リストとライブラリでのバージョン管理のしくみ

バージョン管理が有効になっていると、次のような場合にバージョンが作成されます。

• リスト アイテムまたはファイルが初めて作成された場合、またはファイルがアップロードされた場合。

  注: ファイルのチェックアウトが必要な場合、最初のバージョンを作成するにはファイルをチェックインする必要があります。

• 既存のファイルと同じ名前のファイルがアップロードされた場合。

• リスト アイテムまたはファイルのプロパティが変更された場合。

• 文書をOffice保存します。 ドキュメントを再度開いた後、編集が保存された後に新しいバージョンが作成されます。

• 定期的に、ドキュメントを編集および保存Office。 すべての編集と保存で新しいバージョンが作成されるという場合があります。 たとえば、編集内容を頻繁に保存する場合、新しい各バージョンでは、個々の編集ではなく、1 つの時点がキャプチャされます。 これは、自動保存 が有効になっている場合に 一般的です。

• ドキュメントの共同編集中に、別のユーザーがそのドキュメントでの作業を開始する場合、またはユーザーが保存をクリックして変更をライブラリにアップロードする場合。 

ある一時点で存在する可能性がある現在のバージョンは、チェックアウト バージョン、最新の下書き (マイナー) バージョン、最新の発行済み (メジャー) バージョンの最大 3 つです。 その他のバージョンはすべて、過去のバージョンと見なされます。 現在のバージョンの一部は、表示する権限を持つユーザーのみが参照できます。

通常、メジャー バージョンはマイルストーン (レビューや公開のために提出されたファイルなど) を表すのに対し、マイナー バージョンはすべてのサイトの参加者が読むための準備ができていない作業中のものを表します。 チームの作業方法によっては、最新のマイナー バージョン (最近編集されたバージョンなど) の方を必要とする場合もあります。 時間の経過とともに、チームが古いマイナー バージョンを必要とする可能性は低くなります。

組織によっては、ライブラリでファイルのメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡していることがあります。 他のユーザーはメジャー バージョンのみを追跡します。 メジャー バージョンは、5.0 など、全数で識別されます。マイナー バージョンは、5.1 などの 10 進数で識別されます。

ほとんどの組織では、ファイルが開発中の間はマイナー バージョンを使用し、特定のマイルストーンを達成したときや多くのユーザーにドキュメントを確認してもらえる状態になったらメジャー バージョンを使用します。 多くの組織では、下書きのセキュリティは、ファイルの所有者と、ファイルを承認する権限を持つユーザーのみを許可するように設定されています。 つまり、メジャー バージョンが発行されるまで、他のユーザーがマイナー バージョンを参照することはできません。

リストでは、メジャー バージョンは利用できますがマイナー バージョンは利用できません。 リスト アイテムの各バージョン番号には整数が使われます。 リスト内のアイテムの承認を必要とする組織では、承認する権限を持つユーザーがアイテムを承認するまで、そのアイテムは承認待ちの状態のままです。 承認待ちの状態の間は、番号に小数が使用され、下書きと見なされます。

メジャー バージョンおよびマイナー バージョンを含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

新しいバージョンを作成するたびに、バージョン番号が自動的に加算されます。 メジャー バージョン管理が有効になっているリストまたはライブラリでは、バージョンは 1.0、2.0、3.0 のように整数で増加していきます。 ライブラリでは、管理者はメジャー バージョンとマイナー バージョン両方のバージョン管理を有効にすることができます。 マイナー バージョンをトラッキングすると、1.1、1.2、1.3 のように、小数部のある数でバージョン番号が設定されます。 こうしたバージョンの 1 つがメジャー バージョンとして発行されると、そのバージョン番号は 2.0 になります。 それ以降のマイナー バージョンの番号は 2.1、2.2、2.3 のように設定されます。

チェックアウトを破棄すると、バージョン番号は変更されません。 最新バージョンがバージョン 3.0 の場合は、チェックアウトを破棄すると 3.0 のままです。

バージョンを削除すると、そのバージョンはバージョン番号と共にごみ箱に移動されます。 [バージョン履歴] には、残っているバージョンの番号が表示されます。 他のバージョン番号は変わりません。 たとえば、ドキュメントにマイナー バージョン 4.1 と 4.2 があり、バージョン 4.1 を削除することにした場合、削除後のバージョン履歴にはバージョン 4.0 と 4.2 のみが表示されます。 次の図にこれを示します。

メジャー バージョンおよびマイナー バージョンを含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

リスト アイテムやファイルの下書きを表示できるユーザーを構成することができます。 下書きは次の 2 つの場合に作成されます。

• メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡するライブラリで、ファイルのマイナー バージョンを作成または更新した場合。

• リスト アイテムまたはファイルを作成または更新した後、コンテンツの承認が必要な一覧またはライブラリでまだ承認されていない場合。

メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡する場合、マイナー バージョンを表示して読み取る前に、ファイルを編集する許可が必要かどうかを指定できます。 この設定を適用すると、ファイルを編集する許可が与えられているユーザーはファイルを操作できますが、ファイルを読み取る許可しか与えられていないユーザーはマイナー バージョンを表示できません。 たとえば、ファイルの編集中、ライブラリにアクセスするすべてのユーザーに対してコメントや変更履歴を表示するのが望ましくない場合があります。 メジャー バージョンとマイナー バージョンを追跡していて、まだメジャー バージョンが一度も公開されていない場合、下書きアイテムを表示する許可が与えられていないユーザーにファイルは表示されません。

コンテンツの承認が必要な場合、承認保留中のファイルを表示できるのは、読み取り権限を持つユーザー、編集権限を持つユーザー、または作成者とアイテムの承認権限を持つユーザーのみであるかを指定できます。 メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡する場合、ファイルを承認用に提出する前に、作成者はメジャー バージョンを公開する必要があります。 コンテンツの承認が必要な場合、コンテンツの読み取り権限があっても下書きアイテムの表示権限がないユーザーには、ファイルの最終承認バージョンまたはメジャー バージョンが表示されます。

ユーザーがファイルを編集する権限を持っているかどうかに関係なく、ユーザーがマイナー バージョンのファイルを検索しても、そのファイルの結果は得られます。

ファイルのバージョンの数に制限があるかどうかは、組織によって異なります。 ファイルの最新バージョンをチェックインした後で、古いバージョンがなくなっていることに気付くことがあります。 最新バージョンが 101.0 で、バージョン 1.0 がなくなった場合は、管理者がライブラリを構成してファイルのメジャー バージョンを 100 のみ許可したという意味です。 101st バージョンが追加された場合、最初のバージョンが削除されます。 バージョン 2.0 から 101.0 だけが残ります。 同様に、102nd バージョンが追加された場合、バージョン 3.0 から 102.0 だけが残ります。

設定された数の最新バージョンについてのみマイナー バージョンが保持されるように、管理者がマイナー バージョンの数を制限している場合もあります。 たとえば、100 のメジャー バージョンが許可されている場合、管理者は最新の 5 つのメジャー バージョンについてのみマイナーの下書きを保持する場合があります。 メジャー バージョン間のマイナー バージョンの既定の数は 511 です。 それを超えてマイナー バージョンを保存しようとすると、その前にドキュメントを発行する必要があることを示すエラー メッセージが表示されます。

マイナー バージョンを保持するメジャー バージョンの数を制限しているライブラリでは、バージョンの制限に達すると、前のメジャー バージョンのマイナー バージョンが削除されます。 たとえば、100 のメジャー バージョンの下書きのみを保持し、チームで 105 のメジャー バージョンを作成した場合、最も古いバージョンのメジャー バージョンだけが保持されます。 最も古い 5 個のメジャー バージョンに関連付けられているマイナー バージョン (1.2、2.3 など) は削除されますが、メジャー バージョン (1、2 など) はライブラリでメジャー バージョンも制限されていない限り、維持されます。

一般に、バージョンの数は制限することをお勧めします。 これにより、サーバーの領域が節約されるうえ、情報が整理されてユーザーにとって使いやすくなります。 ただし、法的な理由などからすべてのバージョンを保存しておく必要がある場合は、制限を適用しないでください。

制限を含む、バージョン管理の有効化および設定については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

• お客様の Microsoft 365、ライブラリまたはリストを作成すると、バージョン管理が自動的に有効になります。

• たとえば SharePoint Server、ライブラリの作成時にはバージョン管理が自動的に有効になりますが、リストを作成する場合は有効ではありません。

リストを管理する権限を持つすべてのユーザーがバージョン管理を有効またはオフにできます。 リストとライブラリはサイトから権限を継承するので、多くのサイトでは、これを行うのはサイトを管理する担当者と同じです。 バージョン管理を有効にする以外に、サイト所有者 (または、リストまたはライブラリを管理する別のユーザー) は、コンテンツの承認を必須にするかどうか、下書きアイテムを閲覧できるユーザーはだれか、チェックアウトを必須にするかどうかを決定する必要があります。 こうした決定はそれぞれ、バージョン管理のしくみに影響します。 たとえば、ライブラリを管理するユーザーがチェックアウトを必須にすると、バージョン番号が作成されるのは、ファイルのチェックイン時のみになります。 コンテンツの承認を必須にすると、その権限を持つユーザーがファイルを承認するまで、メジャー バージョン番号は適用されません。

リストやライブラリのバージョン管理を有効にする方法については、「リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する」をご覧ください。

ライブラリのバージョン管理を有効にする場合、これを設定するユーザーは、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡するかどうか、だれがマイナー バージョンを表示できるかを決定します。 多くの場合、コンテンツの承認が必須のときは、ファイルの所有者と、アイテムを承認するアクセス許可を持つユーザーだけがマイナー バージョンを表示できます。 つまり、ライブラリのファイルを編集できるユーザー、またはライブラリの読み取りアクセス許可を持つユーザーは、すべてのバージョンを表示できます。 バージョンが承認された後は、リストまたはライブラリの読み取りアクセス許可を持つすべてのユーザーがそのバージョンを表示できます。

リストには、メジャー バージョンとマイナー バージョンのしくみはありませんが、[承認待ち] の状態は下書きと見なされます。 多くの場合、下書きを表示できるのは、アイテムの作成者と、フル コントロールまたはデザイン権限を持つユーザーだけです。 これらのユーザーには [承認待ち] の状態で下書きが表示されますが、他のユーザーには、最新の [承認済み] バージョンだけがバージョン履歴に表示されます。 ファイルが却下された場合、必要なアクセス許可を持つユーザーがそのファイルを削除するまで、ファイルは [承認待ち] の状態のままになります。

既定では、保留中のアイテムまたはファイルは、作成者とリストを管理する権限を持つユーザーにのみ表示されますが、他のユーザー グループがアイテムまたはファイルを表示できるかどうかを指定できます。 ライブラリがメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を追跡するように設定されている場合、ファイルを編集するユーザーは最初にファイルのメジャー バージョンを公開する必要があります。

ドキュメントの承認を設定する方法の詳細については、「サイト リストまたはライブラリのアイテムの承認を要求する 」を参照してください。

バージョン管理が有効なライブラリのファイルをチェックアウトした場合、そのファイルをチェックインするたびに新しいバージョンが作成されます。 また、メジャー バージョンとマイナー バージョンが有効な場合、チェックイン時に、どの種類のバージョンをチェックインするかを指定できます。 チェックアウトが必要なライブラリでは、バージョンはチェックイン時にのみ作成されます。

チェックアウトが必要でないライブラリでは、ファイルを開いて最初に保存したときに新しいバージョンが作成されます。 その後の保存操作では、初回保存時に作成されたバージョンが上書きされます。 アプリケーションを閉じてドキュメントをもう一度開くと、その初回保存時にバージョンが再び作成されます。 これにより、バージョンの数が急速に増える可能性があります。

チェックインとチェックアウトの詳細については、「ライブラリのファイルのチェックアウト、チェックイン、または変更の破棄を行う」を参照してください。

チェックアウトを要求すると、バージョンを作成する場合にユーザーが特別に指定するので、チームがバージョン管理を最も簡単に行うのに役立ちます。 バージョンは、他のユーザーがファイルをチェックアウトして変更し、もう一度確認した場合にのみ作成されます。 チェックアウトが不要な場合は、ユーザーが最初にファイルを保存するときにバージョンが作成され、ユーザーがファイルを閉じると、このバージョンが更新されます。 そのユーザーまたは他のユーザーがファイルを開いて保存し直した場合は、別のバージョンが作成されます。 状況によっては、ファイルの変更を完了する前に会議に出席するためにファイルを閉じる必要がある場合など、複数のバージョンを作成する予定はない場合があります。

チェックアウトを必須にすると、最初にファイルをチェックアウトしないと、ユーザーはファイルの追加、ファイルの変更、またはファイルのプロパティを変更することはできません。 ユーザーがファイルをチェックインすると、よりわかりやすいバージョン履歴を作成するため、加えた変更に関するコメントを入力するように求められます。

チェックアウトを必須にする詳細については、「ファイルのチェックアウトを必須にするようにライブラリを設定する」を参照してください。

リストとライブラリには、ユーザーまたは特定のグループに適用されるアクセス許可レベルによって異なる、バージョン管理とチェックアウトに関連する権限があります。 アクセス許可レベルを編集できるユーザーは、これらのアクセス許可を別の方法で構成したり、カスタマイズしたアクセス許可レベルを持つ新しいグループを作成できます。

これらのアクセス許可により、ライブラリの管理を柔軟に行うことができます。 たとえば、ファイルそのものを削除するアクセス許可を与えずに、他のユーザーがファイルのバージョンを削除できるようにすることができます。 [のバージョンの削除] へのアクセス許可は、[アイテムの削除] へのアクセス許可とは異なるため、カスタマイズした制御レベルを提供できます。

次の表に、バージョン管理とチェックアウトに関するアクセス許可レベルと、適用される既定のアクセス許可レベルを示します。

アクセス許可の詳細については、「アクセス許可レベル について」を参照してください。