テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートで並べ替え順序を保存する

Access のテーブル、クエリ、フォーム、またはレポートのデータを並べ替える場合は、オブジェクトと一緒に並べ替え順序を保存できます。 これらのオブジェクトの 1 つでデータを並べ替え、そのオブジェクトを保存すると、オブジェクトを保存するときに有効な並べ替え順序が自動的にオブジェクトと一緒に保存されます。 オブジェクトを次に開いた場合に、保存した並べ替え順序を有効にするかどうかを指定できます。

クエリとレポートの場合は、既定の並べ替え順序を定義することもできます。 他の並べ替え順序が指定されていない場合、既定の並べ替え順序はクエリまたはレポートのデータに適用されます。

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保存済み並べ替え順序を理解する

保存した並べ替え順序には、次の 2 種類があります。

  • 最終適用    最後に適用された並べ替え順序は、オブジェクトが最後に保存された際に有効だった並べ替え順序です。 テーブル、クエリ、フォーム、レポートには、すべて最後に適用された並べ替え順序を設定できます。

  • 既定    既定の並べ替え順序は、クエリまたはレポートのデザインに組み込されています。 既定の並べ替え順序は、他の並べ替え順序が指定されていない場合に適用されます。

最後に適用された並べ替え順序

データの並べ替え中にテーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを保存すると、オブジェクトを保存すると、並べ替え順序が自動的に保存されます。 これは、最後に適用された並べ替え順序と呼ばれる。 並べ替え順序を作成すると、実際にはオブジェクトのデザインが変更されます。

次回オブジェクトを開いた時に最後に適用された並べ替え順序を自動的に適用する場合は、オブジェクトの "読み込み時に並べ替え順序" プロパティを [はい] に設定します。 このプロパティを設定するには、オブジェクトをデザイン ビューで開いている間に、次の手順 を実行します

  1. F4 キーを押してプロパティ シートを表示します。

    プロパティ シートが既に表示されている場合、この手順は不要です。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合は、プロパティ シートの [全般] タブで、[読み込み時の順序] プロパティを [はい] に設定します

    • オブジェクトがフォームまたはレポートの場合は、プロパティ シートの [データ] タブで、[読み込み時の順序] プロパティを [はい] に設定します

注: "読み込み時に並べ替え順序" プロパティを [いいえ] に設定すると、最後に適用された並べ替え 順序が適用 されるのを防 ぐ方法があります

既定の並べ替え順序

最後に適用した並べ替え順序は、ユーザーがオブジェクトを並べ替え、保存するたびに変更される可能性があるため、既定の並べ替え順序を定義できます。 既定の並べ替え順序はオブジェクトのデザインの一部であり、別の並べ替え順序を適用しても変更されません。

クエリまたはレポートの既定の並べ替え順序のみを指定できます。 既定の並べ替え順序は、現在または最後に適用された並べ替え順序で上書きされませんが、現在または最後に適用された並べ替え順序が削除された場合にのみ有効になります。

クエリの既定の並べ替え順序を定義する

  1. クエリをデザイン ビューで開きます。

  2. 並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。

    フィールドがデザイン グリッドに表示されます。

  3. デザイン グリッドで、追加したフィールドの [ 表示 ] 行のボックスをオフにします。

  4. [並 べ替え ] 行で、フィールドを昇順 (最初に最小の値) で並べ替えるかどうかを指定します。A から Z) または降順 (最大の値が最初です。Z から A)。

  5. 複数のフィールドで並べ替えを行う場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して、並べ替えフィールドを追加します。

    注: 複数のフィールドで並べ替える場合、最初に指定した最初のフィールド、次に指定した次のフィールドで結果が並べ替えされます。 たとえば、"名" で並べ替え、次に "誕生日" で並べ替える場合、"生年月日" の値に関係なく、"名" の値が "Dow" のレコードの前に表示されます。 各 [生年月日] フィールドの値に従って、各 [名] フィールド内のレコードが並べ替えされます。

  6. クエリを保存するには、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

注: クエリから既定の並べ替え順序を削除するには、クエリ デザイン グリッドから並べ替えフィールドを削除します。

レポートの既定の並べ替え順序を定義する

  1. レポート ビューまたはレイアウト ビューでレポートを開きます。

  2. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [詳細設定] をクリックし、ショートカット メニューの [フィルター/並べ替えの編集] をクリックします。

    新しいドキュメント タブが表示され、デザイン グリッドと、並べ替えるフィールドを選択できるウィンドウが含まれる。

  3. ウィンドウで、並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。

    フィールドがデザイン グリッドに表示されます。

  4. デザイン グリッドの [並べ替え] 行で、フィールドを昇順 (最初に最小の値) で並べ替えるかどうかを指定します。A から Z) または降順 (最大の値が最初です。Z から A)。

  5. 複数のフィールドで並べ替えを行う場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して、並べ替えフィールドを追加します。

    注: 複数のフィールドで並べ替える場合、最初に指定した最初のフィールド、次に指定した次のフィールドで結果が並べ替えされます。 たとえば、"名" で並べ替え、次に "誕生日" で並べ替える場合、"生年月日" の値に関係なく、"名" の値が "Dow" のレコードの前に表示されます。 各 [生年月日] フィールドの値に従って、各 [名] フィールド内のレコードが並べ替えされます。

  6. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で、[フィルターの切り替え] をクリックします。

注: レポートから既定の並べ替え順序を削除するには、デザイン グリッドから並べ替えフィールドを削除します。

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