Outlook のメールボックスのサイズには限りがありますが、電子メールの受信を突然止めることはあまりないのではないでしょうか。 必要なときにはいつでも Outlook から開くことができる、独立した Outlook データ ファイル (.pst) であるアーカイブに、保存しておきたいアイテムを移動すれば、メールボックスの容量をオーバーすることはありません。

注: Exchange Server アカウントを含め、組織が Microsoft Exchange Server Online Archive を使用している場合、Outlook プロファイルのアカウントには [アーカイブ] コマンドと機能は表示されません。 ネットワーク管理者は、この機能を無効にできます。

既定では、Outlook のアイテムは、自動整理機能によって定期的にアーカイブに整理されます。 詳細については、「古いアイテムを自動的に整理する」を参照してください。

アイテムの整理は、必要に応じて手動で行うこともできます。 手動で整理すると、整理の対象にするアイテム、保存場所、アイテムが整理されるまでの経過期間などを自分でコントロールできます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • [ファイルOutlook 2013:クリック>、[>クリーンアップ ツール] >クリックします


      アーカイブ

    • Outlook 2016 : [ファイル]、[情報]、[ツール]、[古いアイテムのクリーンアップ] の順にクリックします。

      古いアイテムのクリーンアップ

    ヒント: 使用しているメール プロファイルが Exchange Server に接続されていると、整理機能や自動整理機能が使用できない場合があります。 また、組織にメールの保持ポリシーがあって、それが自動整理よりも優先される場合もあります。 詳細については、システム管理者に問い合わせてください。

  2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する] をクリックし、整理するフォルダーをクリックします。

  3. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  4. 一部のフォルダーには異なる設定を使用して整理したい場合には、複数の .pst ファイルを作成できます。 たとえば、[送信済みアイテム] のアイテムを [受信トレイ] のアイテムよりも長く置いておきたいこともあるでしょう。

  5. 自動アーカイブ から除外される 個々のアイテムをアーカイブするには、[アイテムを [自動アーカイブしない] チェック ボックスをオンにします。 このオプションでは、これらのアイテムから除外は削除されるのではなく、このアーカイブについてのみ[古いアイテムの古いアイテムを古くしない] 設定は無視されます。

  6. [OK] をクリックします。

自動整理を無効にする

自分が実行したいときにだけ整理が実行されるようにするには、自動整理を無効にします。

  1. [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う (日数)] チェック ボックスをオフにします。

重要:  Office 2010 はサポートされなくなりました。 Microsoft 365 にアップグレードすることで、どんなデバイスでも、どこからでも仕事ができて、かつサポートを受けることができます。

今すぐアップグレードする

既定では、古いOutlookアイテムは定期的に自動的にアーカイブされます。 [自動アーカイブ] の詳細については、「アイテムのバックアップまたは削除に自動アーカイブを使用する 」を参照してください

アイテムのバックアップとアーカイブは、自動アーカイブに加えて、または代わりのアイテムとして手動で行うことができます。 手動アーカイブは柔軟性を提供し、アーカイブに含めるフォルダーと、データ ファイル (.pst) を使用するOutlookを正確に指定できます。

アイテムを手動でOutlookするには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [クリーンアップ ツール] をクリックします

  3. [アーカイブ] をクリックします

  4. [この フォルダーとすべてのサブフォルダーを アーカイブする] オプションをクリックし、アーカイブするフォルダーをクリックします。 選択したフォルダーのサブフォルダーは、この手動アーカイブに含まれます。

  5. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  6. 既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、[アーカイブ ファイル] の[参照] をクリックして、新しいファイルまたは場所を指定します。 目的のファイルを参照して検索するか、ファイル名を入力し 、[OK]をクリックします。 [アーカイブ ファイル] ボックスに、コピー先のファイル の場所が表示 されます。

  7. [アイテムを [自動アーカイブしない ] チェック ボックスをオンにして、自動アーカイブから除外する項目を個別にマークする項目を含める。 このオプションは、これらのアイテムから除外されるのではなく、このアーカイブについてのみ[古いアイテムを古くしない] チェック ボックスを無視します。

自動整理を無効にする

手動でのみアーカイブする場合は、[自動アーカイブ] をオフにする必要があります。 次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [オプション] をクリックします。

  3. [詳細設定]タブの[自動アーカイブ]で、[自動アーカイブ] を設定。

  4. [N 日ごとに自動アーカイブを実行する] チェック ボックス をオフにします。

重要:  Office 2007 はサポートされなくなりました。 Microsoft 365 にアップグレードすることで、どんなデバイスでも、どこからでも仕事ができて、かつサポートを受けることができます。

今すぐアップグレードする

既定で有効になっている古いアイテムは、自動でスケジュールされた間隔でアーカイブの場所に移動されます。 ただし、指定した場所にアイテムを手動でバックアップおよびアーカイブすることができます。

注: [ Microsoft Office Outlook 2007 の設定をカスタマイズできます。 アイテムを手動でバックアップまたはアーカイブするのではなく、自動アーカイブがニーズを満たしている場合があります。 詳細については、「アイテムのバックアップまたは削除 に自動アーカイブを使用する」を参照してください

  1. [ファイル] メニューの [アーカイブ] を クリックします

  2. [このフォルダー とすべてのサブフォルダーを アーカイブする] オプションを選択し、[古いアイテムをアーカイブする] で日付を指定します

    フォルダー一覧のアーカイブ済みフォルダー

  3. [ アーカイブ ファイル] で、[ 参照] をクリックして、既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、新しいファイルまたは場所を指定します。

  4. 特定の アイテムを 自動的にアーカイブしない前の設定を上書きする場合は、[アイテムを [自動アーカイブしない] チェック ボックスをオンにします。 この手順でこれらのアイテムを手動でアーカイブする場合、後で手動で設定を上書きしない限り、アイテムは再び [自動アーカイブしない] 設定の対象になります。

  5. [OK] をクリックします。

注: Outlook、指定したフォルダーと場所内のアイテムの別のアーカイブ ファイルが自動的に作成されます。

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