プロジェクト関係者リストを確立して管理する

Jane Suchan(PMP)

では、プロジェクト関係者とは何でしょうか。     定義は多数存在し、ソースや会社によって異なります。 すべての関係者は、プロジェクトの結果に既得権を持つ人またはグループです。 関係者管理は、リレーションシップ管理と同義です。目標は、プロジェクトへのコミットメントを獲得し、維持します。

ここで、利害関係者とは、プロジェクトの結果に関心がある、または影響を受ける組織内の個人またはグループです。 ただし、関係者リストの確立と管理の演習を開始する前に、関係者の定義が組織の定義と一致する必要があります。

利害関係者の管理が重要な理由

そうではないと思う限り、全員がプロジェクトに 100% 熱意を持つとは限らないという事実に直面する必要があります。 利害関係者は、新しいツールやプロセスを学習したり、制御を取りやめ、極端な場合には職を失う必要がある場合があります。 この負担は、関係者の懸念を緩和するためにプロジェクト マネージャーとスポンサーに負担をかけ、すべてのユーザーを満足させる可能性は低いと考えます。 一部のユーザーは、作業を妨害できない方法で処理する必要があります。

動機を理解すると、懸念事項に対処し、次のような否定的な行動や戦術を回避するのに役立ちます。

• 必要な入力または承認の遅延。

• 競合するプロジェクトを開始する。

• 他のプロジェクトへのリソースの再割り当て。

• プロジェクトを損なうバックルームの政治活動に従事する。

利害関係者を効果的に管理する利点は次のとおりです。

• 政治に負担がかからなからなされてプロジェクトサイクル時間を短縮します。

• 承認プロセスの合理化。

• プロジェクト リソースを確実に利用し、集中し続けるのに役立つ。

• 情報の流れを維持する。

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利害関係者リストを作成する

プロジェクトの早い段階で、プロジェクト スポンサーと協力して、考えられるすべての関係者のリストを作成します。 このロールの定義方法と、プロジェクトが組織に与える影響によっては、このリストが長い場合があります。

利害関係者リストは、プロジェクト マネージャー用のツールであり、プロジェクトコミュニケーション計画の重要な入力です。 リストの評価に基づいて、強力なコミュニケーション戦略を計画できます。 また、プロジェクト スポンサー以外のリストの詳細を共有する必要はもうない。

ほとんどのプロジェクトでは政治が行き来します。そのため、利害関係者を評価する際には、暗い海につまずいてくることを期待してください。

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関係者の一覧を評価する

各利害関係者の影響力を特定し、影響レベルで分類します。 プロジェクトを今後も進め続ける力を持つ人もいます。 これには、プロジェクト スポンサーまたは上級マネージャーが含まれる場合があります。 これらの立場と意思決定の役割のために、これらの利害関係者を密接に監視する必要があります。 他のユーザーは、プロジェクトのプラグを引き出すのはできないが、背後で作業して、それを損ない、場合によっては終了する可能性がある人である可能性があります。

もう 1 つのレベルの関係者は、生きがいを持つ人です。 製品と一緒に使用できます。場合によっては日単位で行われます。 このグループは、必要なビジネス要件の形式で入力を提供します。 プロジェクトに直接影響を与えるので、プロジェクトが成功した場合に最も多く得られるものがあります。 多くの場合、プロジェクトを直接または間接的に終了することはできませんが、それでも成功するには不可欠です。 ニーズや懸念事項が満たされない場合、最大のサポート担当者から最大の問題にすぐに進むでしょう。

関係者を整理するもう 1 つの方法は、関与と責任のレベルでグループ化する方法です。 1 つのグループがプロジェクトに積極的に関与し、作業を行っている可能性があります。別のグループは、ある時点で関与している可能性があります。また、別のグループは、積極的に関与していないが、プロジェクトに関する通信を受け取る必要がある利害関係者である可能性があります。

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RACI を使用して関係者を分類する

責任、責任、相談、情報提供 (RACI) は、プロジェクトの関与と責任のレベルで利害関係者を割り当て、指定するために組織設計で使用されるツールです。 関係者を分類して、各ユーザーまたはグループに対して最も効果的なコミュニケーション戦略を計画できる便利な方法です。 これらの関係者は、次のように定義されます。

• 担当    このユーザーは、タスクを完了する責任を負います。

• Accountable    タスクが完了していない場合は、このユーザーがアカウントに呼び出され、タスクを完了する責任者を管理できます。 Projectは、多くの場合、このロールを持っています。

• コンサルティング    完了に対する責任や責任は問いませんが、この担当者はタスクの側面について相談されます。

• Informed    このパッシブ ロールの所有者は通知を受け取っていますが、タスクに対する責任も責任も負いません。

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1 オンスの防止 ...

Projectは、期待値の管理に関するすべてです。 プロジェクトの早い段階で、スポンサーと協力して、関係者を特定して評価します。 プロジェクトの全ライフを通じてリストを更新してください。 関係者を効果的に管理するには、関係者とその関心を知る必要があります。 これにより、長期的な問題からユーザーを節約し、プロジェクトが成功します。

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