テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを使って並べ替え順序を保存する

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テーブル、クエリ、フォーム、またはレポートのデータを並べ替えると、並べ替え順序をオブジェクトに保存できます。これらのオブジェクトのいずれかでデータを並べ替えてからオブジェクトを保存すると、オブジェクトを保存するときに有効な並べ替え順序が自動的にオブジェクトと共に保存されます。オブジェクトが次に開かれたときに、保存された並べ替え順序を有効にするかどうかを指定できます。

クエリとレポートの場合は、既定の並べ替え順序を定義することもできます。他の並べ替え順序が指定されていない場合、既定の並べ替え順序はクエリまたはレポートのデータに適用されます。

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保存された並べ替え順序を理解する

保存された並べ替え順序には、次の2種類があります。

  • 最後に適用さ   れた最後に適用された並べ替え順序は、オブジェクトが最後に保存されたときに有効になった並べ替え順序です。テーブル、クエリ、フォーム、レポートには、すべて最後に適用された並べ替え順序を設定できます。

  • 既定   既定の並べ替え順序は、クエリまたはレポートのデザインに組み込まれています。他の並べ替え順序が指定されていない場合は、既定の並べ替え順序が適用されます。

最後に適用された並べ替え順序

データの並べ替え時にテーブル、クエリ、フォーム、またはレポートを保存すると、オブジェクトを保存すると、並べ替え順序が自動的に保存されます。これは、最後に適用された並べ替え順序と呼ばれます。並べ替え順序を作成すると、実際にはオブジェクトのデザインが変更されます。

次にオブジェクトを開いたときに、最後に適用された並べ替え順序を自動的に適用する場合は、オブジェクトの [読み込み時の順序] プロパティを [はい]に設定します。このプロパティを設定するには、オブジェクトをデザインビューで開いているときに、次の手順を実行します。

  1. プロパティシートを表示するには、F4 キーを押します。

    プロパティシートが既に表示されている場合は、この手順は必要ありません。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • オブジェクトがテーブルまたはクエリの場合は、プロパティシートの [全般] タブで、[読み込み時の順序] プロパティを [はい] に設定します。

    • オブジェクトがフォームまたはレポートの場合は、プロパティシートの [データ] タブで、[読み込み時の順序] プロパティを [はい] に設定します。

注: [読み込み時に受注] プロパティを [いいえ] に設定することで、最後に適用された並べ替え順序が適用されないようにすることができます。

既定の並べ替え順序

最後に適用された並べ替え順序は、他のユーザーがオブジェクトを並べ替えて保存するたびに変更できるため、既定の並べ替え順序を定義することが必要になる場合があります。既定の並べ替え順序は、オブジェクトのデザインの一部であり、別の並べ替え順序を適用しても変更されません。

クエリまたはレポートの既定の並べ替え順序のみを指定できます。既定の並べ替え順序は現在または最後に適用された並べ替え順序によって上書きされませんが、現在または最後に適用された並べ替え順序が削除された場合にのみ有効になります。

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クエリの既定の並べ替え順序を定義する

  1. クエリをデザイン ビューで開きます。

  2. 並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。

    デザイングリッドにフィールドが表示されます。

  3. デザイングリッドで、追加したフィールドの [表示] 行のボックスをオフにします。

  4. [並べ替え] 行で、フィールドを昇順で並べ替えるかどうかを指定します (最初に小さい値を入力します。A から Z) または降順 (最初に最大値を指定します。Z-A)。

  5. 複数のフィールドで並べ替えを行う場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して、並べ替えフィールドを追加します。

    注: 複数のフィールドで並べ替えを行うと、指定した最初のフィールドによって最初に並べ替えられ、次に指定したフィールドが検索されます。たとえば、姓で並べ替えてから生年月日を指定すると、"姓" の値が "名前" であるすべてのレコードが、生年月日の値に関係なく、スティーブンスの姓の値を持つレコードの前に表示されます。[姓] フィールド内のレコードは、[誕生日] フィールドの値に基づいて並べ替えられます。

  6. クエリを保存するには、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。

注: クエリから既定の並べ替え順序を削除するには、クエリデザイングリッドから並べ替えフィールドを削除します。

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レポートの既定の並べ替え順序を定義する

  1. レポートを開きます。

  2. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で [詳細設定] をクリックし、ショートカット メニューの [フィルター/並べ替えの編集] をクリックします。

    デザイングリッドと、並べ替えの基準となるフィールドを選択できるウィンドウが含まれた [新しいドキュメント] タブが表示されます。

  3. ウィンドウで、並べ替えに使用するフィールドをダブルクリックします。

    デザイングリッドにフィールドが表示されます。

  4. デザイングリッドの [並べ替え] 行で、フィールドを昇順で並べ替えるかどうかを指定します (最初に小さい値を入力します。A から Z) または降順 (最初に最大値を指定します。Z-A)。

  5. 複数のフィールドで並べ替えを行う場合は、手順 2 ~ 4 を繰り返して、並べ替えフィールドを追加します。

    注: 複数のフィールドで並べ替えを行うと、指定した最初のフィールドによって最初に並べ替えられ、次に指定したフィールドが検索されます。たとえば、姓で並べ替えてから生年月日を指定すると、"姓" の値が "名前" であるすべてのレコードが、生年月日の値に関係なく、スティーブンスの姓の値を持つレコードの前に表示されます。[姓] フィールド内のレコードは、[誕生日] フィールドの値に基づいて並べ替えられます。

  6. [ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] で、[フィルターの切り替え] をクリックします。

注: レポートから既定の並べ替え順序を削除するには、デザイングリッドから並べ替えフィールドを削除します。

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