サイト コレクションのドキュメント ID をアクティブ化および構成する

サイト コレクションのドキュメント ID をアクティブ化および構成する

ドキュメント ID を使うと、場所にかかわらずアイテムを簡単に追跡することができるので、ドキュメントの管理に役立ちます。 たとえば、あるドキュメント ライブラリの契約書を別のサイトのアーカイブ ライブラリに移動した場合、その契約書のドキュメント ID は変更されません。 ドキュメント ID を使うと、アーカイブされた契約書を簡単に見つけることができます。 ドキュメント ID はアップロードされるドキュメントに自動的に割り当てられ、この ID により、そのライフ サイクル全体を通じてアイテムが追跡されます。 ドキュメント ID はドキュメント セットに割り当てることもできます。

ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する

ドキュメントまたはレコードを追跡するためにドキュメント ID を使うには、まずサイト コレクションで機能をアクティブにする必要があります。

ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する

注: ドキュメント ID 機能を有効にするには、サイト コレクションの管理者である必要があります。

  1. トップレベル サイトまたはサイト コレクションに移動します。

  2. [設定] SharePoint 2016 のタイトル バーにある設定ボタン をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

    SharePoint グループに接続したサイトで、[設定] SharePoint 2016 のタイトル バーにある設定ボタン 、[サイト コンテンツ]、[サイトの設定] の順にクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[サイト コレクションの機能] をクリックします。

  4. ドキュメント ID サービスの横にある [アクティブ化] をクリックします。 アイテムの横にアクティブのアイコンが表示され、現在のサイト コレクションに対してこの機能がアクティブ化されます。

サイト コレクションのドキュメント ID を有効化および構成する

特定のサイト コレクションに対してドキュメント ID 機能を有効にすると、サイト コレクション内のすべてのドキュメントに自動的にドキュメント ID が割り当てられます。 サイト コレクションのドキュメント数によって、このプロセスの実行時間は変わります。

注: ドキュメント ID 機能を有効にして構成するには、サイトコレクション管理者である必要があります。

  1. トップレベル サイトまたはサイト コレクションに移動します。

  2. [設定] SharePoint 2016 のタイトル バーにある設定ボタン をクリックして、[サイトの設定] をクリックします。

    SharePoint グループに接続したサイトで、[設定] SharePoint 2016 のタイトル バーにある設定ボタン 、[サイト コンテンツ]、[サイトの設定] の順にクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[ドキュメント ID の設定] をクリックします。

  4. [ドキュメント ID の設定] ページの [ドキュメント ID の割り当て] セクションで、[ドキュメント ID の割り当て] チェック ボックスがオンになっていることを確認します。

    [ドキュメント ID の設定] ページの [ドキュメント ID の割り当て]

    注: サイトコレクションでドキュメント Id を有効にすると、次のメッセージが表示されます: ドキュメント ID 機能の構成は、自動化されたプロセスによって完了する予定です。 このプロセスにかかる時間は、サイトコレクション内のドキュメントの数によって異なります。

    1. 各ドキュメント ID の先頭に自動的に追加される文字または数値のカスタム文字列を設定するには、[ID の先頭に付ける文字] の下に文字列を入力します。

    2. サイト コレクションの既存のすべてのドキュメント ID に接頭辞を自動的に追加する場合は、[これらの文字で始まる、このサイト コレクションのすべてのドキュメント ID をリセットする] チェック ボックスをオンにします。

    3. ドキュメント ID のルックアップ検索範囲のセクションで、ID ルックアップの検索範囲として使うサイトを選びます。

  5. [OK] をクリックします。

サイト コレクションのドキュメント ID を有効にすると、サイト コレクション レベルのドキュメントおよびドキュメント セット コンテンツ タイプに列が追加されます。 アイテムに割り当てられている ID は、[ドキュメント ID] 列に表示されます。 [ドキュメント ID] はドキュメント ライブラリの [詳細] ウィンドウで確認してください。

[詳細] ウィンドウに表示されたドキュメント ID

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