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アイテム保持ラベルは、個別に、またはまとめて、 SharePoint および OneDriveファイルに適用できます。 

表示されるラベルは、組織によってカスタマイズされています。 適用するラベルについて質問がある場合は、ヘルプ デスクまたは IT 部門にお問い合わせください。  

アイテムにアイテム保持ラベルを適用する

OneDrive または SharePoint ライブラリでは、ほとんどのファイル ( Word、 PowerPoint、 Excelなどで作成された Microsoft 365 ドキュメント、またはOneNote ファイルにラベルを付けできます。 PDF などのファイルにOfficeラベルを付けることもできます)。

ライブラリでは、フォルダーにラベルを付けすることもできます。 フォルダーにラベルを付ける場合、その保持ラベルは、そのフォルダー内のすべてのファイルに適用されます。

一覧 SharePoint 、いくつかの種類のアイテムにラベルを付けできます。

ラベルを OneDrive または SharePoint

  1. 項目を選択します。 

  2. 右上隅の [詳細ウィンドウを開く] を選択 [情報] または [詳細ウィンドウを開きます] ボタン

    強調表示された [詳細ウィンドウを開きます] ボタン

  3. [ ラベルの適用]で、[ ラベルの選択] を選択 してオプションの一覧を開きます。

    [プロパティ] セクションの [ラベルの適用] で、クリックしてオプションの一覧を開きます。

  4.  文書に適した保持ラベルを選択します。 (ラベルの違いについては、各ラベルをポイントすると、ラベルの説明とその保持期間を確認できます)。

  5. [保存 ] オプション が表示された場合は、それを選択します。

ドキュメント ライブラリの既定のアイテム保持ラベルSharePoint設定する

  1. ドキュメント ライブラリを開きます。

  2. ウィンドウの右上付近で、ウィンドウの設定を ライブラリ設定リストのSharePointアイコン。  

  3. [ライブラリ の設定] を選択します

  4. [設定] ページ[アクセス許可と管理]で、[このリストまたはライブラリのアイテムにラベルを適用する] を選択します

  5. [ラベル の適用] ページで、ドロップダウン ボックスを選択し、適用するラベルを選択します。

    選択したラベルは、ドキュメント ライブラリに追加された新しいファイルに自動的に適用されます。

  6. 省略可能: 現在ドキュメント ライブラリ内のすべてのファイルにラベルを自動的に適用するには、[ラベルをライブラリ内の既存のアイテムに適用する ] を選択します

  7. [保存] を選択します。

注: アイテム保持ラベルは、ファイル レベルで上書きできます。 つまり、ライブラリの既定のラベルを設定した後でも、必要に応じて、ライブラリ内の個々のアイテムに代替ラベルを割り当てできます。

保持ラベルを含むビューを作成する

[ SharePoint(および Teams) ( OneDrive) では、[ラベル] 列または [アイテム] が [レコード] 列を含むライブラリのビューを作成できます。 このビューでは、すべてのアイテムに割り当てられているアイテム保持ラベルと、レコードであるアイテムを一目で確認できます。 ただし、[アイテム] が [レコード] 列で ビューをフィルター処理できない点に注意してください。 このようなビューを作成する方法を次に示します。

まず、[アイテム保持ラベル] 列を表示します。 

  1. 任意の列の上部で、下向き矢印を選択 詳細を展開するための矢じりアイコン、[列]を選択設定>列を表示/非表示にします

    [列の設定] >リストまたはライブラリで列見出しが選択されている場合は、[列の表示/非表示SharePointオプションが表示されます。
  2. [ビュー列 の編集] ウィンドウ で、[アイテム保持ラベル] のボックス を選択します

    [アイテム保持ラベル] を選択して、その列をライブラリまたはリストに表示します。
  3. 完了したら、[適用] を 選択します

必要に合った場合は、ビューを保存して、後ですばやくアクセスできます。

  1. コマンド バーの右側で、[表示オプション] を選択し、[ビュー>として保存] を選択します

    [ビュー オプションの切り替え] で、[ビューを名前を付けて保存] を選択します。
  2. ビューに名前を割り当てる。

  3. 他のユーザーが表示するために、ビューをパブリックにするかどうかを選択します。

  4. [保存] を選択します。

ラベル付きアイテムに対して一部のアクションが許可されない

アイテムにアイテム保持ラベルがある場合、管理者が選択した設定に応じて、一部のアクションは許可されません。 

ラベル付きアイテムSharePoint編集できないというメッセージが表示される場合は、レコード にラベルが付いたためです。 最初にロックを解除すると、このアイテムを編集できる場合があります。 手順については、次のセクションを参照してください。

レコードのロックを解除する 

保持ラベルの中には、アイテムを保持する必要があるレコードなので、アイテムを"ロック" する機能があります これにより、たとえば、アイテムが削除されるのを防ぐことが可能です。 コントラクトなどについては、これは重要な記録的手段です。 ただし、アイテムを新しいバージョンで変更または更新できるよう、アイテムのロックを解除できる場合があります。 

注: アイテムのロックを解除できるかどうかは、ラベルの構成、サイトの構成、"投稿" アクセス許可を持っているかどうかなど、管理者の管理下にある設定によって決まります。

  1. ライブラリまたはリストで、ロックを解除するアイテムを選択します。

  2. ウィンドウの右上にある [詳細ウィンドウを開く] を選択 [情報] または [詳細ウィンドウを開きます] ボタン

    強調表示された [詳細ウィンドウを開きます] ボタン

  3. [詳細] ウィンドウの [レコードの状態] で、[ロック済み] を選択します

  4. 設定の名前の横にトグル コントロールが表示されます。 トグルをクリックして、[ロック] から [ロック解除]に切り替えます

    トグル コントロールを選択して、[ロック] から [ロック解除] に切り替えます。その逆も選択します。

アイテムのロックが解除された後は、そのアイテムを編集できます。 編集が完了したら、上記の手順に従って [レコードの状態] を [ロック済み] に切り返して、アイテムを再度ロックできます。  

関連項目

管理者向け:許可またはブロックされるアクションの制限を比較する

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