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Project Web App でタスクの作業時間を示すことは重要ですが、タスクの進捗状況を、より一般的な方法でプロジェクト マネージャーに伝えることも同じくらい重要です。
この記事では、次の内容を説明します。
時間とタスクの進捗状況、およびその違い
Project Web App でタスクの進捗状況をレポートする方法について説明する前に、時間とタスクの進捗状況の違いを理解していることを確認することが重要です。
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時間は、特定のタスクの作業に費やした実際の時間数です。タイムシートにこの時間を入力することによって、稼働日の間にさまざまなことに費やした時間を取り込みます。 |
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タスクの進捗状況は、タスクで完了した作業 (達成率) と、タスクの完了前に実行すべき残りの作業量 (残存作業時間) などを示す包括的な用語です。 |
タスクの進捗状況を提出すると、タスクの進行状況についてどのように考えているかを全体的に示すことができます。
例を見てみましょう。
この例では、40 時間の予定のタスクに割り当てられています。
このタスクについて、月曜日に 8 時間、火曜日に 4 時間、水曜日に 8 時間で合計 20 時間を費やしました。
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月 |
火 |
水 |
木 |
金 |
合計 |
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実績 |
8 |
4 |
8 |
0 |
0 |
20 |
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計画 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
40 |
これが、タイムシートに入力する時間になります。
ここで、行った作業をタスクの進捗状況の観点から見てみましょう。
タスクの 40 時間のうち 20 時間を費やしていますが、50% 完了しているとは思えないかもしれません。
たとえば、前倒しで 75% の完了、または、遅れて 25% の完了と考えられる場合などがあります。
40 時間のうちの 20 時間はこのように表示されます。
ただし、このようにスケジュールより進んでいる可能性があります。
または、このようにスケジュールより遅れている可能性があります。
達成率の見積りを伝える場合、これをタスクの進捗状況と呼びます。タスクで残っていると推定される時間数 (残存作業時間) を伝えることも、タスクの進捗状況と見なされます。
この例で引き続き説明すると、40 時間の作業予定時間のうち 20 時間を完了しても、タスクの完了には 20 時間以上の作業が残っていると思われるかもしれません。残存作業時間の見積りをプロジェクト マネージャーに送信することで、タスクの進捗状況を伝えることになります。
このようなプロセスが必要な理由
タイムシートと同様に、タスクの進捗状況はその人個人の問題ではないという点にご注意ください。これは、プロジェクト自体がスケジュールどおりに予算内で進められていることを確認するものです。
作業中のタスクに予定より時間がかかっている場合、その理由に関わらず、プロジェクト マネージャーが再調整を行い、プロジェクト全体に狂いが生じないようにできる可能性があります。
自分の業務について最大限努力しても、予定どおりにはいかない場合もあります。優れたプロジェクト マネージャーはみなこれを理解しているので、タスクの進捗状況が予定どおりにいかなくても心配しないでください。率直に進捗状況を共有し、自分の担当業務をこなしてプロジェクトが予定どおり進むようにしてください。
タスクの進捗状況を入力する場所
これには少し注意が必要です。タスクの進捗状況を入力するための Project Web App の設定方法は 2 つあります。
時間とタスクの進捗状況の個別のビュー。 この方法で Project Web App が設定されている場合、チーム メンバーはタイムシート ビューに時間を、タスク ビューにタスクの進捗状況を入力して送信します。
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時間: タイムシート ビューに時間単位で入力
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タスクの進捗状況: タスク ビューの達成率 + タスク ビューの残存作業時間として入力
時間とタスクの進捗状況を組み合わせた 1 つのビュー。 この方法で Project Web App が設定されている場合、チーム メンバーはタイムシート ビューで時間とタスクの進捗状況の両方を把握できます。この場合、タスクの進捗状況は達成率ではなく作業時間と残存作業時間で示されます。
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時間: タイムシート ビューに時間単位で入力
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タスクの進捗状況: タイムシート ビューの残存作業時間として入力
この “ビューの組み合わせ” 方式 (管理者の間では “単一入力モード” と呼ばれる場合があります) では 2 箇所に記録する必要はありませんが、より一般的な意味 (“このタスクの 25% を完了” など) で達成率を報告できなくなります。このため、長所と短所があります。最終的にはチーム メンバーとして組織の選択に従うことになりますが、背景の詳細を知っておくと役立つ場合があります。
作業に関するコメントの追加
タスクの進捗状況を伝えるもう 1 つの方法は、プロジェクト マネージャーに更新を送信する際に、単にコメントを追加することです。 遅れの理由の説明が必要な場合 (「残存作業時間を 20 時間追加しました。その理由は…」など) や、その週に行った作業について詳しく説明したい場合 (「火曜日のタスクに 6 時間かかりました。その内容は…」など) があるかもしれません。
コメントを追加するには、タイムシートやタスクの進捗を送信する前に、リボンの [提出のコメント] チェックボックスをオンにします。変更内容がプロジェクト マネージャーに送信される前に、コメント ボックスに入力できるようになります。
