タスク管理 Access データベース テンプレートを使用する

Access タスク 管理データベース テンプレートを使用 して、自分またはチームが完了する必要がある作業項目のグループを追跡します。 また、タスクの詳細の検索とフィルター処理、列の表示と非表示、メール メッセージの送信、タスク所有者のアドレスのマップを行います。

このテンプレートの使用に関するビデオをご覧ください。 「タスク管理データベース テンプレート を使用する」を参照してください

注: タスク管理データベース テンプレートは、ここ数年で更新されています。 以下の手順は、ダウンロード可能な最新バージョンのテンプレートを参照しています。 以下の手順が表示されている手順と一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

データベースを使用する

この記事では、タスク管理データベース テンプレートを使用する基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

  • データベースを初めて開いた場合は、"ようこそ" フォームが表示されます。 次にデータベースを開いた際にこのフォームが表示されるのを防ぐには、[このデータベースを開いた場合にようこそを表示する] チェック ボックスを オフ にします。

    [ようこそ] フォームを閉じて、データベースの使用を開始します。

  • すべてのデータベース コンテンツが有効になっているか確認するには、メッセージ バーで [このコンテンツを有効にする ] をクリックします

    データベース コンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定 する」を参照してください

タスクまたは連絡先を検索する

[クイック検索]ボックスでは、[タスク リスト]フォームまたは [連絡先リスト] フォームの連絡先からタスクをすばやく検索できます。

  • クイック検索ボックスに検索する テキストを入力 し、Enter キーを押します。

    リストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードだけが表示されます。 完全な一覧に戻る場合は、[現在の検索をクリア ] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。

タスク リストをフィルター処理する

[タスク リスト] フォーム では、タスクの一覧をフィルター処理し、今後使用するためにお気に入りのフィルターを保存できます。

  1. フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択して、フィルターを適用します。

  2. [フィルター の保存] をクリックします

  3. [フィルターの 詳細] フォームで、フィルターの名前と説明を入力し、[閉じる] をクリック します

  4. [お気 に入りのフィルター] ボックス を使用して保存済みのフィルターを適用するか、(フィルターのクリア ) をクリックしてフィルターを削除します。

列を表示または非表示にする

タスク リスト フォームと 連絡先 リスト フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。 表示するフィールドを変更するには:

  1. [フィールド の表示/非表示] をクリックします

  2. [列 の再表示] ダイアログ ボックスで、 チェック ボックスをオンにします。 このチェック ボックスをオフにすると、列が非表示にされます。

タスクまたは連絡先の詳細を表示する

[ タスクの詳細] フォームと [連絡先の詳細 ] フォームでは、アイテムの詳細を表示して入力できます。 [タスクの詳細 ] フォームまたは [連絡先の詳細 ] フォームを表示 するには、

  • [タスクの詳細]フォームまたは[連絡先の詳細] フォームで、表示するアイテムの横にある [開く] をクリックします。

添付ファイルを追加する

[タスク の詳細] フォームと [連絡先の詳細 ] フォームでは、画像や他の添付ファイルを追加できます。

  • [タスクの詳細] フォームの図枠 下で、[添付ファイルの追加または削除] をクリックします

    [連絡先の詳細] フォームの図 枠の 下にある [画像の編集] をクリックします

  • [添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[追加] を クリックします

  • [ファイル の選択] ダイアログ ボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。

  • 追加するファイルを選択し、[開く] をクリック します

  • [添付ファイル ] ダイアログ ボックスで 、[OK] をクリックします

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルを含む、アイテムごとに複数のファイルを添付できます。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用している場合は、情報を再入力することなく、そのプログラムから連絡先またはタスクの所有者を追加できます。

  1. 連絡先リスト フォームで、[Outlook から追加] をクリックします

  2. [追加 する名前の選択 ] ダイアログ ボックスで、データベースに追加する名前を選択します。

  3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の住所の地図を表示する

[連絡先 の詳細] フォームで、連絡先の住所を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

  • [クリック してマップ] をクリックします

レポートを表示する

タスク データベースには、アクティブ なタスク、タスクの詳細、連絡先アドレスなどの複数のレポートが含まれています。 レポートを表示するには:

  • ナビゲーション ウィンドウの [ レポート]で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタム レポートを作成できます。 詳細については、「単純なレポートを作成する 」の記事を参照してください

タスク管理データベース テンプレートを変更する

[タスク] テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを [タスク リスト] フォーム、[タスク詳細] フォーム、および [タスクの詳細] レポートに追加して、タスク データベースをカスタマイズします。

[タスク] テーブルにフィールドを追加する

  1. 開いているすべてのタブを閉じます。

  2. ナビゲーション ウィンドウで、[タスク] テーブルを ダブルクリック します。

  3. [新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで 、右にスクロールします。 列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。

列に初めてデータを入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームまたはレポートにフィールドを追加する

テーブルにフィールドを追加したら、フォームまたはレポートに追加できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、[レイアウト ビュー] を クリックします

  2. [書式] タブの [コントロール] グループで、[既存のフィールドの追加] をクリックします。

  3. 目的のフィールドをフィールド リストからフォームまたはレポートにドラッグします。

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