ドキュメントライブラリとは何か。

ドキュメントライブラリには、自分と同僚が簡単に見つけられるファイルを保存するための安全な場所が用意されており、共同作業を行うことができます。また、いつでもどのデバイスからでもアクセスすることができます。たとえば、 SharePoint のサイトでドキュメントライブラリを使用して、特定のプロジェクトや特定のクライアントに関連するすべてのファイルを格納することができます。ファイルを追加したり、フォルダー間でファイルを移動するのは、1つの場所から別の場所にファイルをドラッグアンドドロップするだけで簡単です。

何も選択されていないドキュメントライブラリのサムネイルビュー。

注: お使いの画面はこれとは異なりますか。管理者がドキュメントライブラリにクラシック環境設定を使用している可能性があります。その場合、「ライブラリの概要」を参照してください。ドキュメントライブラリの所有者、サイトの所有者、または管理者であれば、「ドキュメントライブラリの既定の環境を新しい環境またはクラシック環境に切り替える」で既定の設定を変更するための手順をご確認いただけます。

注: 現時点では、一部の機能はクラシック環境でのみ利用できます。クラシック表示に切り替えるには、ページの左下隅にある [クラシック SharePointに戻す] をクリックします。

SharePoint と SharePoint Server 2019 の既定のサイトにはドキュメントライブラリが含まれており、新しいサイトの作成時に自動的に作成されます。必要に応じて、サイトにドキュメントライブラリを追加できます。ライブラリの追加は、たとえば、一連のファイルへのアクセスを制限する必要がある場合に便利です。各ドキュメントライブラリに、ファイルの一覧、フォルダー、各ライブラリに関する主要な情報、つまり、ファイルの作成者や最終変更者などが表示されます。そのような情報を利用してファイルを整理すれば、ファイルを簡単に検索できます。

ドキュメントライブラリで可能な操作:

SharePoint ドキュメントライブラリからファイル、フォルダー、またはリンクを追加、編集、削除、作成、共同編集、ドキュメントのダウンロードを行います。
ライブラリ、ライブラリ内のフォルダー、ライブラリ内の個々のファイルへのアクセス権の制御。
最終変更日など、ファイルに対するアクティビティの追跡記録と変更時の通知受け取り。
ドキュメントライブラリのカスタムビューを作成する
ファイルまたはフォルダーの共有。
別のライブラリにあるファイルへのリンクや外部 Web ページへのリンクなど、ライブラリ外に保存されている要素へのリンクをドキュメントライブラリで追加する。
誰もが簡単に見つけられるように、ドキュメントライブラリのリンク、ファイル、フォルダーを強調表示する。

画面を詳しく見ていきましょう。

ドキュメントライブラリページの左上にあるのがメインメニューです。

SharePoint Onine ドキュメントライブラリメニュー

ここでは、新しいフォルダー、ドキュメント、ドキュメントライブラリ外にある要素へのリンクを作成できます。

Office 365 で新しいフォルダーやドキュメントを作成する

注: ドキュメントの種類の一覧は、アクセス許可、およびサイトの設定方法によって異なります。

フォルダーやファイルをアップロードすることもできます。

Office 365 でドキュメントライブラリにファイルやフォルダーをアップロードする

注: 現時点では、 Internet Explorerはフォルダーをサポートしていません。

また、新しい OneDrive 同期アプリを使用してファイルを同期したり、アラートを作成して、何かが変更された場合に通知を受け取ることもできます。

ドキュメントライブラリページの右上にある [表示オプション] をクリックして、ドキュメントライブラリビューをリスト、コンパクト、タイルビューに変更します。 Internet Explorerを使用している場合は、[エクスプローラーで表示] をクリックして、ファイルエクスプローラー Windows ドキュメントライブラリを開くことができます。 [ビューに名前を付けて保存] をクリックしてカスタムビューを保存することもできます。また、ライブラリの所有者または管理者である場合は、[現在のビューの編集] をクリックして、[ライブラリの設定] ページでビューを編集または作成することができます。

Office 365 でドキュメントライブラリビューを変更する

新しい列を追加して、表示する列を選択するには、リストビューを表示している場合は、列見出しの右端にある [ + ] または [ + 列の追加] をクリックします。または、[ ドキュメントライブラリの [並べ替え] ボタン ] をクリックして、列見出しの右端のドキュメントライブラリの [列を追加する] ボタンをクリックします。

グループに接続されたドキュメントライブラリの [列の追加] ドロップダウン

必須のプロパティ、最近のアクティビティ、ファイルの共有者など、ファイルやフォルダーに関する情報を情報ウィンドウで表示したり、編集したりできます。情報ウィンドウの表示/非表示を切り替えるには、ファイルまたはフォルダーを選び、メインメニューの右側にある [ ドキュメントライブラリの [詳細] ウィンドウ ] をクリックします。ファイルまたはフォルダーを右クリックし、[詳細] を選択する方法でも情報ウィンドウを表示できます。

Office 365 の [ドキュメントメタデータ] ウィンドウ

ファイルまたはフォルダーを選択すると、ドキュメントライブラリの左上にあるメニューがそのファイルまたはフォルダーに実行できるアクションの一覧に変わります。

選択したファイルに [ドキュメントライブラリ] メニューの変更内容が表示される

注: サムネイル表示のときにファイルまたはフォルダーのメニューを公開するには、サムネイルの右上隅をクリックします。

他のバージョンの文書メニューは、ファイル名の横にある省略記号 Office 365 のドキュメントライブラリリストの省略記号をクリックして、ファイル名を右クリックするか、またはリストビューの場合には表示されています。このメニューには、[先頭にピン留め] などの追加操作が含まれます。これにより、ファイルが強調表示され、他のユーザーがすぐに見つけることができます。