テーブルを開く、またはクエリの結果を表示すると、 Access またはクエリの結果がデータシート ビューに表示されます。 データシート ビューに表示されるテーブル のデータまたはクエリの結果は、一般的にデータシートと呼ばれます。 データシートの外観をカスタマイズして、単純なレポートとして使用する特定のデータを表示できます。

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データシートについて

データシートは、テーブルに含まれるデータ、またはクエリによって返される結果を視覚的に表現します。 次に示すように、テーブル、フォーム、またはクエリ結果の各レコードのフィールドが表形式 (行と列) 形式で表示されます。

データシート ビューの [従業員] テーブル

既定では、テーブルとクエリはデータシート ビューで開きます。 ナビゲーション ウィンドウでテーブルまたはクエリを右クリックし、ショートカット メニューの[開く] をクリックして、テーブルまたはクエリをデータシートとして開きます。

行や列に特定の書式を適用したり、合計行を追加したりすると、データシートは単純なレポートとして機能することもできます。

列または行を変更および移動してデータを整理する

データシートを表示しやすくしたり、特定の時刻に必要なデータのみを表示したりするために、データを整理できます。 このセクションでは、この作業を行う方法について説明します。

列または行のサイズを変更する

場合によっては、データシートのすべての列が画面や印刷物に収まらない場合や、個々の列が内容に必要なスペースを超える場合があります。 さらに、行の高さを変更して、列に収まらないテキストを新しい行で続行できます。

データシート ビューでテーブル、クエリ、またはフォームを開いた後は、個々の列のサイズを手動で変更するか、列の内容に合わせて列のサイズを自動的に変更できます。

列のサイズを手動で変更する

  1. サイズを変更する列の端にポインターを置く。

  2. ポインターが二重矢じり付き矢印になったら、列の端を目的のサイズになるまでドラッグします。

    データシートの列のサイズ変更

列のサイズを自動的に変更する

  1. 列の内容に合わせて列のサイズを変更するには、サイズを変更する列の端にポインターを置く必要があります。

  2. ポインターが二重矢じり付き矢印になったら、列の端をダブルクリックします。

    テキストに合わせて列幅を調整する

複数の列のサイズを変更する

  • 複数の列のサイズを同時に変更するには、Shift キーを押しながら隣接する複数の列を選択し、選択した列のサイズを変更します。 データシート全体を選択し、すべての列のサイズを変更することもできます。

行のサイズを変更する

  • 行のサイズを変更するには、データシート内の 2 つのレコード セレクターの間にポインターを置き、行が目的のサイズになるまでドラッグします。

各行のサイズを個別に変更することはできません。行のサイズを変更すると、すべての行のサイズが変更されます。

データシートの行のサイズ変更

行のサイズを既定の高さに変更する

  1. 行のサイズを既定の高さに変更するには、レコード セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [行の高さ] をクリックします。

    レコード セレクターを右クリックする

    ショートカット メニューで [行の高さ] をクリック

  2. [行 の高さ ] ダイアログ ボックスで、[標準の高さ] チェック ボックスをオンにし 、[OK] をクリックします

注: クイック アクセス ツール バーの [元に戻す] ボタンをクリックして、列の幅や行の高さの変更を元に戻すことはできません。 変更を元に戻すには、データシートを閉じ、データシートのレイアウトへの変更を保存するように求めるメッセージが表示されたら [いいえ] をクリックします。 [いいえ ] を クリックすると、その他のレイアウト変更も元に戻されます。

列を移動する

データシート内の別の場所に列をドラッグすると、データシート内の列の順序をすばやく変更できます。 たとえば、特定の列が常にビューに表示されたままになる場合などです。

  • 列見出しをクリックして列を選択するか、Shift キーを押しながら隣接する複数の列を選択し、列または列を新しい場所にドラッグします。

    名前列を左端に移動する

列の名前を変更する

列の名前を変更して、列に含まれるデータをよりよく説明したい場合があります。 たとえば、メール アドレスを含む列の名前が EMAdd の場合は、列見出しを [電子メール アドレス] に変更して、その列見出しを理解しやすくすることができます。 これを行うには、列の見出しを右クリックし、ショートカットメニューの [列名の変更] をクリックして、新しい名前を入力します。 たとえば、「電子メール アドレス 」と入力します

列の名前変更

列を表示または非表示にする

データシートの特定の列のみを表示または印刷する場合は、表示しない列を非表示にできます。 たとえば、連絡先情報のデータベースを操作している場合は、連絡先ごとに完全な名前とメール アドレスのみを表示できます。 このビューは、他のすべての列を非表示にすることで作成できます。

列を非表示にする

  1. 非表示にする列の見出しをクリックします。

    隣接する列を選択するには、Shift キーを押しながら、追加の列見出しをクリックします。

    注: 複数の列を選択することはできません。 追加の列を選択し、個別に非表示にする。

  2. 列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [ フィールドの非表示] をクリックします。

列を表示する

  1. 列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールドの再表示] をクリックします。

  2. [列 の再表示] ダイアログ ボックスで、表示する各列の横にあるチェック ボックスをオンにして、[閉じる] をクリック します

枠線のスタイルと背景色を変更する

データシートを使用する場合は、枠線のスタイルや背景色などの書式を変更したり、行を交互に色分けしたりして、データの見た目を良くすることができます。

枠線のスタイルを設定する

  1. [ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[枠線] ボタンの横にある 矢印をクリック します。

  2. 使用する枠線のスタイルをクリックします。

背景色を設定する

  1. [ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[背景色] ボタンの横にある 矢印をクリック します。

  2. 使用する背景色をクリックします。

行の交互の背景色を変更する

データシートでは、既定の背景色とは別に、行を交互に表示する背景色を設定できます。 背景色を交互に設定すると、隣接する行を簡単に区別できます。

  1. [ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[代替行の色] ボタンの横にある 矢印をクリック します。

  2. 適用する背景色をクリックします。

テキストの書式を変更する

データシート ビューでテーブル、クエリ、またはフォームを開いた後は、書式設定を含むテキストの外観を変更できます。 変更はデータシート全体に適用されます。 次回データシートを開いた際に変更内容が自動的に表示される場合は、データシートを閉じるときに[はい] をクリックし、変更をレイアウトに保存するように求めるメッセージが表示されます。

データシートのフォント特性を変更するには、[ホーム] タブの [テキストの書式設定] グループの追加のコマンドを使用します。

  1. データシート内の任意のセルをクリックします。

  2. [ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、次のいずれかの操作を行います。

    • フォントを変更するには、[フォント] ボックスにフォントを入力するか クリック します。

    • フォント サイズを変更するには、[フォント サイズ] ボックスにフォント サイズを 入力するかクリック します。

    • フォント スタイルを変更するには、[太字]、[斜体]、または [下線] ボタン (または 3 つの組み合わせ) をクリックします。

    • フォントの色を変更するには、[フォントの色]ボタンの横にある矢印をクリックし、パレットから色を選択します。

集計行を追加してデータを集計する

データシートに集計行を追加すると、列の集計された合計をすばやく表示できます。 集計行を使用すると、データの列の合計だけでなく、平均の検索、列内のアイテム数のカウント、データ列の最小値または最大値の検索など、他の計算を実行できます。

[合計] 行を表示するには、次の操作を行います。

  1. [ホーム] タブの [レコード] グループで [集計] をクリックします。

    データシートの下部に新しい行が表示され、最初の列に "Total" という単語が表示されます。

  2. [合計] という単語を含むセルと同じ行にある任意のセルを クリックします

  3. 表示される矢印をクリックし、そのセルに表示する計算の種類をクリックします。

    使用できる関数または計算の種類の一覧は、列 データ型 によって異なります。 たとえば、列に通貨値が含まれている場合、[最小値] や [最大値] など、通貨の計算に適用される関数の一覧表示されます

    関数の選択肢を含むデータシートの合計行

[合計] 行機能の使用の詳細については、「合計行を使用してデータシートに列の合計を表示する」を 参照してください

並べ替えとフィルター処理を適用する

データシートを簡単に表示または印刷できる追加の簡単な変更があります。 たとえば、次の図では、会社名がアルファベット順に並べ替えされています。

列をアルファベット順に並べ替えたデータシート

  • 並べ替えを適用するには、列を右クリック (または列見出しの矢印をクリック) し、必要な並べ替えオプションをクリックします。

  • フィルターを適用するには、列見出しの矢印をクリックし、表示する値のチェック ボックスをオンにします。 または、[テキスト フィルター] または[数値フィルター ] をクリックして、より詳細なフィルターを作成することもできます。

レイアウトの変更を保存する

データシートのレイアウトと外観を変更した後、次回データシートを開いた時に変更を保持する場合は、変更内容を保存する必要があります。 レイアウトを変更した後でデータシートを閉じると、それらの変更を保存するように求めるメッセージが表示されます。 [はい] クリックすると、変更内容が保存され、次回データシートを開いた時に適用されます。 [いいえ] をクリックすると、変更は破棄され、次回データシートを開くと、既定のレイアウト設定 (または最後に保存した設定) でデータシートが開きます。

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