メールボックスと Outlook データ ファイル (.pst および .ost) のサイズを小さくする

メールボックスと Outlook データ ファイル (.pst および .ost) のサイズを小さくする

送受信するメールが多いほど、Outlook メールボックスのサイズが大きくなります。 大規模なメールボックスは、開いて検索するのに時間がかかる場合があり、 Microsoft 365を含む多くのメールプロバイダーでは、メールボックスの最大サイズを制限します。 メールボックスがサイズ制限を超えていることを示すメッセージが表示された場合は、メッセージとフォルダーを削除すると便利ですが、情報を Outlook データファイル (.pst) またはオフラインの Outlook データファイル (.ost) に保存すると、そのデータファイルのサイズが自動的に縮小されないことがあります。

: POP アカウントを使用している場合、フォルダー、メールメッセージ、連絡先、予定表、タスクの情報を含むすべてのメールアカウント情報が、Outlook データファイル (.pst) に保存されます。 Microsoft 365、Exchange、IMAP、または Outlook.com のアカウントを使用している場合は、メールボックスのコピーがオフラインの Outlook データファイル (.ost) に保存されています。

Outlook データファイル (.pst) またはオフラインの Outlook データファイル (.ost) のサイズを小さくするには、データファイルを手動で圧縮します。 .Pst または .ost ファイルのサイズを小さくする方法については、以下の Outlook のバージョンを選択してください。 

メールボックスのサイズはいくつかの方法で減らすことができます。 

メールボックスの整理ツールを使用し、メールボックスや個々のフォルダーのサイズを表示できます。 このツールは、古いメッセージや非常に大きなメッセージを検索して削除したり、Outlook データ ファイル (.pst) に移動したりするにも便利です。

多くの場合、メールボックスのサイズが大きくなる原因は、削除済みアイテム フォルダーが大きくなったことにあります。 このツールには、[削除済みアイテム] フォルダーのサイズを表示し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にするボタンがあります。

Outlook では、[競合​​] という名前のフォルダーに競合するアイテムが保存されることもあります。 競合は、メール サーバーに保存されているアイテムのコピーとローカル コンピューターに保存されているアイテムのコピーが同期されないときに発生します。 メールボックスの整理ツールは、このような競合を自動的に削除できます。

メールボックスの整理ツールを実行する

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [ツール]、[メールボックスの整理] の順にクリックします。

  3. [メールボックスのサイズを表示]、[次の日付より古いアイテムを検索する]、[次のサイズより大きいアイテムを検索する]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、削除済みアイテムを [空にする]、[競合アイテムのサイズを表示]、または競合アイテムの [削除] を選択し、必要な作業を実行します。

スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する

長いメール スレッドの場合、多数のメッセージに先行するメッセージと同じ情報が含まれていることがよくあります。 スレッドのクリーンアップでは、そのような冗長なメッセージを自動的に削除できます。 詳細については、「スレッドのクリーンアップを使用して冗長なメッセージを削除する」を参照してください。

サイズの大きいメッセージを検索する

Outlook の検索ボックスで、特定のサイズより大きいすべてのメッセージを検索できます。 検索ボックスをクリックし、「messagesize:>5 mb」と入力します。 これで 5 MB を超えるすべてのメッセージが検索されます。 検索されたメッセージの一部または全部を削除したり、別の Outlook データ ファイル (.pst) に移動したりできます。 メッセージの移動に関する詳細については、「Move or copy a message between folders」 (フォルダー間でメッセージを移動またはコピーする) を参照してください。

Outlook データファイル (.pst) またはオフラインの Outlook データファイル (.ost) からアイテムを削除した場合、コンピューターを使用していないときに outlook が実行されているときに、outlook はアイドル時にバックグラウンドでファイルを自動的に最適化します。

:   Outlook では、ファイルのサイズが20% を超えている場合にのみファイルが最適化されます。

また、次の手順を使用して、手動で手動でコンパクトプロセスを開始することもできます。完了するまで数分かかる場合があります。

  1. 保持する必要のないアイテムをすべて削除し、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

  2. [ ファイル >  アカウント設定 > アカウント設定] をクリックします。

  3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

    : Exchange または Outlook.com のメールアカウントを使用している場合は、さらに [詳細設定] タブをクリックして Outlook データファイルの設定を > する必要があります。

  4. [Outlook データファイル] ダイアログボックスで、[ 今すぐ圧縮 ] をクリックし、[ OK]をクリックします。

注: Outlook データファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

メールボックスの整理ツールでは、メールボックスや個々のフォルダーのサイズを表示できます。 古いアイテムをアーカイブ Outlook データ ファイル (.pst) にアーカイブしたり、[削除済みアイテム] フォルダーを空にしたりすることもできます。

  1. [ファイル] をクリックします。

  2. [ツール]、[メールボックスの整理] の順にクリックします。

  3. [メールボックスのサイズを表示]、[次の日付より古いアイテムを検索する]、[次のサイズより大きいアイテムを検索する]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、削除済みアイテムを [空にする]、[競合アイテムのサイズを表示]、または競合アイテムの [削除] を選択し、必要な作業を実行します。

Outlook データ ファイル (.pst) からアイテムを削除した場合、Outlook が実行されており、かつコンピューターを使用していないときには、ファイルがバックグラウンドで自動的に圧縮されます。 圧縮コマンドを手動ですぐに開始することもできます。 Outlook データ ファイル (.pst) の圧縮には数分かかる場合があります。

  1. [ファイル] タブをクリックします。

  2. [アカウント設定] をクリックし、[アカウント設定] をクリックします。

  3. [データ ファイル] タブで、圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

  4. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: Outlook データ ファイル (.pst) ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

メールボックスの整理ツールを使用し、メールボックスや個々のフォルダーのサイズを表示できます。 古いアイテムをアーカイブのための個人用フォルダー ファイル (.pst) にアーカイブしたり、[削除済みアイテム] フォルダーを空にしたりすることもできます。

  1. [ツール] メニューで [メールボックスの整理] をクリックします。

  2. [メールボックスのサイズを表示]、[次の日付より古いアイテムを検索する]、[次のサイズより大きいアイテムを検索する]、[削除済みアイテムのサイズを表示]、削除済みアイテムを [空にする]、[競合アイテムのサイズを表示]、または競合アイテムの [削除] を選択し、必要な作業を実行します。

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個人用フォルダー ファイル (.pst) からアイテムを削除した場合、Outlook が実行されており、かつコンピューターを使用していないときには、ファイルがバックグラウンドで自動的に圧縮されます。 ファイルのサイズをすぐに減らす必要のある場合、圧縮を強制実行できます。 データ ファイルの圧縮には数分かかる場合があります。

  1. [ファイル] メニューで、[データ ファイル​​の管理] をクリックします。

  2. 圧縮するデータ ファイルをクリックし、[設定] をクリックします。

  3. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: .pst ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

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大量のアイテムを削除し、オフライン フォルダー ファイル (.ost) ファイルのサイズを減らせば、パフォーマンスが改善することがあります。 この手順でサーバーに保存されているアイテムが削除されることはありません。

  1. 保持する必要のないアイテムをすべて削除してから、[削除済みアイテム] フォルダーを空にします。

  2. [ツール] メニューの [アカウント設定] をクリックします。

  3. 一覧で、[Microsoft Exchange Server] を選択し、[変更] をクリックします。

  4. [その他の設定] をクリックします。

  5. [詳細設定] タブをクリックし、[オフライン フォルダー ファイルの設定] をクリックします。

  6. [今すぐ圧縮] をクリックします。

注: .ost ファイルの圧縮後、Outlook を終了する必要はありません。

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