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Microsoft Project を開く前に、計画を立てることをお勧めします。 プロジェクトの目標のたたき台をまとめるには、Word、Excel、OneNote、Outlook などのアプリケーションを使います。 全員がアイデアに同意したら、Project を使ってスケジュールを立て始めることができます。 プロジェクト管理に関するその他の記事については、プロジェクト ロード マップに戻ってください。 |
開始前のプロジェクト管理のヒント . . .
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プロジェクトであることを確認します。 考えていることが、実際のプロジェクトであることを確認します。 プロジェクトには次の3つの特徴があります。
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一時的で一意 車両製造プラントの設計は、1回限りのアクティビティであるため、プロジェクトです。 プラントでの自動車の製造は、一連のアクティビティを繰り返し行うため、プロジェクトではありません。
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明確に定義された成果物 成果物は、プロジェクトのフォーカスと目的を提供します。 成果物が明確に明記されていない場合、関係者は、プロジェクトの投資に価値があるとは言えません。
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始まりと終わりがある プロジェクトの終了日がないと、関係者と投資家が、投資によって実現したプロジェクトの成果と恩恵を享受できません。
プロジェクトかどうかを決定するときに役立つ例をいくつか次に示します。
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プロジェクトではないアクティビティ |
明確に定義されたプロジェクト |
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自動車を製造する |
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競合他社からのリスクを軽減する |
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プロジェクトの制約を特定する 制約とは、プロジェクト マネージャーが利用できるプロジェクトの設計/管理オプションを制限する要因です。 ほとんどのプロジェクトには、次の3つの制約があります。
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期間の制限 主要成果物の終了日通常、プロジェクト全体の長さを修正します。
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ユーザーおよび他のリソースの制限 通常、プロジェクトマネージャーには、プロジェクトで作業を行う人の数または予算の制限があります。
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狭い範囲 通常、プロジェクトはチームが達成できる程度に制約されます。 プロジェクトの成果物や機能が多すぎる場合は、すべての作業を完了するのに十分な時間がスケジュールにない可能性があります。
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通常、1つの制約を変更すると、他の2つの制約に影響し、全体的な品質に影響する可能性があります。 たとえば、プロジェクトの期間を短縮することで、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの成果物を完成させるために必要な作業者の数について決定を下すように強制されます。 ワーカーが不足している場合は、プロジェクトのスコープを減らすなど、プロジェクトを短縮すると他のトレードオフが発生する可能性があります。
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早い段階で関係者を特定する プロジェクトに大きな影響を与えることはありません。これによって、重要な関係者を特定することができなくなります。 プロジェクトの開始後に重要な関係者を特定できない場合は、プロジェクトの新しい目標と方法が提案された時点で、プロジェクトは停止したり、予算を超過したりすることができます。
手順 1: たたき台をまとめる
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プロジェクトの概要やそのプロジェクトで達成したいことを検討しながら、OneNote ですばやくメモを取ります。 このメモには、メール、Web サイトへのリンク、ビデオ、初期スペックなどを含めることができます。 |
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Excel のシンプルなリストからプロジェクトが開始することがありますが、プロジェクトの規模が大きくなったら、Project にインポートしてください。 この Project の方が、タスクの整理やスケジュール設定をより効率的に行うことができます。 |
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Microsoft 365を使用して、プロジェクトの初期仕様を操作します。 作業している PC がインターネットに接続している場合は、どこにいても、必要に応じて、製品版 Word、Excel、PowerPoint、OneNote を使ってドキュメントを操作できます。 |
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Microsoft 365なしで Web 用 Office を操作します。 Microsoft アカウントを持っている場合は、Web バージョンの Word、Excel、PowerPoint、または OneNote を使って、早期段階のプロジェクト アイデアをまとめます。 |
手順 2: 関係者と連絡を取る
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プロジェクト計画のどの段階にいても、うまくまとめられたレポートにより、プロジェクト成果物に対する関係者の同意を得られやすくなります。 |
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関係者が存在しない場合は、オンライン会議を使って接続します。 PowerPoint のスライド、Excel シート、または OneNote のノートを共有して、プロジェクトの初期計画について話し合うことができます。 ユーザーは、office、外出先、またはモバイルデバイスで Microsoft Teams のオンライン会議に参加できます。 |
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プロジェクトスケジュールを作成しているときに質問が表示される場合は、Teams を使用してオンラインでチャットします。 |
手順 3: プロジェクトを開始する
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Word、Outlook、または PowerPoint でタスクの一覧をコピーし、Project に貼り付けると、スケジュールをすばやく開始できます。 Project は、アウトライン構造と書式設定を保持します (Project 2013 以降のバージョンのみ)。 |
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自分のプロジェクトと似たプロジェクトのタスクによってあらかじめ設定されたテンプレートに基づいて、新しいプロジェクトを作成します。 これらのプロジェクトの多くは、作業をすばやく開始できるように業界のエキスパートによって作成されました。 |
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Excel で開始されたタスク リストを Project に移動します。 Project では、アウトライン構造や書式設定が保持されます。 |
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Project を使っていないユーザーと共有するために SharePoint でタスクリストとしてプロジェクトが開始される場合があります。 タスク リストがある程度のサイズになったら、Project に移動して、そこで作業を続けます。 |
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Project でプロジェクトを開始したら、タスクの追加、整理、リンク、メンバーの追加などを開始できます。 |
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