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コンテンツ承認が必要でメジャー レベルおよびマイナー レベルのバージョン設定が有効になっているライブラリ内では、ワークフローを使用してコンテンツ承認 (モデレートとも呼ばれます) を管理できます。ワークフローを使用してコンテンツ承認プロセスを管理する場合、ドキュメントのマイナー バージョンは、ワークフロー プロセスを介して承認または却下されるまで承認待ちの状態に保持されます。ワークフローを介してマイナー バージョンが承認された場合、その状態は承認待ちから承認済みに更新され、メジャー バージョンとして発行されてライブラリを表示する権限を持つ全員に対して表示されるようになります。ワークフローを介してマイナー バージョンが却下された場合、その状態は承認待ちから却下に更新され、ライブラリ内のマイナー バージョンを表示する権限を持つユーザーだけが表示できるマイナー バージョンのままになります。コンテンツ承認ワークフローは、作成者がマイナー バージョンをメジャー バージョンとしてチェックインしたときか、または作成者がドキュメントに対して [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択したときに自動的に開始されます。また、特定の権限を持つユーザーが手動でコンテンツ承認ワークフローを開始できるように設定することもできます。
コンテンツ承認およびバージョン設定の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。
以降では、ライブラリのコンテンツ承認を管理するためのワークフローを設定する手順について説明します。
この記事の内容
手順 1: ライブラリのコンテンツ承認を有効にし、下書きアイテムのセキュリティを指定する
ライブラリを設定する場合、ライブラリに保存されるドキュメントに変更が加えられたときに承認を求めるように設定できます。
コンテンツ承認が求められるライブラリにおいて、変更が加えられたドキュメントは、承認権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、承認待ち状態に保持されます。ファイルが承認された場合、ファイルはライブラリ内で承認済み状態となり、そのライブラリを表示する権限を持つすべてのユーザーに対して表示されるようになります。ファイルが却下された場合は、状態が却下に更新され、ドキュメント作成者とリストを管理する権限を持つユーザーだけに表示されます。
既定では、承認待ちのドキュメントを表示できるユーザーが、その作成者、および、リストの管理権限を持つユーザーに限定されますが、その他のグループのユーザーにドキュメントの閲覧を許可するかどうかは、必要に応じて指定できます。
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まだライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。
目的のライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、ライブラリの名前をクリックします。
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[設定] メニュー
たとえば、ドキュメント ライブラリで [ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。
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[全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。
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[コンテンツの承認] セクションの [送信されたアイテムに対してコンテンツの承認を必須にする] で [はい] をクリックします。
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[下書きアイテムのセキュリティ] セクションの [このドキュメント ライブラリ内の下書きアイテムを表示できるユーザー] で、[アイテムを承認できるユーザー (とアイテムの作成者) のみ] を選択します。
注: 以前にライブラリのバージョン管理設定を更新したことがなければ、コンテンツの承認を必須にすると、このオプションが自動的に選択されます。
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[OK] をクリックします。
手順 2: ライブラリのメジャー レベルおよびマイナー レベルのバージョン設定を有効にする
ワークフローを使用してコンテンツ承認を管理するためには、ライブラリのメジャー レベルおよびマイナー レベルのバージョン設定を有効にする必要があります。
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まだライブラリが開いていない場合は、サイド リンク バーでその名前をクリックします。
目的のライブラリの名前が表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツの表示] をクリックして、ライブラリの名前をクリックします。
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[設定] メニュー
たとえば、ドキュメント ライブラリで [ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。
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[全般設定] の [バージョン設定] をクリックします。
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[ドキュメントの改版履歴] セクションで、[メジャー バージョンとマイナー (下書き) バージョンを作成する] をクリックします。
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[OK] をクリックします。
手順 3: ライブラリのコンテンツ承認を管理するためのワークフローを設定する
Windows SharePoint Services 3.0 サイトには、コンテンツ承認の管理用に使用できる定義済みのワークフローは含まれていません。ワークフローを使用してライブラリのコンテンツ承認を管理する場合は、コンテンツ承認ワークフローとして特別に設計されたカスタム ワークフローを開発および展開する必要があります。
ワークフローを使用してライブラリのコンテンツ承認を管理する場合、ユーザーがドキュメントをメジャー バージョンとしてチェックインしたとき、またはユーザーがドキュメントに対して [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択したときに、コンテンツ承認ワークフローが開始されます。ワークフローが実行中であっても、ドキュメントはマイナー バージョンのまま承認待ち状態を保持します。コンテンツ承認ワークフローを介してドキュメントが承認された場合は、状態が承認済みに更新され、ドキュメントはメジャー バージョンとして発行されます。この場合、ドキュメントは、ライブラリ内のドキュメントを表示する権限を持つすべてのユーザーに対して表示されるようになります。コンテンツ承認ワークフローを介してドキュメントが却下された場合は、状態が却下に更新され、ドキュメント作成者とリストを管理する権限を持つユーザーだけに表示されるマイナー バージョンのままとなります。
注: 作成者がドキュメントをメジャー バージョンとしてチェックインしたときやドキュメントに対して [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択したときに開始されるコンテンツ承認ワークフローは 1 つだけ設定できます。
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ワークフローを追加するライブラリを開きます。
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[設定] メニュー
たとえば、ドキュメント ライブラリの場合は、[このドキュメント ライブラリの設定] をクリックします。
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[権限と管理] の [ワークフロー設定] をクリックします。
注:
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ワークフローがサイト コレクションに対してアクティブになっている場合は、[ワークフロー設定] コマンドだけが表示されます。
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このライブラリに既にワークフローが追加されていた場合、この手順を実行すると、[ワークフローの設定変更] ページが表示されるので、そこで、[ワークフローの追加] をクリックして [ワークフローの追加] ページに移動する必要があります。このリスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプにまだワークフローが追加されていなかった場合、この手順を実行すると、[ワークフローの追加] ページが表示されます。
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[ワークフローの追加] ページの [ワークフロー] セクションで、コンテンツの承認に使用するワークフロー テンプレートの名前をクリックします。
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[名前] セクションに、ワークフローの一意な名前を入力します。
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[タスク リスト] セクションで、このワークフローで使用するタスク リストを指定します。
注:
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既定の [タスク] リストを使用する以外に、新しいタスク リストを作成することもできます。既定の [タスク] リストを使用する場合、ワークフローの参加者は、[タスク] リストの [マイ タスク] ビューを使用してワークフロー タスクを簡単に検索および表示できます。
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一般的な [タスク] リストとは別に保持したい機密または社外秘のデータがこのワークフローのタスクによって表示されてしまう場合は、新しいタスク リストを作成します。
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組織で大量のワークフローを使用する場合、またはワークフローに大量のタスクが含まれる場合は、新しいタスク リストを作成します。その場合は、ワークフローごとにタスク リストを作成します。
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[履歴リスト] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで生じたすべてのイベントが表示されます。
注: 履歴リストは、既定の履歴リストを使用することも、新規に作成することもできます。たとえば、ワークフローが数多く存在する組織では、各ワークフローについて別個に履歴リストを作成できます。
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[開始オプション] セクションで、[アイテムのメジャー バージョンの発行を承認するためにこのワークフローを開始する] チェック ボックスをオンにします。
注: このオプションは、ライブラリに対してメジャー バージョン管理とマイナー バージョン管理が有効に設定され、さらに、選択したワークフロー テンプレートがコンテンツの承認に対応している場合にのみ使用できます。
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ワークフローを手動で開始できるようにする場合は、[アイテムの編集権限を持つ認証済みユーザーが、このワークフローを手動で開始できるようにする] チェック ボックスをオンにします。ワークフローを開始するために追加のアクセス許可を要求する場合は、[ワークフローの開始にリストの管理権限を要求する] チェック ボックスをオンにします。
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カスタマイズするオプションが他にもある場合は、[次へ] をクリックし、ワークフローの [カスタマイズ] ページで必要なオプションを指定します。
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ワークフローに利用可能な他のカスタマイズ オプションがない場合は、[OK] をクリックします。
注:
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コンテンツの承認ワークフローは、作成者が下書きをメジャー バージョンとしてチェックインするか、ドキュメントの [メジャー バージョンの発行] コマンドを選択した場合、自動的に開始されます。
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ドキュメントの承認権限を持つユーザーは、ライブラリ内でそのドキュメントのプロパティを直接編集することによって承認することができます。この方法でドキュメントを承認または却下した場合、ワークフローは自動的に終了します。
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