アイテムを手動で整理する

アイテムを手動で整理する

Outlook のメールボックスのサイズには限りがありますが、電子メールの受信を突然止めることはあまりないのではないでしょうか。 必要なときにはいつでも Outlook から開くことができる、独立した Outlook データ ファイル (.pst) であるアーカイブに、保存しておきたいアイテムを移動すれば、メールボックスの容量をオーバーすることはありません。

注: Exchange Server アカウントを使用していて、組織で Microsoft Exchange Server Online アーカイブを使用している場合、[アーカイブ] コマンドと機能は Outlook プロファイルのどのアカウントにも表示されません。 ネットワーク管理者は、この機能を無効にすることもできます。

既定では、Outlook のアイテムは、自動整理機能によって定期的にアーカイブに整理されます。 詳細については、「古いアイテムを自動的に整理する」を参照してください。

アイテムの整理は、必要に応じて手動で行うこともできます。 手動で整理すると、整理の対象にするアイテム、保存場所、アイテムが整理されるまでの経過期間などを自分でコントロールできます。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • [ Outlook 2013:ファイル> Info >クリーンアップツール>アーカイブ] をクリックします。


      アーカイブ

    • Outlook 2016: [ファイル]、[情報]、[ツール]、[古いアイテムのクリーンアップ] の順にクリックします。

      古いアイテムのクリーンアップ

    ヒント: 使用しているメール プロファイルが Exchange Server に接続されていると、整理機能や自動整理機能が使用できない場合があります。 また、組織にメールの保持ポリシーがあって、それが自動整理よりも優先される場合もあります。 詳細については、システム管理者に問い合わせてください。

  2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する] をクリックし、整理するフォルダーをクリックします。

  3. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  4. 一部のフォルダーには異なる設定を使用して整理したい場合には、複数の .pst ファイルを作成できます。 たとえば、[送信済みアイテム] のアイテムを [受信トレイ] のアイテムよりも長く置いておきたいこともあるでしょう。

  5. 自動アーカイブから除外されている個々のアイテムをアーカイブするには、 [自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェックボックスをオンにします。 このオプションでは、これらの項目から除外は削除されませんが、代わりに [古いアイテムの整理] 設定は無視れます。

  6. [OK] をクリックします。

自動整理を無効にする

自分が実行したいときにだけ整理が実行されるようにするには、自動整理を無効にします。

  1. [ファイル]、[オプション]、[詳細設定] の順にクリックします。

  2. [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  3. [次の間隔で古いアイテムの整理を行う (日数)] チェック ボックスをオフにします。

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既定では、古い Outlook アイテムは定期的な間隔で自動的にアーカイブされます。 自動整理の詳細については、「古いアイテムの整理を使用してアイテムをバックアップまたは削除する」を参照してください。

また、アイテムの自動整理または代わりとして、アイテムを手動でバックアップおよびアーカイブすることもできます。 手動でのアーカイブは柔軟性を備えており、アーカイブに含めるフォルダーと、Outlook データファイル (.pst) を使用しているものを正確に指定することができます。

Outlook アイテムを手動でアーカイブするには、次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [クリーンアップツール] をクリックします。

  3. [アーカイブ] をクリックします。

  4. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーを整理する] オプションをクリックして、アーカイブするフォルダーをクリックします。 この手動アーカイブには、選択したフォルダーのサブフォルダーが含まれます。

  5. [以下の日付より古いアイテムを対象とする] で、日付を入力します。

    [古いアイテムの整理] ダイアログ ボックス

  6. 既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、[アーカイブファイル] で [参照] をクリックして新しいファイルまたは場所を指定します。 目的のファイルを参照するか、ファイル名を入力して、[ OK]をクリックします。 [ファイルの保存先] ボックスに、リンク先のファイルの場所が表示されます。

  7. 自動アーカイブから除外するように個別にマークされている可能性のあるアイテムを含めるには、[自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェックボックスをオンにします。 このオプションでは、これらの項目から除外は削除されませんが、代わりに [古いアイテムの整理] チェックボックスは無視されます。

自動整理を無効にする

手動でアーカイブする場合は、[古いアイテムの整理] をオフにする必要があります。 次の操作を行います。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [オプション] をクリックします。

  3. [詳細設定] タブの [古いアイテムの整理] で、[自動整理の設定] をクリックします。

  4. [次の間隔で古いアイテムの整理を実行する] チェックボックスをオフにします。

[古いアイテムの整理] は既定でオンになっており、スケジュールされた間隔で古いアイテムをアーカイブの場所に自動的に移動します。 ただし、アイテムを手動でバックアップして、指定した場所にアーカイブすることができます。

注: [ Microsoft Office Outlook 2007 古いアイテムの整理] の設定はカスタマイズできます。 アイテムを手動でバックアップまたはアーカイブするのではなく、古いアイテムの整理が必要になることがあります。 詳細については、「古いアイテムの整理を使用してアイテムをバックアップまたは削除する」を参照してください。

  1. [ファイル] メニューの [アーカイブ] をクリックします。

  2. [このフォルダーとすべてのサブフォルダーのアイテムを整理する] オプションを選択し、[次の期間以前のアイテムを整理する] で日付を指定します。

    フォルダー一覧のアーカイブ済みフォルダー

  3. 既定のファイルまたは場所を使用しない場合は、[アーカイブファイル] の [参照] をクリックして新しいファイルまたは場所を指定します。

  4. 特定のアイテムを自動的にはアーカイブしないように前の設定を上書きする場合は、[自動処理の対象ではないアイテムを含む] チェックボックスをオンにします。 この手順の実行中にこれらのアイテムを手動でアーカイブするように選択した場合、後で手動でこの設定を無効にしない限り、アイテムは [古いアイテムの整理] 設定の対象になります。

  5. [OK] をクリックします。

注: Outlook によって、指定した場所にあるアイテムの別のアーカイブファイルが自動的に作成されます。

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