任意のグループまたはフィールドの上位または下位の値を含むレコードを検索する

トップ値クエリとフィルターの選択

トップ値クエリを作成するか、またはフィルターを適用するかについては、次の基準を考慮します。

• フィールドの最大値または最小値を含むレコードを返す場合、正確な上位または下位のフィールド値がわからない (または問題にならない) 場合は、トップ値クエリを作成します。

• フィールドの値が一致しているか、目的の値よりも大きい/小さいすべてのレコードを返すようにするには、フィルターを適用します。 たとえば、\5,000 から \10,000 までの価格の商品を確認するには、フィルターを適用します。 次の図は、クエリ デザイン ビューのサンプル フィルターとそのフィルターによって生成された結果を示します。

  

  フィルターの作成と使用の詳細については、 Access データベースの選択レコードを表示するためのフィルターの適用に関する記事を参照してください。

トップ値クエリの作成と使用に関するルール

作業を進めるにあたって、クエリの種類 (選択クエリまたは集計クエリ) に関係なく、社員名や商品名などの説明データを含むフィールドと、価格や日付フィールドなど、検索する上位または下位の値を含むフィールドを使用する必要があります。 複数のデータ フィールドを使用できる場合、集計クエリを使用するときは、通常、"市区町村" フィールドや "国/地域" フィールドなどのカテゴリ情報をデータ フィールドに含めます。 カテゴリ データは、"価格が最も高い注文の上位 5% を表示してください" など、すべてのレコードに対して実行する集計クエリを作成する場合のみ省略できます。 レコードのグループまたはカテゴリに分類されるレコード内で上位または下位の値を検索する場合は、どちらの種類のクエリでも使用できます。 この操作の詳細については、この記事の後半のカテゴリまたはグループ内のレコードの上位または下位の値を検索するを参照してください。

基本的なトップ値クエリを作成する

1. [作成] タブの [クエリ] グループで [クエリ デザイン] をクリックします。

2. クエリで使用するテーブルをクリックし、[ 追加 ] をクリックしてデザイン グリッドにテーブルを配置し、[ 閉じる] をクリックします。
   または
   テーブルをダブルクリックします。
   サンプル データを使用する場合は、[社員] テーブルをクエリに追加します。

3. クエリに使用するフィールドをデザイン グリッドに追加します。 それぞれのフィールドをダブルクリックするか、または [フィールド] 列の空白のセルにそれぞれのフィールドをドラッグ アンド ドロップします。
   サンプル テーブルを使う場合は、[姓]、[名]、[誕生日] の各フィールドを追加します。

4. 上位値または下位値を含むフィールド (サンプル テーブルを使用する場合は [誕生日] フィールド) 内で、[並べ替え] 行をクリックし、[昇順] または [降順] をクリックします。
   値フィールドに価格や売上高などの数値が含まれる場合、[昇順] の並べ替え順序では下位の値が返され、[降順] の並べ替え順序では上位の値が返されます。 値フィールドに日付が含まれる場合、[降順] の並べ替え順序では最近の日付が返され、[昇順] では最も古い日付が返されます。
   

   重要: [並べ替え] 行を [昇順] または [降順] に設定する必要があるのは、上位または下位の値を含むフィールドだけです。 上位または下位の値を含むフィールド以外のフィールド (たとえば、価格ではなく商品名) に対して並べ替え順序を指定すると、クエリで必要な結果が返されません。

5. [ デザイン ] タブの [ クエリ設定] グループで、[ 戻る ] ( [上位の値 ] リスト) の横にある下矢印をクリックし、表示するレコードの数または割合を入力するか、一覧からオプションを選択します。

6. [実行] をクリックしてクエリを実行し、データ ビューに結果を表示します。

7. クエリを保存します。次の手順で使用するために、クエリを開いたままにしておきます。

このようなトップ値クエリでは、最年長または最年少の社員などの基本的な質問の回答を得ることができます。 次の手順では、式やその他の抽出条件を使ってクエリの有効性と柔軟性を高める方法について説明します。 次の手順で示す抽出条件を使用すると、次に誕生日を迎える 3 人の社員が返されます。

抽出条件をクエリに追加する

1. デザイン ビューで、前の手順で作成したクエリを開きます。

2. クエリ デザイン グリッドで、[誕生日] 列の右にある列に、「Expr1: DatePart("m",[誕生日])」という式をコピーして貼り付けるか入力します。 DatePart 関数は、[誕生日] フィールドの値の月の部分を抽出します。

3. 式を含む列の右側に、「Expr2: DatePart("d",[誕生日])」という式をコピーして貼り付けるか入力します。 この場合、DatePart 関数は、[誕生日] フィールドの値の日の部分を抽出します。

4. 各式の [表示] 行にあるチェック ボックスをオフにし、各式の [並べ替え] セルをクリックして、[昇順] をクリックします。

5. 必要に応じて、抽出条件を指定して、クエリの範囲を制限することもできます。 抽出条件を指定した場合、その条件に一致するレコードだけが並べ替えられ、この並べ替えられた一覧内でフィールドの上位値または下位値が特定されます。
   サンプル データを使用する場合、[誕生日] フィールドの [抽出条件] 行に次の式を入力するか、コピーして貼り付けます。

   Month([誕生日]) > Month(Date()) Or Month([誕生日])= Month(Date()) And Day([誕生日])>Day(Date())

   この式では、 Month([BirthDate]) > Month(Date()) 部分は、各従業員の生年月日をチェックして、将来の月に該当するかどうかを確認し、true の場合はクエリにこれらのレコードを含めます。 式 の Month([BirthDate]) = Month(Date()) and Day([BirthDate])>Day(Date()) 部分は、現在の月に発生する生年月日をチェックして、誕生日が現在の日付以降かどうかを確認します。 その条件が true の場合、関数はクエリ結果にこれらのレコードを含めます。 要約すると、この式は、誕生日が 1 月 1 日からクエリを実行した日付の間にあるレコードを無視します。

   クエリの抽出条件式の例については、「クエリの抽出条件の例」を参照してください。

6. [ デザイン ] タブの [ クエリ設定] グループで、[ 戻る ] ( [上位の値 ] リスト) の横にある下矢印をクリックし、表示するレコードの数または割合を入力するか、一覧からオプションを選択します。

7. [実行] をクリックしてクエリを実行し、データ ビューに結果を表示します。

集計クエリを作成する

1. [作成] タブの [クエリ] グループで [クエリ デザイン] をクリックします。

2. 操作するテーブルを選択し、[ 追加] をクリックし、テーブルの追加が完了したら [ 閉じる ] をクリックします。
   または、
   使用するテーブルをダブルクリックし、[ 閉じる] をクリックします。 各テーブルがデザイン グリッドに表示されます。 上記のサンプル テーブルを使用する場合は、[カテゴリ] テーブルと [製品] テーブルを追加します。

3. クエリで使用するテーブル フィールドをダブルクリックします。
   この時点では、グループ フィールドと値フィールドだけをクエリに追加します。 上のテーブルのサンプル データを使用する場合は、[カテゴリ] テーブルの "カテゴリ名" フィールドと [商品] テーブルの "価格" フィールドを追加します。

4. 必要に応じて、抽出条件を指定してクエリの範囲を制限することもできます。
   抽出条件に合うレコードのみが並べ替えられ、この並べ替えられた一覧内でフィールドの上位と下位の値が特定されます。 たとえば、スポーツ カテゴリ内の製品を除外するには、[カテゴリ名] フィールドの [ 抽出条件 ] 行にこの式を追加します: <>"スポーツ"。
   クエリ条件式の他の例については、クエリ条件 の例に関する記事を参照してください。

5. クエリを集計クエリに変換します。

   1. [デザイン] タブの [表示/非表示] グループで [集計] をクリックします。

      デザイン グリッドに [集計] 行が表示されます。

6. 各グループ フィールドの [合計 ] セルが [ グループ化] に設定されていることを確認し、値フィールド (上または下の値を含むフィールド) の [合計 ] セルを [最大 ] または [ 最小] に設定します。
   [最大値] を選択すると、数値フィールドの最大値と、[日付/時刻] フィールドの最新の日付または時刻の値が返されます。 [最小値] を選ぶと、数値フィールドの場合は最も小さい値が、日付/時刻型のフィールドの場合は最も古い日付または時刻が返されます。 サンプル データを使用する場合は、[カテゴリ名] フィールドの [集計] セルを [グループ化] に設定し、[価格] フィールドの [集計] セルを [最大値] または [最小値] に設定します。

7. [ デザイン ] タブの [ ツール ] グループで、[ 戻る ] リストが [すべて] に設定されていることを確認し、[ 実行 ] をクリックしてクエリを実行し、結果をデータシート ビューに表示します。
   

   注: 手順 7 で選択した関数に応じて、Access はクエリの値フィールドの名前を MaxOfFieldName または MinOfFieldName に変更します。 サンプル テーブルを使用する場合は、フィールド名が "価格の最大値" または "価格の最小値" に変更されます。

8. クエリを保存し、次の手順に進みます。

このクエリは、商品名や商品に関するその他の情報を返しません。 追加のデータを表示するには、上記の手順で作成したクエリが組み込まれた 2 つ目のクエリを作成する必要があります。 次の手順では、この 2 つ目のクエリを作成する方法を説明します。

2 つ目のクエリを作成して追加のデータを表示する

1. [作成] タブの [クエリ] グループで [クエリ デザイン] をクリックします。

2. [ クエリ ] タブをクリックし、前のセクションで作成した合計クエリをダブルクリックします。

3. [テーブル] タブをクリックし、集計クエリで使用したテーブルと、表示するその他の関連データを含むテーブルを追加します。
   上のサンプル テーブルを使用する場合は、[カテゴリ] テーブル、[商品] テーブル、[仕入先] テーブルを新しいクエリに追加します。

4. 集計クエリ内のフィールドを親テーブルの対応するフィールドに結合します。 そのためには、集計クエリ内の各フィールドを、テーブル内の対応するフィールドにドラッグします。

   サンプル データを使用する場合は、集計クエリ内の [カテゴリ名] フィールドを [カテゴリ] テーブル内の "カテゴリ名" フィールドにドラッグします。 次に集計クエリの "価格の最大値" フィールドを [商品] テーブルの "価格" フィールドにドラッグします。 この結合により、集計クエリのデータと他のテーブルのデータを新しい選択クエリで取得できます。

5. 集計クエリのウィンドウで、アスタリスク (*) をダブルクリックしてクエリ全体をデザイン グリッドに追加し、他のテーブルにある追加のフィールドをクエリにドラッグします。

   サンプル テーブルを使用する場合は、前のセクションで作成した集計クエリをダブルクリックし、[商品] テーブルと [仕入先] テーブルにある "商品名" フィールドと "仕入先" フィールドをそれぞれ追加します。

6. 必要に応じて、1 つまたは複数の列に対して並べ替え順序を指定します。
   たとえば、カテゴリをアルファベット順に並べ替えるには、[カテゴリ名] 列の [並べ替え] セルを [昇順] に設定します。

7. [デザイン] タブの [結果] グループで、[実行] をクリックします。

   クエリが実行され、結果がデータシート ビューに表示されます。

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テーブル作成クエリを作成する

1. トップ値クエリがデザイン ビューに開かれている状態で、次の操作を行います。

   [デザイン] タブの [クエリの種類] で [テーブルの作成] をクリックします。
   [テーブルの作成] ダイアログ ボックスが表示されます。

2. [テーブル名] ボックスに、上位の値と下位の値のレコードを格納するテーブルの名前を入力します。 たとえば、「上位/下位レコード」と入力し、[OK] をクリックします。
   クエリを実行すると毎回、結果がデータシート ビューに表示される代わりにテーブルが作成され、上位の値が現在のデータで置き換えられます。

3. クエリを保存して閉じます。

追加クエリを使用してテーブルから他のテーブルにレコードを追加する

1. ボトム値クエリをデザイン ビューで開きます。

2. [デザイン] タブの [クエリの種類] グループで [追加] をクリックします。

3. [追加] ダイアログ ボックスで、[テーブルの作成] ダイアログ ボックスに入力したものと同じ名前を入力します。
   たとえば、「上位/下位レコード」と入力し、[OK] をクリックします。 クエリを実行すると、結果がデータシート ビューに表示される代わりに、[上位/下位レコード] テーブルにレコードが毎回追加されます。

4. クエリを保存して閉じます。

クエリを実行する

これで、2 つのクエリを実行できるようになりました。

• ナビゲーション ウィンドウで、最上位の値クエリをダブルクリックし、メッセージで [ はい ] をクリックします。

• ボトム値クエリをダブルクリックし、メッセージ内で [はい] をクリックします。

• [上位/下位レコード] テーブルをデータシート ビューで開きます。

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