ガイド付きチュートリアル: ハブサイトを使用して組織のニュースを設定する

ガイド付きチュートリアル: ハブサイトを使用して組織のニュースを設定する

SharePointを使用すると、組織全体で、わかりやすい発見可能な方法でニュースコンテンツを共有できます。 既定では、ユーザーに対してニュースがどのように関連しているかに応じて、 SharePoint スタートページ、チームサイト、コミュニケーションサイト、ハブサイト、モバイルアプリに SharePoint ニュースが表示されます。 たとえば、重要なニュース記事が、作業の閉じた人物によって投稿されたり、自分がアクティブなサイトに投稿されたりすると、ユーザーに表示されます。

組織には、表示されるニュースの種類、投稿の作成機能など、さまざまなオプションがあります。

この記事では、組織のすべてのレベルでニュースを設定するための包括的な戦略を実装する方法について説明します。

戦略

このチュートリアルでは、さまざまなサイトでニュース web パーツを設定するだけでなく、組織のニュースとして視覚的に区別される "公式" ニュースサイトの設定を含む包括的な戦略を紹介します。さまざまな種類のニュース用にカテゴリを設定するニュース投稿の承認プロセスを設定することもできます。 企業のコミュニケーションサイト、部門のコミュニケーションサイト、部門のチームサイトから取得した、イントラネットハブサイトにニュースを表示します。

ハブサイトのホームページには、ハブに関連付けられたすべてのサイトに対して承認されたすべてのニュースストーリーが表示されます。 つまり、ユーザーは、社内のニュースサイトで作成されたすべてのニュース投稿、部門の通信サイトで作成されたすべてのニュース投稿、部署のチームサイトのニュース記事を表示できます。

イントラネットハブサイトのニュースの例
  1. ハブサイトの一部である "オフィシャル" 企業コミュニケーションサイトからのニュース

  2. ハブサイトの一部である部門コミュニケーションサイトからのニュース

  3. ハブサイトの一部である部門チームサイトからのニュース

コンテンツは、ハブのサイトで次のように表示されます。

  • 各部門のコミュニケーションサイトには、その部門のニュース投稿が表示されます。

  • 各部門のチームサイトには、そのチームサイトで作成されたニュース投稿、および企業のニュースサイトで作成された投稿が表示されます。

ここでは、ニュースフローのしくみについて説明します。

  • すべての従業員には、チームサイトで ニュースを作成 する権限があります。 投稿には、"マイルストーン" または "部署" というタグを付けることができます。

  • 各部門には、部署のコミュニケーションサイトでニュース投稿を作成するタスクが割り当てられている従業員が1人以上います。

  • 部門の通信サイトで作成されたすべてのニュースストーリーは、企業の通信部門の指定されたユーザーが投稿を承認する ページ承認フロー を通じて行われます。

  • 企業コミュニケーション部門からの公式ニュースの投稿は、ハブサイトに関連付けられていない企業ニュースという特別なサイトで作成されます。 このサイトは、"オフィシャル" ニュースとして指定されています。

  • 企業のコミュニケーションから選んだニュースストーリーを含むニュースレターは、毎月、 すべての従業員にメールで送信されます。

ハブサイト構造

会社の通信サイトを除き、すべてのチームとコミュニケーションサイトは、単一のハブサイトに関連付けられています。

各部門には、情報を組織の他の部分と共有するためのコミュニケーションサイトと、部門従業員間の内部通信用の チームサイト があります。

ハブサイト構造の例。

戦略の実装

このセクションでは、このニュース戦略の要件を満たすために SharePoint 環境をセットアップするプロセスについて説明します。 これには、ニュース web パーツのセットアップ、ページライブラリでのページ承認プロセスの作成、ニュースのカテゴリの作成、1つのサイトの "オフィシャルニュース" としての指定が含まれます。

この例では、コミュニケーションサイトとチームサイトはそれぞれハブサイトと関連付けられていることを前提としています (企業通信の例外が発生します)。また、社内の通信サイトには既にいくつかのニュース投稿があります。 このような種類のサイトの設定方法については、「sharepoint ハブサイトをセットアップする」、「 sharepoint Online でコミュニケーションサイトを作成する」、「 Sharepoint でチームサイトを作成する」をご覧ください。

"オフィシャル" 組織のニュースとして会社の通信サイトをセットアップする

企業のコミュニケーションサイトを "オフィシャル" に設定すると、企業のコミュニケーションからのニュース記事が強調表示され、次のような公式の企業ニュースであることがユーザーにわかるようになります。

サイト上の企業ニュースの例

この機能を有効にして、組織のニュースのサイトを指定するには、 SharePoint 管理者は SharePoint Online Powershell コマンドを使用する必要があります。

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

組織のチームサイトでニュースを設定する

部門のチームサイトで、ニュース web パーツをページに3回追加します。 各 web パーツには、ニュースソースとカテゴリに基づいて、さまざまなニュース情報が表示されます。 カテゴリを作成するには、ページライブラリに列を追加して、 作成者が適切なカテゴリでページにタグ付けできるようにします。

カテゴリの列を作成する

  1. 部門のチームサイトで、サイトナビゲーションの [ ページ ] リンクをクリックして、[ページ] ライブラリに移動します。

  2. ページの上部で、[ + 列の追加 ] または [ + ] を選択します。

    ニュースカテゴリの列を設定する例

  3. [ 名前 ] フィールドに、" 投稿の種類" という名前を入力します。

  4. ドロップダウンメニューで、列の種類として [ Choice ] を選びます。

  5. "部署ニュース" と "マイルストーン" の2つの選択肢を用意します。

  6. [保存] をクリックします。

    次に、組織の web サイトから部署のニュース、マイルストーン、ニュースを表示するために、ニュース web パーツを部門のチームサイトのホームページに追加します。

部門ニュースを追加する

  1. [ホーム] ページに1 ~ 3 の右セクションを追加します。

  2. 最初の列に、 ニュース web パーツを追加し、"部署ニュース" というタイトルを入力します。

  3. [Web パーツ] ツールバーの [ [Web パーツの編集] ボタン編集 ] をクリックします。

  4. Web パーツのプロパティウィンドウで、次のオプションを設定します。

    • ニュースソース: このサイト

    • タイトルとコマンドの表示: オン

    • レイアウト: 上のストーリー

    • フィルター: ページのプロパティ

    • プロパティ名: 投稿の種類が Department News に等しい

  5. [ 適用 ] をクリックして変更内容を保存します。

マイルストーンのニュースを追加する

  1. 追加した web パーツの下の同じ列で、 ニュース web パーツをもう一度追加して、"マイルストーン" というタイトルを入力します。

  2. [Web パーツ] ツールバーの [ [Web パーツの編集] ボタン編集 ] をクリックします。

  3. Web パーツのプロパティウィンドウで、次のオプションを設定します。

    • ニュースソース: このサイト

    • タイトルとコマンドの表示: オン

    • レイアウト: 左右に並べて配置する

    • フィルター: ページのプロパティ

    • プロパティ名: 投稿の種類はマイルストーンに等しい

  4. [ 適用 ] をクリックして変更内容を保存します。

企業ニュースを追加する

  1. 2番目の列で、 ニュース web パーツをもう一度追加して、"Corporate news" というタイトルを入力します。

  2. [Web パーツ] ツールバーの [ [Web パーツの編集] ボタン編集 ] をクリックします。

  3. Web パーツのプロパティウィンドウで、次のオプションを設定します。

    • [ニュースソース]: [サイトの選択] を選び、会社のニュースサイトを選びます。

    • タイトルとコマンドの表示: オン

    • レイアウト: 左右に並べて配置する

    • フィルター: ページのプロパティ

    • プロパティ名: 投稿の種類はマイルストーンに等しい

  4. [ 適用 ] をクリックして変更内容を保存します。

これまでの作業をテストするには、部門のサイトでいくつかのニュース投稿を作成します。 投稿の種類が [部署ニュース] に設定されている場合は、ニュースストーリーページのページプロパティを設定して、[投稿の種類] を [マイルストーン] に設定します。 ページのプロパティの設定の詳細については、「 ページの詳細を表示、編集、追加する」を参照してください。

これは、次のように、部署のホームページが完成した後のように見えます。

部門の web サイトにあるニュースの例

部門コミュニケーションサイトを設定する

この例では、コミュニケーションサイトで作成されたニュース投稿は承認されている必要があります。 Microsoft Flow を使用してページ承認を設定することができます。 "人事ページの承認" などのサイト名が含まれた名前をフローに指定し、その承認者をコーポレートコミュニケーション部門の従業員に設定します。

[ページの承認] オプションウィンドウ

次に、サイトのホームページを設定して、このサイトからニュース記事を表示します。

  1. 部門コミュニケーションサイトのホームページで、 ニュース web パーツを追加します。

  2. Web パーツツールバーの [ [Web パーツの編集] ボタン編集 ] を選択します。

  3. Web パーツのプロパティウィンドウで、次のオプションを設定します。

    • ニュースソース: このサイト

    • レイアウト: 上のストーリー

  4. ホームページに表示したいニュース投稿を作成します。 完了したら、ページの右上にある [ 承認のため送信 ] を選択して、ページを承認のために送信します。

フローを設定するときに承認者として指定された従業員は、ページが承認を待つためのメールを受信します。 ページを承認すると、部門のコミュニケーションサイトのニュース web パーツに表示されます。

このサイトでニュース投稿をいくつか作成してください。 各ページが承認のために送信され、承認されていることを確認します。

この例では、人事部の部門コミュニケーションサイトに表示されるニュースの種類を確認できます。

部門コミュニケーションサイトの例

イントラネットハブサイトのホームページを設定する

  • 2 列のセクションをハブサイトのホームページに追加します。

  • 左側の列で、 ニュース web パーツを追加します。

    Web パーツツールバーの [ [Web パーツの編集] ボタン編集 ] を選択します。

  • Web パーツのプロパティウィンドウで、次のオプションを設定します。

    • ニュースソース: [ サイトの選択] を選択し、[ 会社の通信サイト] を選びます。

    • レイアウト: 上のストーリー

  • 右側の列で、 ニュース web パーツをもう一度追加します。

  • Web パーツのプロパティウィンドウで、次のオプションを設定します。

    • ニュースソース: ハブ内のすべてのサイト

    • レイアウト: ハブニュース

完了したら、ページの左側にある企業のコミュニケーションからのニュース投稿だけが表示され、右側に web パーツのハブに関連付けられているすべてのサイトからのニュース投稿が表示されます。

ハブサイトで展開されたニュースの例

独自のニュース戦略の開発

1つの特定の戦略を作業する方法を説明しましたが、独自の戦略について考えることができます。 次のような準備を行うために、自分と自分の組織に質問してください。

  • 現在、ニュースはどのようにやり取りされていますか? 新しいアプローチを利用するときに、既に持っているユーザーまたはプロセスをどのように使用できますか。

  • どのような種類のニュースコンテンツを共有しますか?

  • コンテンツの作成者は誰ですか?

  • ニュースは承認が必要ですか? その場合は、承認プロセスはどのようになるのでしょうか。

  • 現在、ニュースはどのようにやり取りされていますか?

組織および部門全体のコミュニケーション

多くの組織では、従業員の組織全体に情報を伝えるための正式な手段が既に存在しています。 さらに、多くの場合、部門内の従業員は、よりフォーマルな方法で相互に通信できます。 場合によっては、これらのプロセスを考慮することが重要です。これは、場合によっては SharePoint内で同じユーザーまたはプロセスを引き続き利用できるためです。

組織全体のコミュニケーションについて考えている場合は、次のような質問をしてください。

  • 組織の他のユーザーがニュースレターを作成して送信していますか?

  • メールを送信していますか? 必要な場合は、どのニュースを含めるかをユーザーに知らせる現在のプロセスは何ですか。 ニュースレターはどのくらいの頻度で送信されますか?

  • どのニュースが含まれていて、どちらでないかを判断するためのプロセスは何ですか。 誰が意志決定を行うか

  • コンテンツを編集するには、どうすればよいですか。

  • ストーリーに含める画像を決定するためのプロセスは何ですか。

部門レベルで、次のような質問をしてください。

  • 他の部門との間で情報を共有する職務を担当する担当者はいますか?

  • 従業員はメールやメッセージングなどのツールを使用して、情報をお互いに共有していますか?

  • どのようなコンテンツが共有されていますか?

コンテンツの種類と関連度

ニュース戦略を構築するための次の手順は、組織によって生成されるニュースのコンテンツの種類を評価することです。 ニュース記事の種類には、次のようなものがあります。

  • "ニュース" のストーリーには、会社や組織が公共の報道になったことを社員に通知するものです。たとえば、商業文書またはニュースプログラムに表示されます。

  • 新製品のリリースや新しいイニシアチブの開始などの会社のお知らせまたはマイルストーン

  • 従業員が結婚した、お子様がいる、または退職したなどの従業員のマイルストーン

  • 給付金へのサインアップやトレーニングの参加者など、従業員がアクションを実行する必要がある情報

このコンテンツについて考えている場合は、組織内のさまざまなグループの関連性と重要性を考慮することが重要です。 例えば:

  • 組織内のすべてのユーザーが、いつでも特典にサインアップできるかどうかを判断する必要があります。 これは、すべてのユーザーにとって重要であり、関連するものです。

  • 経理部のユーザーは、会計慣行に関連する新しい法律を知っている必要があります。 これは、それらに関連して重要です。 ただし、組織内の他のユーザーには関係ありません。

  • 営業部では、金曜日の休憩室に料理の競争力があります。 これは営業部門のメンバーに関連している可能性がありますが、それは重要ではありません。また、組織内の他のユーザーがそれを関連または重要と見なすことはありません。

コンテンツを検討する目的は、より一般的な方法、二次的な方法でコンテンツを提示する必要がある内容を書き留めておくことです。 この質問に対する回答は、会社の規模などの要因によって異なります。 小規模企業の場合は、従業員のマイルストーンを会社全体に表示することができます。また、大企業の場合は、特定の部門の社員にのみ表示されることがあります。

誰が何をしているのか

ニュースコンテンツを作成しているのは誰ですか?

組織によっては、企業のコミュニケーション部門など、1人または複数のユーザーによってニュースのコンテンツが作成され、管理される場合があります。 この集中化されたアプローチは、ニュースコンテンツを作成して管理するための簡単なアプローチを作成し、会社全体の重要なコンテンツのみが公開されるようにします。 ただし、この方法では、多くの場合、1人のユーザーまたは1つのグループの時間を集中的に処理する必要があるため、通常生成されるニュースコンテンツの量が少なくなります。 文書のプロセスを組織内の他のユーザーに公開することで、他のユーザーがニュースのコンテンツを作成できるようになります。 組織内のユーザーによって作成されたニュースのコンテンツは、部門のアクティビティにより新しいものになり、コンテンツの関連性が高くなります。

誰がニュースコンテンツを承認していますか?

他のユーザーがニュースコンテンツを作成できるようにすると、そのコンテンツは品質コンテンツの条件に一致しないように作成される可能性があります。 これには、スペルミスや文法上の誤りがある内容、不適切な言語を使用している、または単に無関係であるコンテンツが含まれる場合があります。 承認プロセスを実施して、コンテンツが発行に必要な条件を満たしていることを確認することができます。

SharePointを使用して、ユーザーはどのようにしてニュースを利用しますか?

従来、イントラネットサイトは、ユーザーがイントラネットのホームページに移動し、そこでニュースを利用することを前提として構築されています。 このシナリオでは、重要な会社ニュースがホームページに表示され、部門サイトから集計されたストーリーの追加ニュースフィードが表示されます。 これは、"オフィシャル" コンテンツ (通常は重要であり、すべての従業員に関連するもの) が表示され、集計されたコンテンツが他の部門サイトから "引き出されている" という、"プル" シナリオです。 ただし、多くの場合、ユーザーはイントラネットのホームページに移動しません。 ユーザーは、部署のサイトのホームページに直接移動できます。このサイトには、関連する情報がほとんど含まれているためです。 場合によっては、組織が "プッシュ" シナリオを実装することを選択することもあります。公式情報は、部門のサイトに "プッシュ" され、部門で作成されたニュース記事と共に表示されます。

組織でハブサイトを使用している場合は、ニュースのコンテンツをハブレベルで集計できます。 組織で複数のハブを実装している場合は、これらの再生が全体的なニュース戦略にどのように関係しているかを考えることが重要です。 内部と外部の両方の部署のサイトを作成するのが一般的です。 内部の部門サイトは、通常、グループに接続された SharePoint チームサイトです。 このサイトは、その部門のメンバーのみを対象としています。 ただし、パブリック SharePoint コミュニケーションサイトもあり、その部署から組織全体に情報を伝えるために使用されます。

このモデルを使用すると、部門の通信サイトで作成されたすべてのニュース投稿が表示されますが、ユーザーは所属するチームサイトで作成されたニュース投稿のみを表示します。

また、ユーザーがコンテンツを消費する可能性があるその他の場所についても考慮することが重要です。 ユーザーは、モバイルデバイスの SharePoint アプリと Office 365 の SharePoint ページで、ニュース記事を読むことができます。 さらに、サイトの所有者は、最近のニュース記事のニュースレターを作成して、ユーザーに送信したり、グループに接続された SharePoint サイトから Microsoft Teams チャネルにニュース記事を投稿したりすることができます。

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