データシートを操作する

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データシートについて
列または行を変更および移動してデータを整理する
枠線のスタイルと背景色を変更する
テキストの書式を変更する
集計行を追加してデータを集計する
並べ替えとフィルター処理を適用する
レイアウトの変更を保存する

データシートについて

データシートは、テーブルに含まれるデータ、またはクエリによって返される結果を視覚的に表現します。次に示すように、テーブル、フォーム、またはクエリ結果の各レコードのフィールドが表形式 (行と列) 形式で表示されます。

データシートビューの [従業員] テーブル

既定では、テーブルとクエリはデータシートビューで開きます。ナビゲーションウィンドウでテーブルまたはクエリを右クリックし、ショートカットメニューの[開く] をクリックして、テーブルまたはクエリをデータシートとして開きます。

行や列に特定の書式を適用したり、合計行を追加したりすると、データシートは単純なレポートとして機能することもできます。

列または行を変更および移動してデータを整理する

データシートを表示しやすくしたり、特定の時刻に必要なデータのみを表示したりするために、データを整理できます。このセクションでは、この作業を行う方法について説明します。

列または行のサイズを変更する

場合によっては、データシートのすべての列が画面や印刷物に収まらない場合や、個々の列が内容に必要なスペースを超える場合があります。さらに、行の高さを変更して、列に収まらないテキストを新しい行で続行できます。

データシートビューでテーブル、クエリ、またはフォームを開いた後は、個々の列のサイズを手動で変更するか、列の内容に合わせて列のサイズを自動的に変更できます。

列のサイズを手動で変更する

サイズを変更する列の端にポインターを置く。
ポインターが二重矢じり付き矢印になったら、列の端を目的のサイズになるまでドラッグします。

列のサイズを自動的に変更する

列の内容に合わせて列のサイズを変更するには、サイズを変更する列の端にポインターを置く必要があります。
ポインターが二重矢じり付き矢印になったら、列の端をダブルクリックします。

複数の列のサイズを変更する

複数の列のサイズを同時に変更するには、Shift キーを押しながら隣接する複数の列を選択し、選択した列のサイズを変更します。データシート全体を選択し、すべての列のサイズを変更することもできます。

行のサイズを変更する

行のサイズを変更するには、データシート内の 2 つのレコードセレクターの間にポインターを置き、行が目的のサイズになるまでドラッグします。

各行のサイズを個別に変更することはできません。行のサイズを変更すると、すべての行のサイズが変更されます。

データシートの行のサイズ変更

行のサイズを既定の高さに変更する

行のサイズを既定の高さに変更するには、レコードセレクターを右クリックし、ショートカットメニューの [行の高さ] をクリックします。
[行 の高さ ] ダイアログボックスで、[標準の高さ] チェック ボックスをオンにし 、[OK] をクリックします。

注: クイックアクセスツールバーの [元に戻す] ボタンをクリックして、列の幅や行の高さの変更を元に戻すことはできません。変更を元に戻すには、データシートを閉じ、データシートのレイアウトへの変更を保存するように求めるメッセージが表示されたら [いいえ] をクリックします。 [いいえ ] を クリックすると、その他のレイアウト変更も元に戻されます。

列を移動する

データシート内の別の場所に列をドラッグすると、データシート内の列の順序をすばやく変更できます。たとえば、特定の列が常にビューに表示されたままになる場合などです。

列見出しをクリックして列を選択するか、Shift キーを押しながら隣接する複数の列を選択し、列または列を新しい場所にドラッグします。

列の名前を変更する

列の名前を変更して、列に含まれるデータをよりよく説明したい場合があります。たとえば、メールアドレスを含む列の名前が EMAdd の場合は、列見出しを [電子メールアドレス] に変更して、その列見出しを理解しやすくすることができます。これを行うには、列の見出しを右クリックし、ショートカットメニューの [列名の変更] をクリックして、新しい名前を入力します。たとえば、「電子メールアドレス 」と入力します。

列の名前変更

列を表示または非表示にする

データシートの特定の列のみを表示または印刷する場合は、表示しない列を非表示にできます。たとえば、連絡先情報のデータベースを操作している場合は、連絡先ごとに完全な名前とメールアドレスのみを表示できます。このビューは、他のすべての列を非表示にすることで作成できます。

列を非表示にする

非表示にする列の見出しをクリックします。

隣接する列を選択するには、Shift キーを押しながら、追加の列見出しをクリックします。

注: 複数の列を選択することはできません。追加の列を選択し、個別に非表示にする。
列見出しを右クリックし、ショートカットメニューの [ フィールドの非表示] をクリックします。

列を表示する

列見出しを右クリックし、ショートカット メニューの [フィールドの再表示] をクリックします。
[列 の再表示] ダイアログボックスで、表示する各列の横にあるチェックボックスをオンにして、[閉じる] をクリック します。

枠線のスタイルと背景色を変更する

データシートを使用する場合は、枠線のスタイルや背景色などの書式を変更したり、行を交互に色分けしたりして、データの見た目を良くすることができます。

枠線のスタイルを設定する

[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[枠線] ボタンの横にある 矢印をクリック します。
使用する枠線のスタイルをクリックします。

背景色を設定する

[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[背景色] ボタンの横にある 矢印をクリック します。
使用する背景色をクリックします。

行の交互の背景色を変更する

データシートでは、既定の背景色とは別に、行を交互に表示する背景色を設定できます。背景色を交互に設定すると、隣接する行を簡単に区別できます。

[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、[代替行の色] ボタンの横にある 矢印をクリック します。
適用する背景色をクリックします。

テキストの書式を変更する

データシートビューでテーブル、クエリ、またはフォームを開いた後は、書式設定を含むテキストの外観を変更できます。変更はデータシート全体に適用されます。次回データシートを開いた際に変更内容が自動的に表示される場合は、データシートを閉じるときに[はい] をクリックし、変更をレイアウトに保存するように求めるメッセージが表示されます。

データシートのフォント特性を変更するには、[ホーム] タブの [テキストの書式設定] グループの追加のコマンドを使用します。

データシート内の任意のセルをクリックします。
[ホーム ] タブ の [ テキストの書式設定 ] グループで、次のいずれかの操作を行います。
- フォントを変更するには、[フォント] ボックスにフォントを入力するか クリック します。
- フォントサイズを変更するには、[フォントサイズ] ボックスにフォントサイズを 入力するかクリック します。
- フォントスタイルを変更するには、[太字]、[斜体]、または [下線] ボタン (または 3 つの組み合わせ) をクリックします。
- フォントの色を変更するには、[フォントの色]ボタンの横にある矢印をクリックし、パレットから色を選択します。

集計行を追加してデータを集計する

データシートに集計行を追加すると、列の集計された合計をすばやく表示できます。集計行を使用すると、データの列の合計だけでなく、平均の検索、列内のアイテム数のカウント、データ列の最小値または最大値の検索など、他の計算を実行できます。

[合計] 行を表示するには、次の操作を行います。

[ホーム] タブの [レコード] グループで [集計] をクリックします。

データシートの下部に新しい行が表示され、最初の列に "Total" という単語が表示されます。
[合計] という単語を含むセルと同じ行にある任意のセルを クリックします。
表示される矢印をクリックし、そのセルに表示する計算の種類をクリックします。

使用できる関数または計算の種類の一覧は、列データ型によって異なります。たとえば、列に通貨値が含まれている場合、[最小値] や [最大値] など、通貨の計算に適用される関数の一覧が表示されます。

[合計] 行機能の使用の詳細については、「合計行を使用してデータシートに列の合計を表示する」を参照してください。

並べ替えとフィルター処理を適用する

データシートを簡単に表示または印刷できる追加の簡単な変更があります。たとえば、次の図では、会社名がアルファベット順に並べ替えされています。

列をアルファベット順に並べ替えたデータシート

並べ替えを適用するには、列を右クリック (または列見出しの矢印をクリック) し、必要な並べ替えオプションをクリックします。
フィルターを適用するには、列見出しの矢印をクリックし、表示する値のチェックボックスをオンにします。または、[テキストフィルター] または[数値フィルター ] をクリックして、より詳細なフィルターを作成することもできます。

レイアウトの変更を保存する

データシートのレイアウトと外観を変更した後、次回データシートを開いた時に変更を保持する場合は、変更内容を保存する必要があります。レイアウトを変更した後でデータシートを閉じると、それらの変更を保存するように求めるメッセージが表示されます。 [はい] をクリックすると、変更内容が保存され、次回データシートを開いた時に適用されます。 [いいえ] をクリックすると、変更は破棄され、次回データシートを開くと、既定のレイアウト設定 (または最後に保存した設定) でデータシートが開きます。

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