] で [ギャラリー] の [サイト コンテンツ タイプ] をクリックします。
[サイト コンテンツ タイプ ギャラリーでのコンテンツ タイプを InfoPathフォーム テンプレートが登録されている必要があります。
-
手順 5: ドキュメント ライブラリにコンテンツ タイプを追加します。
コンテンツ タイプを使うと組織の場合は、管理、およびコンテンツのサイト コレクション全体でより効率的に処理できます。特定の種類のドキュメントのコンテンツ タイプを定義するには、組織によりより効果的なマーケティング文書の各グループのコンテンツの管理はなります。リストまたはライブラリにコンテンツ タイプを追加して、複数の種類のアイテムまたはドキュメントの種類のアイテムを含めるには、リストまたはライブラリを設定することができます。
注: リストまたはライブラリにコンテンツ タイプを追加するには、必要があります少なくともデザイン アクセス許可レベルそのリストまたはライブラリに対してします。
作業を開始する前に、ライブラリが複数のコンテンツ タイプを使えるように設定されていることを確認します。
複数のコンテンツ タイプを許可します。
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[設定] メニューで、ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。
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[全般設定] で [詳細設定] をクリックします。
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コンテンツ タイプ] セクションで、[はい、複数のコンテンツ タイプを許可してし、[ OK] をクリックします。
-
リストまたはライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。
注: 目的のリストまたはライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、リストまたはライブラリの名前をクリックします。
-
[設定] メニューで、ドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。
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[コンテンツ タイプ] の [既存のサイト コンテンツ タイプから追加] をクリックします。
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リストコンテンツ タイプの選択] セクションでからサイト コンテンツ タイプを選択] を選択するサイト コンテンツ タイプを選択します。
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利用可能なサイト コンテンツの種類] ボックスの一覧で、必要なコンテンツ タイプをクリックし、[追加選んだコンテンツ タイプを追加するコンテンツ タイプのリストに移動する] をクリックします。
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その他のコンテンツ タイプを追加するには、手順 4 と 5 を繰り返し、し、[ OK] をクリックします。
これで、ユーザーは、このライブラリの新しいフォームを作成するときに、ワークフローの状態に基づいてフォームのビューが表示されます。
