クエリを使ってデータを管理する

クエリの概要

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演習

クエリを使用すると、ビジネスに関する疑問やその他の疑問に対してデータに基づく答えを探し、迅速かつ簡単に一括更新を行うことや、データベースから情報を削除することができます。

クエリとは

Access での クエリは、データベースにある関連情報や特定の情報を見つけるために行う質問のようなものです。

クエリでは、1 つのテーブルのデータだけを使うこともあれば、複数のテーブルのデータを使うこともあります。 たとえば、連絡先の電話番号を見つけるだけでよい場合、必要なのは、連絡先テーブルの電話番号フィールドで特定の人物の電話番号を問い合わせる単純なクエリです。 または、複数のテーブルのデータ (顧客情報と受注情報など) を結合して、顧客が何を注文したかを確認することもできます。

Access では、クエリはデータベース オブジェクトです。 クエリはデータを保存しません。 その代わりに、テーブルに保存されているデータを表示し、そのデータを操作できるようにします。 クエリでは、1 つまたは複数のテーブル、他のクエリ、またはこれらの組み合わせから取得したデータが表示されます。 次に例を示します。

  • 選択クエリを使用したデータの表示。 データが満たす必要のある抽出条件を指定し、どの値を表示するかを列挙して、1 つまたは複数のテーブルにある情報を検索し、表示します。 たとえば、Tailspin Toys が製造したすべての製品を表示するように問い合わせることができます。

  • 抽出条件の検索と連動した検索。 再利用可能なクエリを作成し、検索のたびに抽出条件を指定します。 たとえば、検索対象の仕入先の名前をユーザーに確認し、その仕入先から購入したすべての製品を表示するクエリを作成できます。

  • クエリに基づいてデータを更新または追加します。 データのクエリを実行し、結果を使用して情報を自動的に入力または更新します。 たとえば、Tailspin Toys がすべての製品の名前の先頭に "TT" を追加した場合は、会社のすべての製品を検索し、各エントリが "TT" で始まるまで製品名を更新します。すべて更新クエリを使用します。

  • クエリに基づくデータの削除。 情報またはレコードを検索し、削除します。 たとえば、Tailspin Toys が廃業し、同社製品が販売されなくなった場合は、同社のすべての製品を検索し、関連するテーブルから自動的に削除します。

クエリ ウィザードを使用して、データシート ビューで情報を表示する選択クエリを作成します。

注: ウィザードを使用する場合、一部のデザイン要素は利用できません。 必要な場合は、クエリを作成した後、デザイン ビューでそのクエリを変更します。

注: クエリを作成する前に、データベースのテーブル間のリレーションシップを設定したことをご確認ください (データのクエリを実行するときに使用するため)。 詳細については、「テーブル間のリレーションシップの使用を開始する」と、このトレーニングの関連モジュールを参照してください。

クエリを作成する

  1. [作成]、[クエリ ウィザード] の順に選択します。

  2. [選択クエリ ウィザード] を選択し、[OK] を選択します。

  3. フィールドを含むテーブルを選択するか問い合わせ、[選択されたフィールド] の一覧にフィールドを追加します。 完了したら、[保存] を選びます。

    必要なだけの数のテーブルから、フィールドを必要な数だけ追加します。

    数値フィールドを追加した場合

    数値フィールドを追加した場合、クエリで詳細を取得するか集計データを取得するかについて確認を求められます。 次のいずれかを行います。

    • 個々 のレコードを表示する場合は [詳細] を選択し、[次へ] を選択します。 手順 4 に進みます。

    • 平均値などの集計された数値データを表示したい場合は、[集計する] を選択し、[集計のオプション] を選択します。 どのフィールドをどのような方法で集計するかを指定します。 数値フィールドのみが表示されます。 それぞれの数値フィールドで関数を選択します。

      • 合計   クエリは、フィールドのすべての値の合計を返します。

      • Avg    クエリは、フィールドの値の平均を返します。

      • MIN    クエリは、フィールドの最小の値を返します。

      • MAX   クエリは、フィールドの最大値を返します。

    • クエリの結果にデータ ソースのレコード数を含める場合は、そのテーブルに対して、["テーブル名" のレコードをカウントする] を選択します。

      日付/時刻フィールドを追加した場合

      クエリ ウィザードで、日付値をグループ化する方法の確認を求められます。 たとえば、数値フィールド (価格など) と日付/時刻フィールド (取引日時など) をクエリに追加した後、[集計のオプション] ダイアログ ボックスで、価格フィールドの平均値を表示するように指定します。 日付/時刻フィールドを含めたため、一意な日付/時刻値、日、月、四半期、年ごとに集計値を計算できます。

      日付と時刻の値をグループ化するために使用する期間を選択し、[次へ] を選択します。

      注: デザイン ビューでは、日付と時刻の値をグループ化するための他のオプションがあります。

  4. クエリのタイトルを指定します。

  5. クエリを (データシート ビューで) 開くか、クエリを (デザイン ビューで) 変更するかを指定します。 その後、[完了] をクリックします。

さらに詳しく

更新クエリを作成して実行する

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