インプレース レコード管理を構成する

任意のサイトでレコードを管理できるため、レコードの管理者は、長期的な価値があるビジネス レコードや法的なレコードの取り扱い方法をより細かく制御できます。 レコードを "インプレース" 管理することによって、それらのレコードを共同作業に組み込み、他のドキュメントと同時に作業することもできます。

レコード管理ソリューションの組織構造に応じて、サイト コレクション レベルでインプレース レコード管理を有効にすることができ、リスト レベルまたはライブラリ レベルで手動でのレコード宣言を無効にすることができます。 ただし既定では、サイト コレクション レベルでこの機能が有効になっている場合、リストおよびライブラリでは、手動でのレコード宣言が許可されています。

注: SharePoint Online では、保持ラベルを使ってコンテンツをレコードとして宣言します。これにより、レコードセンターを使用する必要があります。 レコードセンターを使用している場合は、引き続き保持ラベルとして使用できます。 ただし、レコード管理の目的で、レコードセンターの代わりに保持ラベルを使用することをお勧めします。

SharePoint でインプレースレコード管理を有効にする

まだ完了していない場合は、これらのタスクを実行する前に、インプレースレコード管理を有効にする必要があります。 ライセンス認証を行っている場合は、次の手順をスキップしてください。

  1. トップ レベルのサイトに移動します。

  2. [設定 Office 365 の [設定] ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

    SharePoint のグループに接続されたサイトで、[設定] をクリックし、[サイトコンテンツ] をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[サイト コレクションの機能] をクリックします。

  4. [サイトコレクションの機能] で [インプレースレコード管理] を見つけ、[アクティブ化] をクリックします。

サイト コレクション用のインプレース レコード管理の構成

使用するレコード管理ソリューションが複数のサイトにまたがる場合は、次の方法でレコード管理設定を構成できます。

  • レコードとして宣言されたドキュメントに課す制限の種類を指定します。

  • サイト内のすべてのリストまたはライブラリで、レコードを手動で宣言できるかどうかを指定します。

  • ドキュメントをレコードとして手動で宣言または宣言解除できるユーザーを指定します。

サイトコレクション用のインプレースレコード管理を構成するには

注: まず、インプレース レコード管理機能をコレクション レベルで有効にしてから、この手順を完了してください。

  1. トップ レベルのサイトに移動します。

  2. [設定 Office 365 の [設定] ボタン をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

    SharePoint のグループに接続されたサイトで、[設定] をクリックし、[サイトコンテンツ] をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[レコード宣言の設定] をクリックします。

  4. [レコード宣言の設定] ページの [レコードの制限] セクションで、アイテムがレコードとして宣言されたときにそのアイテムに適用される制限の種類を指定するオプションを選びます。 この設定は、既にレコードとして宣言されているアイテムには適用されません。

    • [制限を追加しない]    レコードにレコード以外のものとは別個のアイテム保持ポリシーを適用するが、レコードが削除または変更されるのをブロックしない場合は、この制限を使用すると便利です。

    • [削除を禁止する]    レコード センターの既定の制限です。

    • 編集と削除を禁止する    この制限は、文書を編集または削除できないように完全にロックする場合に便利です。 アイテムがロックされていることを視覚的に示すために、ドキュメントには "南京錠" アイコンが関連付けられています。

  5. [レコード宣言の許可] セクションで、リストやライブラリでアイテムを手動でレコードとして宣言できるかどうかを指定するオプションを選びます。 [既定で、すべての場所で無効にする] オプションが選択されている場合は、ポリシーまたはワークフローを通してのみ、アイテムをレコードとして宣言できます。

    [レコード宣言の許可] セクションにあるオプションでは、レコード宣言を解除できます。 解除するには、[ポリシー準拠の詳細] で [レコードの状態] の横にある [レコード宣言の解除] をクリックします。 アイテムのレコードとしての宣言を解除することを確認するメッセージが表示されます。

    注: 宣言解除のオプションは、以前にレコードとして宣言されたアイテムにのみ表示されます。

  6. [宣言ロール] セクションで、アイテムをレコードとして宣言または宣言解除できるユーザーの種類を選びます。

    • すべてのリスト投稿者と管理者    リストに対する "アイテムの編集" 権限を持つユーザーは、アイテムをレコードとして宣言および宣言解除できます。

    • リスト管理者のみ    リストに対する "リストの管理" 権限を持つユーザーのみが、アイテムをレコードとして宣言および宣言解除できます。

    • ポリシー操作のみ    システムアカウントとして実行されるポリシーアクションまたはカスタムコードだけが、アイテムをレコードとして宣言および宣言解除できます。

  7. [OK] をクリックします。

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リストまたはライブラリ用のインプレース レコード管理の構成

サイト上の特定のリストまたはライブラリ内でのレコードの作成を許可または禁止するように、レコード管理設定を構成できます。 また、リストやライブラリに追加されたすべてのアイテムが自動的にレコードとして宣言されるように、リストやライブラリを構成することもできます。

リストまたはライブラリ用のインプレース レコード管理を構成するには

  1. レコード管理用に構成するリストまたはライブラリに移動します。

  2. ライブラリの場合は、[ライブラリ ツール] の [ライブラリ] タブをクリックします。 リストの場合は、[リスト ツール] の [リスト] タブをクリックします。

  3. ライブラリ リボンで [ライブラリの設定] をクリックします。 リストの場合は、[リストの設定] をクリックします。

    SharePoint Online で、[設定] をクリックし、[リストの設定] または [ライブラリの設定] をクリックします。

    注: この手順で使用するリボンのボタンが表示されない場合は、画面の解像度またはブラウザー ウィンドウのサイズを調整して、使用可能なすべてのリボン ボタンが表示されるようにする必要があります。 また、グループ ボタンをクリックして、そのグループのボタンの選択を展開することもできます。

  4. [リストの設定] ページで、[レコード宣言の設定] をクリックします。

  5. [レコード宣言の設定] ページの [手動でのレコード宣言の許可] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    • サイト コレクションの既定の設定を使用するかどうかを選ぶ

    • このリストまたはライブラリに対して手動のレコード宣言を許可する

    • このリストまたはライブラリに対して手動のレコード宣言を許可しない

  6. [自動宣言] セクションで、このリストまたはライブラリに追加されたアイテムを自動的にレコードとして宣言するかどうかを選びます。

  7. [OK] をクリックします。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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