テーブルを開く、またはクエリの結果を表示すると、 Access またはクエリの結果がデータシート ビューに表示されます。 データシート ビューに表示されるテーブル のデータまたはクエリの結果は、一般的にデータシートと呼ばれます。 データシートの外観をカスタマイズして、単純なレポートとして使用する特定のデータを表示できます。
目的に合ったトピックをクリックしてください
データシートについて
データシートは、テーブルに含まれるデータ、またはクエリによって返される結果を視覚的に表現します。 次に示すように、テーブル、フォーム、またはクエリ結果の各レコードのフィールドが表形式 (行と列) 形式で表示されます。
既定では、テーブルとクエリはデータシート ビューで開きます。 ナビゲーション ウィンドウでテーブルまたはクエリを右クリックし、ショートカット メニューの[開く] をクリックして、テーブルまたはクエリをデータシートとして開きます。
行や列に特定の書式を適用したり、合計行を追加したりすると、データシートは単純なレポートとして機能することもできます。
列または行を変更および移動してデータを整理する
データシートを表示しやすくしたり、特定の時刻に必要なデータのみを表示したりするために、データを整理できます。 このセクションでは、この作業を行う方法について説明します。
列または行のサイズを変更する
場合によっては、データシートのすべての列が画面や印刷物に収まらない場合や、個々の列が内容に必要なスペースを超える場合があります。 さらに、行の高さを変更して、列に収まらないテキストを新しい行で続行できます。
データシート ビューでテーブル、クエリ、またはフォームを開いた後は、個々の列のサイズを手動で変更するか、列の内容に合わせて列のサイズを自動的に変更できます。
列のサイズを手動で変更する
-
サイズを変更する列の端にポインターを置く。
-
ポインターが二重矢じり付き矢印になったら、列の端を目的のサイズになるまでドラッグします。
列のサイズを自動的に変更する
-
列の内容に合わせて列のサイズを変更するには、サイズを変更する列の端にポインターを置く必要があります。
-
ポインターが二重矢じり付き矢印になったら、列の端をダブルクリックします。
複数の列のサイズを変更する
-
複数の列のサイズを同時に変更するには、Shift キーを押しながら隣接する複数の列を選択し、選択した列のサイズを変更します。 データシート全体を選択し、すべての列のサイズを変更することもできます。
行のサイズを変更する
-
行のサイズを変更するには、データシート内の 2 つのレコード セレクターの間にポインターを置き、行が目的のサイズになるまでドラッグします。
各行のサイズを個別に変更することはできません。行のサイズを変更すると、すべての行のサイズが変更されます。
行のサイズを既定の高さに変更する
-
行のサイズを既定の高さに変更するには、レコード セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [行の高さ] をクリックします。
-
[行 の高さ ] ダイアログ ボックスで、[標準の高さ] チェック ボックスをオンにし 、[OK] をクリックします。
注: クイック アクセス ツール バーの [元に戻す] ボタンをクリックして、列の幅や行の高さの変更を元に戻すことはできません。 変更を元に戻すには、データシートを閉じ、データシートのレイアウトへの変更を保存するように求めるメッセージが表示されたら [いいえ] をクリックします。 [いいえ ] を クリックすると、その他のレイアウト変更も元に戻されます。
列を移動する
データシート内の別の場所に列をドラッグすると、データシート内の列の順序をすばやく変更できます。 たとえば、特定の列が常にビューに表示されたままになる場合などです。
-
列見出しをクリックして列を選択するか、Shift キーを押しながら隣接する複数の列を選択し、列または列を新しい場所にドラッグします。
列の名前を変更する
列の名前を変更して、列に含まれるデータをよりよく説明したい場合があります。 たとえば、メール アドレスを含む列の名前が EMAdd の場合は、列見出しを [電子メール アドレス] に変更して、その列見出しを理解しやすくすることができます。 これを行うには、列の見出しを右クリックし、ショートカットメニューの [列名の変更] をクリックして、新しい名前を入力します。 たとえば、「電子メール アドレス 」と入力します。
列を表示または非表示にする
データシートの特定の列のみを表示または印刷する場合は、表示しない列を非表示にできます。 たとえば、連絡先情報のデータベースを操作している場合は、連絡先ごとに完全な名前とメール アドレスのみを表示できます。 このビューは、他のすべての列を非表示にすることで作成できます。
列を非表示にする
-
非表示にする列の見出しをクリックします。
隣接する列を選択するには、Shift キーを押しながら、追加の列見出しをクリックします。
注: 複数の列を選択することはできません。 追加の列を選択し、個別に非表示にする。
-
列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [ フィールドの非表示] をクリックします。
列を表示する
-
列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールドの再表示] をクリックします。
-
[列 の再表示] ダイアログ ボックスで、表示する各列の横にあるチェック ボックスをオンにして、[閉じる] をクリック します。
枠線のスタイルと背景色を変更する
データシートを使用する場合は、枠線のスタイルや背景色などの書式を変更したり、行を交互に色分けしたりして、データの見た目を良くすることができます。
枠線のスタイルを設定する
-
[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[枠線] ボタンの横にある 矢印をクリック します。
-
使用する枠線のスタイルをクリックします。
背景色を設定する
-
[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[背景色] ボタンの横にある 矢印をクリック します。
-
使用する背景色をクリックします。
行の交互の背景色を変更する
データシートでは、既定の背景色とは別に、行を交互に表示する背景色を設定できます。 背景色を交互に設定すると、隣接する行を簡単に区別できます。
-
[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[代替行の色] ボタンの横にある 矢印をクリック します。
-
適用する背景色をクリックします。
テキストの書式を変更する
データシート ビューでテーブル、クエリ、またはフォームを開いた後は、書式設定を含むテキストの外観を変更できます。 変更はデータシート全体に適用されます。 次回データシートを開いた際に変更内容が自動的に表示される場合は、データシートを閉じるときに[はい] をクリックし、変更をレイアウトに保存するように求めるメッセージが表示されます。
データシートのフォント特性を変更するには、[ホーム] タブの [テキストの書式設定] グループの追加のコマンドを使用します。
-
データシート内の任意のセルをクリックします。
-
[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、次のいずれかの操作を行います。
-
フォントを変更するには、[フォント] ボックスにフォントを入力するか クリック します。
-
フォント サイズを変更するには、[フォント サイズ] ボックスにフォント サイズを 入力するかクリック します。
-
フォント スタイルを変更するには、[太字]、[斜体]、または [下線] ボタン (または 3 つの組み合わせ) をクリックします。
-
フォントの色を変更するには、[フォントの色]ボタンの横にある矢印をクリックし、パレットから色を選択します。
-
集計行を追加してデータを集計する
データシートに集計行を追加すると、列の集計された合計をすばやく表示できます。 集計行を使用すると、データの列の合計だけでなく、平均の検索、列内のアイテム数のカウント、データ列の最小値または最大値の検索など、他の計算を実行できます。
[合計] 行を表示するには、次の操作を行います。
-
[ホーム] タブの [レコード] グループで [集計] をクリックします。
データシートの下部に新しい行が表示され、最初の列に "Total" という単語が表示されます。
-
[合計] という単語を含むセルと同じ行にある任意のセルを クリックします。
-
表示される矢印をクリックし、そのセルに表示する計算の種類をクリックします。
使用できる関数または計算の種類の一覧は、列 データ型 によって異なります。 たとえば、列に通貨値が含まれている場合、[最小値] や [最大値] など、通貨の計算に適用される関数の一覧が表示されます。
[合計] 行機能の使用の詳細については、「合計行を使用してデータシートに列の合計を表示する」を 参照してください。
並べ替えとフィルター処理を適用する
データシートを簡単に表示または印刷できる追加の簡単な変更があります。 たとえば、次の図では、会社名がアルファベット順に並べ替えされています。
-
並べ替えを適用するには、列を右クリック (または列見出しの矢印をクリック) し、必要な並べ替えオプションをクリックします。
-
フィルターを適用するには、列見出しの矢印をクリックし、表示する値のチェック ボックスをオンにします。 または、[テキスト フィルター] または[数値フィルター ] をクリックして、より詳細なフィルターを作成することもできます。
レイアウトの変更を保存する
データシートのレイアウトと外観を変更した後、次回データシートを開いた時に変更を保持する場合は、変更内容を保存する必要があります。 レイアウトを変更した後でデータシートを閉じると、それらの変更を保存するように求めるメッセージが表示されます。 [はい] をクリックすると、変更内容が保存され、次回データシートを開いた時に適用されます。 [いいえ] をクリックすると、変更は破棄され、次回データシートを開くと、既定のレイアウト設定 (または最後に保存した設定) でデータシートが開きます。