サイトメールボックスではなく Office 365 グループを使用する

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サイトメールボックスは、選択のコラボレーションツールとして、多くの組織で使用されています。 共通のメールボックスについては、チームまたはプロジェクトに関連するメールを1か所にまとめて保存し、すべての共通ファイルを保存する SharePoint サイトを作成するために役立ちます。 ただし、共同作業の方法が何年も変わったため、お客様は、よりアクティブなコラボレーションの形成を促進するソリューションを求めてきました。 このため、廃止されたサイトメールボックスが用意されています。 Office 365 グループに移行することで、より豊かなコラボレーションエクスペリエンスを実現することをお勧めします。

この決定の詳細については、「サイトメールボックスの廃止」を参照してください。

Office 365 のグループを使用すると、共同作業するチームメイトを選定し、それらのメンバーが共有するリソースでの共同作業を簡単にセットアップすることができます。 グループにメンバーを追加すると、グループに提供されているツールに必要な権限が自動的に付与されるため、これらすべてのリソースに手動で権限を割り当てることについて心配する必要はありません。

Office 365 グループは、サイトメールボックスが提供する機能を超えています。次のものが含まれます。

  • ゲストアクセス–サイトメールボックスを使用すると、組織外のユーザーにアクセスできませんでした。 グループでは、メールの会話やファイル、さらには共有の OneNote ノートブックへのゲスト アクセスを用意することができます。

  • 共有の受信トレイ-従来はメールボックスで行われていた会話が行われます。 この共有の受信トレイは完全に検索することができ、グループ メッセージのライブ アーカイブを作成できます。 グループに Newcomers すると、履歴を検索またはスクロールして戻ることができます。これにより、グループとのやり取りが早くなります。

  • 共有ファイルライブラリ-グループには SharePoint ファイルライブラリがあり、ユーザーはドキュメント、ブック、プレゼンテーション、画像、または操作する必要があるその他の種類のファイルの保存、共有、共同作業を行うことができます。

  • 共有予定表-グループは、グループに関連するイベントを投稿するための共有予定表を取得します。 グループに登録した各メンバーは、予定表に投稿されたイベントに自動的に招待されるため、必要に応じてそれらのイベントも Office 365 の予定表に表示されます。

  • 共有の OneNote ノートブック-グループのメンバーが情報を収集して共同作業を行うことができる共有の OneNote ノートブックが自動的に設定されます。 多くのグループはノートブックを使用して、よく寄せられる質問やその他のリソースを含む、生きた wiki を作成します。

  • コンテンツを見つけることができます。 Outlook のグループは既定で組織内で公開されているため、組織内の他のユーザーがグループの教材を見つけて参加したりレビューしたりするのは簡単です。 グループのコンテンツの機密性が高い場合は、グループをプライベートに切り替えることができます。これにより、メンバー以外のコンテンツが非表示になり、グループの所有者が参加要求を承認する必要があります。

  • セルフサービスの作成-管理者は、グループを作成するためにユーザーからの要求によって遅くなりダウンする必要はありません。 ユーザーは必要に応じて独自のグループを作成できます。 組織内のどのユーザーがグループを作成できるかを制御する場合は、「 Office 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。

ディレクトリの管理

管理下のディレクトリを管理することは、すべての管理者にとって重要です。 Office 365 グループには、次のような便利なツールが用意されています。

  • 名前付けポリシー-名前付けポリシーを使用すると、グループに対して許容される名前ではなく、何を定義することもできます。 これによりユーザーは不適切または禁止された名前をグループに付けることができなくなります。 さらに、会社標準のプレフィックスまたはサフィックスをグループ名に適用することもできます。

  • 動的メンバーシップ-動的メンバーシップを使って、active directory のメタデータ (部署やロールなど) に基づいて、グループメンバーシップを追加 (または削除) することができます。

  • 非表示のグループメンバーシップ-メンバーが学生の場合など、グループのメンバーシップリストを社外秘にしたいと考えている場合は、メンバーリストを外部関係者から隠すことができます。

  • 作成権限 - 新しいグループの作成を許可したくないユーザーが組織内に存在する場合があります。 ディレクトリ内で作成権限を管理するための方法がいくつかあります。

  • 監査ログ - Office 365 グループの監査ログを使用すると、特定のグループを作成または削除したユーザー、あるいはグループのメンバーシップに変更を加えたユーザーを把握することができるので、グループ作成およびメンバーシップの管理をユーザーに確信をもって許可することができます。

配信管理

配信管理では、グループ別にメッセージを送信または受信する方法を操作する手段が提供されています。 さらに、これらのメッセージのフローを監視するためのツールも用意されています。

  • 送信形式または代理送信 - これらの設定では、指定したユーザーが、グループからの送信であるかのように (つまり、グループの代理として) メールを送信することができます。

  • 送信者制限 - これらの設定では、グループへのメッセージの送信を許可するユーザーを管理することができます。 外部関係者からのメールを許可するようにグループを構成できますが、許可の対象を特定の外部関係者のみに限定したい場合があります。

  • 外部ユーザーのサポート - ゲストをグループに招待することにより、グループ内で行われるメールの会話にゲストを参加させることができます。

  • トランスポートルール-トランスポートルールは、Exchange の場合と同様に、グループに対して機能します。 ルールは、特定の条件を満たしているメッセージを検索して、それらのメッセージに対して操作できるようにすることができます。

  • メールヒント - メール ヒントは、ユーザーがメッセージを作成するときにユーザーに表示される有益なメッセージです。 作成中のメッセージが外部の関係者に届いたり、メッセージのクォータを超えたりする可能性がある場合にユーザーに警告を表示して、NDR の削減を支援します。

  • 複数のプロキシ アドレス - グループは、ユーザー メールボックスの場合と同様に、エイリアスを持つことができます。 追加のプロキシ アドレスは、その他のエイリアスに送信されたメッセージを受け入れる場合、または長い名前またはスペリングが難しい名前を持つグループに容易に到達する場合に便利です。

  • 送受信の最大サイズ - これらのクォータでは、記憶域と帯域幅の要件を適切に管理するために、グループがとても大きなメッセージを受信 (または送信) する場合の問題を軽減することができます。

コンテンツ ポリシー

Office 365 はまた、グループ内で共有されるコンテンツの種類を管理するためのツールもいくつか提供しています。

使用方法のガイドライン - Office 365 グループの使用方法のガイドラインを定義できるようになります (グループを効果的に維持するのに役立つベスト プラクティスについて、また内部のコンテンツ ポリシーについてユーザーを教育するために)。

データの分類-ポリシーの種類 ("未分類"、"社外秘"、"上位秘密" など) 別にグループを分離できる、カスタマイズ可能なデータ分類365システムを作成することができます。 この方法では、組織内の他のコンテンツのポリシーをグループで示すことができます。 拡張ポリシーを使用すると、グループが作成または変更されたときに呼び出されるエンドポイントを構成することができます。その後で、グループの作成や変更に独自のポリシーを実装することができます。

なぜこのような変更を行っているのですか?

サイトメールボックスでは、受動的な共同作業形式が奨励します。 最新のチームにとって、共同作業がますます重要になるため、お客様は、よりアクティブなコラボレーションエクスペリエンスを提供するソリューションを求めてきました。 このため、サイトメールボックスの廃止とグループの使用の促進を決定しました。

グループの使用を開始するのは簡単です。数分で起動して実行することができます。

次の手順に従って、Office 365 グループに付属する SharePoint Online チームサイトを作成します。

  1. SharePoint Online に移動します。 Https://www.office.comで Office 365 ポータルにサインインし、ブラウザーの右上隅にあるアプリ起動ツールをクリックして、このページにアクセスできます。

  2. SharePoint ホームページで [ + サイトの作成] をクリックし、[チームサイト] を選択します。

  3. ポップアップ表示されるウィンドウに、新しいチームサイトの名前と説明を入力します。 組織で必要なその他のフィールドに入力し、[次へ] をクリックします。

  4. 所有者とメンバーを次のウィンドウのサイトに追加し、[完了] をクリックします。 クラシックエクスペリエンスチームサイトに属している同じメンバーを追加することもできます。

新しく作成された SharePoint Online チームサイトを使用する準備ができました。 詳細については、「SharePoint Online でチームサイトを作成する」を参照してください。

グループにアクセスするには、アプリ起動ツールをクリックして [メール] に移動します。 [フォルダー ] の下に [グループ] タブが表示され、SharePoint のサイト名と同じ名前のグループが作成されます。 このグループは、共有メールボックスを会話スペースの形式で格納します。 [ファイル] タブでは、sharepoint サイトからドキュメントページのクイックビューを表示し、グループ予定表と SharePoint サイトから表示することもできます。

これで、グループを使用する準備ができました。

既存のサイトメールボックスについて

サイトメールボックスには、業務の継続性に必要な重要なデータが含まれていることがあります。 既存のサイトメールボックスは、その期間の前と同じように動作します。

Project Online を使用している場合はどうすればよいですか?

Project onlineをご利用の場合は、SharePoint online チームサイトに接続できません。 ただし、引き続き機能する従来のエクスペリエンスプロジェクトチームサイトを使用することはできますが、新しいサイトメールボックスを作成することはできません。 サイトと共にメールソリューションが必要な場合は、新しい Office 365 グループを作成し、それをメールに使用することをお勧めします。 詳細については、「Outlook でグループを作成する」を参照してください。

弊社では、長期的なソリューションの開発を進めており、解決策があると通知されます。

次の作業

テナント管理ツールを展開して、既存の SharePoint チームサイトを新しい Office 365 グループに接続することを開始しました。 詳細については、この投稿を参照してください。

詳細情報

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この記事の最終更新日は2018年7月10日です。コメントの結果として作成されました。 この情報が役に立つことがわかった場合は、下のフィードバックコントロールを使用して、ご意見をお聞かせください。

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