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ファイル、フォルダー、およびリスト アイテムの共有

アイテムへのアクセスをカスタマイズして、アイテムを安全かつ安全に、共有したい相手のみに共有する方法は数多くあります。 

アイテムを選択してから Fluent 2 共有アイコン (小)[共有] を選択する場合は、アイテムへのリンクの [共有設定] Fluent 2 設定アイコン (小) を確認する必要があります。 共有設定を確認または更新した後です。 アイテムを共有するには 2 つの方法があります。  

  • [リンクを電子メールで送信]

  • リンクをコピー

この記事の内容: 

ファイルの共有を開始する 

共有の設定 

簡単にメールで送信したり、リンクをコピーしたりできます 

リンクをすばやくコピーする 

秘密度のラベル 

組織外での共有 

アクセス許可を付与 (リンクなしで共有) 

ファイルの共有を開始する

SharePoint ライブラリまたは OneDrive からアイテムの共有を開始するには、主に 2 つの方法があります。  

  • リスト ビューでファイルを表示しているときに、アイテムの行にカーソルを合わせるか、アイテムのチェックボックスをオンにして、 Fluent 2 共有アイコン (小)[共有] を選択します。

    リスト ビューからアイテムを共有する

  • リストまたはタイル ビューで、項目の行またはタイルを選択します。 次に、ファイル ビューの上にあるコマンド バーから Fluent 2 共有アイコン (小)[共有] を選択します。 

    コマンド バーからアイテムを共有する

    注: このオプションは、OneDrive ホーム ビューでは使用できません。 

開いている Microsoft 365 ファイル (PowerPoint、Word、Excel ドキュメントなど) 内から共有する場合は、右上隅にある Fluent 2 連絡先アイコン (小)[共有] を選択します。 次に、もう一度 Fluent 2 共有アイコン (小)[共有] を選択します。   

PowerPoint アプリからファイルを共有する

職場または学校アカウントの OneDrive または SharePointでは、複数のアイテムを同時に共有することはできません。 複数のファイルまたはフォルダーを共有するには、それらをフォルダーに追加し、フォルダーを共有します。 

共有の設定

共有する場合、 Fluent 2 設定アイコン (小)[共有設定] でリンクが機能するユーザーを確認または変更できます。 組織または SharePoint サイトの管理者がデフォルトのアクセス許可を設定しますが、各項目の設定を変更することもできます。  

共有の設定

共有設定オプション

共有オプションを選択できない場合は、組織または SharePoint サイトの管理者によって共有オプションが制限されている可能性があります。 たとえば、使用可能なリンクが組織外のユーザーに転送されないようにするために、組織の管理者が [すべてのユーザー] オプションを無効にすることを選択している場合があります。  

  • [すべてのユーザー] は、リンクをあなたから直接受け取ったか、他の人から転送されたかに関係なく、リンクを受け取った人全員にアクセスを許可します。 これには、組織外のユーザーも含まれる場合があります。

  • [リンクを知っている <組織> 内のユーザー] は、ファイルをあなたから直接受け取ったか、他の人から転送されたかに関係なく、リンクを知っている組織内のすべてのユーザーがファイルにアクセスできるようになります。 “someone@contoso.com” などの組織のメールを使用して、対応する職場または学校のアカウントにサインインする必要があります。

  • [既存のアクセス権を持つユーザー] は、ドキュメントまたはフォルダーへのアクセス権をすでに持っているユーザーに、そのユーザー専用のリンクを含む別のメールを送信します。 アクセス許可は変更されません。 これは、既にアクセス権を持っているユーザーにリンクを送信する場合に使用します。

    注: アイテムがすでに共有されている場合は、共有されているユーザーやグループのプロフィール画像またはイニシャルがここに表示されます。 いずれかのアイコンを選択して [アクセスの管理] を開くと、既存のアクセス権を持つユーザーを確認して管理できます。 

  • [選択したユーザー] では、名前、グループ、またはメールで指定したユーザーにのみアクセスが許可されます。 ユーザーが共有への招待を転送した場合、アイテムへのアクセス権を既に持っているユーザーのみがリンクを使用できます。

    注:  [選択したユーザー][適用] の順に選択し、[名前、グループ、またはメールアドレス] フィールドに名前、グループ、またはメールアドレスを入力すると、簡単にユーザーを指定できます。 次に、[リンクをコピー] を選択するか、メッセージを書いて [送信] を選択します。 リンクのメール送信またはリンクのコピーについての詳細情報をご覧ください。

リンクに許可するアクセス許可も設定する必要があります。 

  • [表示可能] では、ファイルの表示のみが許可されます。 ファイルを編集したり、他の人と共有したりすることはできません。

  • [編集可能] を使用すると、Microsoft アカウントでサインインしているユーザーがアイテムを編集できます。 また、アイテムを他の人と共有することもできます。

    注: フォルダーを共有している場合、編集権限を持つユーザーは、アクセス権を持つフォルダー内のすべてのものをコピー、移動、編集、名前変更、削除することができます。 

  • [レビュー可能] では、ファイルにコメントを残して提案を行うことができますが、実際のファイル自体を編集することはできません。

    注: 

    • このオプションは Word 文書でのみ使用できます。

    • 誰かがすでにドキュメントの編集権限を持っている場合、[レビュー可能] を選択しても編集が妨げられることはなく、ファイルは引き続き編集モードで開きます。 アクセス許可は、[アクセスの管理] で変更できます。 

設定外の [名前、グループ、またはメール] フィールドの右側にあるアイコンを選択して、アクセス権限をすばやく変更することもできます。

共有エクスペリエンスのロール セレクター

選択した設定に応じて、さらにオプションの設定が使用できる場合があります。 

  • [ダウンロードを禁止する] では、ユーザーがアクセス権を持つファイルまたはフォルダーをダウンロードできなくなります。 このボックスがオフの場合、ユーザーはアイテムを自分のデバイスにダウンロードできます。

    注: 

    • このオプションは、職場または学校のアカウントでのみ使用できます。

    • このオプションは、[表示可能] を選択した場合にのみ使用できます。

    • ダウンロードを許可する別のリンクが存在する場合、ユーザーは引き続きアイテムをダウンロードできます。 [アクセスの管理] でアクセス許可とリンクを表示および管理できます。

    • 管理者は、Set-SPOTenant または Set-SPOSite PowerShell コマンドレットの BlockDownloadLinksFileType 設定を変更することで、Microsoft 365 ファイルに対してのみ "ダウンロードのブロック" 設定を表示するかどうかを制御できます。 

  • [有効期限の設定] では、リンクの有効期限を設定できます。 設定した日付を過ぎるとリンクは機能しなくなるため、新しいリンクを作成するか、他のユーザーが引き続きファイルにアクセスできるように再共有する必要があります。

  • [パスワードの設定] では、ファイルにアクセスするためのパスワードを設定できます。 ユーザーがリンクをクリックすると、ファイルにアクセスする前に、パスワードの入力を求めるメッセージが表示されます。 このパスワードは、ファイルを共有するユーザーに個別に提供する必要があります。

設定を選択した後、[適用] を選択してリンクを更新します。  

秘密度のラベル

共有エクスペリエンスの秘密度ラベル

Fluent 2 共有アイコン (小) [共有] を選択すると、アイテムの名前の下に秘密度ラベルが表示され、アイテムのセキュリティ レベルがわかります。 秘密度ラベルにカーソルを合わせると詳細が表示されます。また、秘密度ラベルとそのカスタマイズ方法の詳細については、「SharePoint と OneDrive で Office ファイルの秘密度ラベルを有効にする」をご覧ください。

組織外での共有

組織の外部にあるメールに共有しようとすると表示されるポップアップ。組織が組織外のユーザーとアイテムを共有することを許可している場合は、 Fluent 2 共有アイコン (小)[共有] を選択した後にいくつかの方法があります。 以下のオプションを確認するか、外部共有についての詳細情報をご覧ください。 

注: 共有設定で [組織内のユーザー] が選択されている場合、組織外と共有することはできません。 

  • オプション 1: メールを [名前、グループ、またはメール] 領域に追加し、[続行] を選択します。

    注: これにより、共有設定が自動的に更新され、リンクが組織外のユーザーに対して機能するようになります。

  • オプション 2: [共有設定] Fluent 2 設定アイコン (小) に移動し、[選択したユーザー] で使用するリンクを選択し、[適用] を選択します。 これにより、メールを追加できるメイン ビューに戻ります。

  • オプション 3: [共有設定] Fluent 2 設定アイコン (小) に移動し、[リンクを知っているすべてのユーザー] が使用できるリンクを選択し、[適用] を選択します。 これにより、メールを追加できるメイン ビューに戻ります。

    注: これは、最もセキュリティの低い設定です。 共有リンクを受け取った人は誰でも、Microsoft アカウントにサインインせずにコンテンツにアクセスできます。  

アクセス権の付与 

誰かにアイテムへの直接アクセスを許可する場合、リンクや共有設定は必要ありません。 他のユーザーが直接アクセス権を持っている場合は、[アクセスの管理] で権限を変更するか、アクセス権を完全に削除することで、そのユーザーのアクセス レベルを変更できます。  

  1. Fluent 2 共有アイコン (小) [共有] を選択します。

  2. 左下隅にあるプロフィール画像またはイニシャル アイコンのいずれかを選択するか、アイテムをまだ共有していない場合は鍵アイコン Fluent 2 ロック アイコン (小) を選択して、[アクセスの管理] を開きます。

  3. 右上隅にある [アクセス許可を付与] アイコン アクセス許可を付与アイコン を選択します。

    アクセス許可を付与ポップアップ

  4. 名前、グループ、またはメールを追加します。

    アクセス許可を付与エクスペリエンス

    注: 関連メールを持たない SharePoint グループを追加することはできますが、それらに通知するオプションは使用できません。 

  5. このユーザーのアクセス レベルを更新するには、 [名前、グループ、またはメール] フィールドの右側にあるアクセス アイコン (例: 編集アイコン  Fluent 2 編集アイコン (小) または 表示アイコン Fluent 2 目アイコン (小)) を選択します。

  6. このアイテムに対してこのユーザーに与えるアクセス レベルを選択します。 アクセス レベルについての詳細情報をご覧ください。 

  7. 必要に応じて、共有相手に通知するには、[ユーザーに通知する] チェックボックスをオンにします。 選択すると、共有相手にアクセス権があることを知らせる自動メールが送信されます。 

  8. [アクセスを許可] を選択します。 

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