リストの概要

リストは、チーム メンバーやアクセス権を提供したユーザーと共有できるデータのコレクションです。 リスト アイテムを整理する最適な開始点として、すぐに使用できるリスト テンプレートが多数用意されています。 詳細については、Microsoft 365 のリスト テンプレートを参照してください

この記事では、リストの作成と使用の背景となる概念について説明します。 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 のリスト アプリ、または Teams でリストを作成できます。 Microsoft Teams のリストの使用を開始する方法について説明します

リストの詳細については、次のトピックを参照してください。

注: ここでの情報と使用可能なリストの種類は、使用しているアプリのSharePoint によって異なる点に注意してください。 バージョンが分からない場合は、管理者、ヘルプ デスク、またはマネージャーに問い合わせてください。または、使用している SharePoint のバージョン を確認してください。

通常、組織では、リンク、お知らせ、連絡先、問題の追跡、アンケートなど、さまざまな種類のリストを使用して、いくつかの名前を付けします。

リストには、チームの共同作業やビジネス ソリューションの中心として使用できるタスクを含めすることもできます。 多くの場合、リストは、変更をほとんどまたは一緒に行う必要がない、迅速で効果的なソリューションを提供できます。

たとえば、次のコマンドを使用できます。

  • タスク リスト コンテンツを視覚的に見る魅力的なプレゼンテーションの場合は、所有権と進捗状況の追跡とページ内タイムラインを含める。

  • 問題の追跡 ワークグループ プロジェクトと一般的な作業タスクの詳細な分析用のバージョン管理およびバージョン履歴ストレージが含まれています。

リストは機能豊富で柔軟性が高く、データを保存、共有、および操作するための強力な方法を提供する組み込み機能を多数備えています。

たとえば、次のような操作を行うことができます。

  • [テキスト]、[数値]、[選択肢]、[通貨]、[日付と時刻]、[参照]、[はい/いいえ]、[集計値] など、さまざまな列を含むリストを作成します。 詳細情報を提供するために、参考となる数値を含むスプレッドシートや背景情報を含むドキュメントなど、1 つ以上のファイルをリスト アイテムに添付することもできます。

  • リスト ビューを作成してデータの整理、並べ替え、フィルター処理をさまざまな方法や特定の方法で行ったり、列の追加および削除や入力規則の変更などのメタデータの変更を行ったり、コンテンツ タイプ、サイト列、およびテンプレートに関して一貫性のあるリストを複数のサイトで使用したりできます。 たとえば、予定表からホーム ページに現在のイベントのみを表示し、別のページに壁掛けカレンダーのような視覚的なビューを作成できます。

  • 一意の列、ルックアップ列、およびリレーションシップの実行 (連鎖削除および制限削除) を組み合わせて、リスト間にリレーションシップを作成します。これらはすべて、より高度なビジネス ソリューションの作成とデータの整合性の維持に役立ちます。

  • カスタム リストの作成、Web パーツおよび Web パーツ ページへのデータの表示、Microsoft Office Excel や Office Access などの他のプログラムのデータのインポート、エクスポート、およびリンクを実行します。

  • バージョンおよび詳細な履歴のトラッキング、データを変更するための承認の義務付け、アイテム レベルおよびフォルダーのセキュリティの使用、チェックインとチェックアウト、および通知と RSS フィードの使用による変更情報の自動的な入手を実行します。

  • 利便性とパフォーマンスを向上させるために 1 つのリストのコンテンツを複数のフォルダーに整理し、インデックス処理を使用してサイズの大きなリストでパフォーマンスを全体的に向上させます。

グループの情報を管理するには、リストの次のような機能を使用できます。

バージョンと詳細な履歴を追跡する    リスト アイテムのバージョンを追跡して、どのアイテムがバージョン間で変更されたのか、またリスト アイテムを変更したユーザーを確認できます。 新しいバージョンで間違いが行われた場合は、アイテムの以前のバージョンを復元できます。 リストの履歴の追跡は、組織がリストの変化を監視する必要がある場合に特に重要です。

承認を要求する    すべてのユーザーがリスト アイテムを表示するには、 その前にリスト アイテムの承認が必要な場合に指定します。 アイテムを承認するアクセス許可を持つユーザーによって承認または拒否されるまで、アイテムは保留中の状態のままです。 承認される前にリスト アイテムを表示できるユーザーのグループを制御できます。

<c0>アクセス許可のカスタマイズ</c0> リストの参加者が、自分が作成したアイテムのみ、またはリストのすべてアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定できます。    リストの参加者が作成したアイテムのみを読み取り、編集できるかどうか、またはリスト内のすべてのアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定します。 リストを管理する 権限を持 つユーザーは、すべてのリスト アイテムを読み取り、編集できます。 たとえば、アイテムに機密情報が含まれるような場合です。

ビューを作成および管理する    同じリストの異なるビューを作成します。 実際のリストの内容は変わりませんが、アイテムは整理またはフィルター処理され、ユーザーはニーズに応じて最も重要な情報や興味深い情報を見つけ出すことができます。

リストを更新する    プロセスを更新するリストの種類に関係なく、リスト アイテムの追加、編集、 削除に似ています

リスト アイテムを追加または編集するには、次の 2 つの方法があります。

  • フォームの使用: 既定の方法です。

  • インライン: リスト ページにアイテムを直接追加することを意味します。

リストがバージョンを管理するように設定されている場合は、リスト アイテムを編集するたびに新しいバージョンのリスト アイテムが作成されます。 リスト アイテムの変更履歴を確認し、新しいバージョンに誤りがある場合は以前のバージョンを復元することができます。

数式と計算値を使用する    数式と計算値を使用して、リストの列の情報を動的に生成します。 この操作には、リスト内の他の列に関する情報や、現在の日付を示す [today] などのシステム関数が含まれる場合があります。 たとえば、現在の日付から 7 日後の既定の期限を指定できます。

変更に関する通知を受け取る    リストとビューでは RSS を使用して、ワークグループのメンバーが自動的に更新を受信できます。 RSS は、ユーザーがニュースや情報の更新や RSS フィードを受信して表示できるテクノロジです。 また、リストが変更された場合や新しいアイテムが追加された場合に通知するメール通知を作成することもできます。 通知は、自分にとって重要な変更を追跡する便利な方法です。

リストのリレーションシップを作成する    ソース リスト内の 2 つのリスト間にリレーションシップを作成し、ソース リストのルックアップ列の値と一致する値がターゲット リストから 1 つ以上の値を取得 ("検索") するルックアップ列を作成します。 必要に応じて、引き続きターゲット リストからソース リストに列を追加できます。 参照列を作成するときに、データを有効な状態に保ち、問題の原因となる可能性のある不整合を防ぐのに役立つ連鎖削除オプションまたは制限削除オプションを設定して、リレーションシップの動作を適用することもできます。

データベース プログラムを使ったリスト情報の共有    Access などのデータベース プログラムがインストールされている場合は、サイトからデータをエクスポートしたりサイトにデータをインポートしたり、データベースからテーブルをリストにリンクしたりできます。 Access データベースでリスト データを操作する場合は、クエリ、フォーム、およびレポートを作成することもできます。 「Access データベースにデータをインポートする」を参照してください

複数のサイトでリストを一貫して使用する    グループが複数の種類のリストで動作する場合は、コンテンツ タイプ、サイト列、テンプレートを使用して、複数のリストに一貫性を追加できます。 これらの機能を使用すると、設定とリスト構造を効率的に再利用できます。 たとえば、特定の列 (顧客の連絡先など) とコンテンツ タイプのビジネス プロセスを指定する、カスタマー サービスの問題のコンテンツ タイプを作成できます。 もう 1 つの例は、部署のドロップダウン リストを含む部署名のサイト列を作成することです。 複数のリストで列を再利用して、各リストの名前が常に同じように表示されるのを確認できます。

メール プログラムからリスト アイテムを操作する    Microsoft のテクノロジと互換性のあるメール プログラムを使用すると、重要なリスト情報を取得できます。 たとえば、Outlook を使用すると、Outlook からサイトでタスク、連絡先、ディスカッション掲示板を表示し、更新することができます。 「外部リストを Outlook に接続する」を参照してください

コンテンツのターゲット設定を設定    します。対象ユーザー設定を有効 にして、グループ別にアイテムをフィルター処理します。

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

お知らせ    ニュースと状態を共有し、アラームを表示します。 お知らせは、画像、ハイパーリンク、書式設定されたテキストを含む拡張書式設定をサポートします。

連絡先    作業するユーザーまたはグループに関する情報を保存します。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたは連絡先管理プログラムを使用している場合は、別のプログラムでサイトから連絡先を表示および更新できます。 たとえば、Outlook などの Microsoft テクノロジと互換性のあるメール プログラムから、組織のすべてのサプライヤーの一覧を更新できます。 連絡先リストにより、実際にはサイトのメンバーは管理されませんが、外部仕入先のリストなどの組織の連絡先を格納して、共有するために使用できます。

ディスカッション掲示板    ニュースグループの形式に似たチーム ディスカッションを記録し、保存する中心的な場所を提供します。 管理者がサイトのリストでメール メッセージの受信を有効にしている場合、ディスカッション掲示板には、最も一般的なメール プログラムからのメール ディスカッションを保存できます。 たとえば、組織の新しい製品リリースのディスカッション掲示板を作成できます。

リンク    インターネット、会社のイントラネット、その他のリソースへのリンクの一元的な場所を提供します。 たとえば、顧客の Web サイトへのリンクの一覧を作成できます。

注目リンク    一連のリンク アクションを視覚的なレイアウトで表示します。

予定表    チームのイベントや、会社の休日などの特定の状況を保存します。 予定表では、チームのイベントについて卓上カレンダーまたは壁掛けカレンダーのような視覚的なビューが表示され、会議、イベント、および終日イベントが含まれます。 特定の期間に関連しない期限や製品のリリース日など、チームのマイルストーンを追跡できます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはカレンダー プログラムを使用している場合は、他のプログラムで作業しながら、サイトから予定表を表示および更新できます。 たとえば、Outlook で両方の予定表を並べて表示したり重ね合したりして、サイト上の予定表を Outlook の予定表の日付と比較して更新できます。 

タスク    グループのプロジェクトや他の To Do イベントに関する情報を追跡します。 タスクをユーザーに割り当て、タスクが完了に近づくにつれて、その進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、別のプログラムでサイトのタスクを表示および更新できます。 たとえば、組織の予算プロセス用のタスク リストを作成し、Outlook で他のタスクと共に表示および更新することができます。 「リスト を作成する」を参照してください

プロジェクト タスク    ガント ビューと進行状況バーでタスク情報を保存します。 タスクが完了に向かうと、状態と完了率を追跡できます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、別のプログラムでサイトからプロジェクト タスクを表示および更新できます。 たとえば、サイトにプロジェクト タスク リストを作成して、作業を特定して割り当て、トレーニング マニュアルを作成し、Project から組織の進捗状況を追跡できます。 「リスト を作成する」を参照してください

問題の追跡    サポートの問題など、特定の問題に関する情報を保存し、進捗状況を追跡します。 問題の割り当て、分類、問題の関連付けを行えます。 たとえば、問題管理リストを作成して、カスタマー サービスの問題とソリューションを管理できます。 また、問題を編集するごとにコメントを付け、問題の元の説明を変更せずにコメントの履歴を作成できます。 たとえば、カスタマー サービス担当者は、問題と結果を解決するために実行された各ステップを記録できます。 3 つの状態のワークフローで問題管理リストを使用して、組織が問題やプロジェクトの追跡を管理することもできます。 「リスト を作成する」を参照してください

アンケート    従業員の満足度調査やテストなど、フィードバックを収集してまとめる。 いくつかの方法で質問と答えを作成でき、フィードバックの概要を表示することができます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるスプレッドシートまたはデータベース プログラムがインストールされている場合は、結果をエクスポートしてさらに分析することができます。 「アンケート を作成する」を参照してください

ユーザー設定    リストを最初から開始します。 また、Microsoft テクノロジと互換性のあるスプレッドシート プログラムを使用している場合は、スプレッドシートに基づくユーザー設定リストを作成することもできます。 たとえば、ベンダーとの契約を保存および管理するために作成したリストを Excel からインポートできます。 「 スプレッドシートに基づいてリストを作成する」を参照してください

外部リスト    リストの外部に保存されているが、Microsoft 365 内で読み書きできるデータを操作します。 外部リストのデータ ソースは、外部コンテンツ タイプと呼ばれます。 Microsoft 365 のネイティブ リストとは異なり、外部リストは Business Connectivity Services を使用して外部システム (SAP、Siebel、Microsoft SQL Server など) からデータに直接アクセスします。そのシステムがデータベース、Web サービス、またはビジネス システムの場合も同様です。

データシート ビューのカスタム リスト    は、カスタム リストに似た空白のリストを作成しますが、既定ではデータシート ビューにリストを表示します。 データシート ビューには、データを行と列として表示および編集するためのデータ グリッドが用意されています。 行と列の追加や編集、フィルターの適用と並べ替え、計算した値と合計の表示を実行することができ、グリッド セルのデータを簡単に編集することができます。 データシート ビューを使用するには、32 ビット クライアント コンピューターに Office がインストールされていて、ブラウザーが ActiveX コントロールをサポートしている必要があります。

状態リスト    プロジェクトの目標を表示して追跡します。 一覧には、目標が達成される度合いを伝える色付きアイコンのセットが含まれています。

回覧    確認スタンプなどの情報をチーム メンバーに送信します。

Microsoft IME 辞書リスト    リスト内のデータを Microsoft IME 辞書として使用します。 Microsoft IME を使用して閲覧列項目を [表示] に変換し、[IME コメント] ウィンドウの [コメント] で内容を表示することができます。 データは特定の URL にリンクできます。

PerformancePoint コンテンツ リスト    PerformancePoint ダッシュボード デザイナーを使用して作成したスコアカード、レポート、フィルター、ダッシュボード ページ、その他のダッシュボード アイテムなどのダッシュボード アイテムを保存します。

言語と翻訳ツール    翻訳管理ライブラリの翻訳管理ワークフローで使用します。 ワークフローでは、リストを使用して、各言語のリストで指定された翻訳者に翻訳タスクを割り当てします。 このリストは手動で作成するか、翻訳管理ワークフローを翻訳管理ライブラリに追加するときにこのリストを自動的に作成することができます。

KPI リスト    主要業績評価指標を追跡すると、測定可能な目標に対して行われた進捗状況をすばやく評価できます。 手動で入力したデータ、Microsoft 365 リストのデータ、Excel ブックのデータ、または Microsoft SQL Server のコンポーネントである Analysis Services からのデータの 4 つのデータ ソースのいずれかを使用して、パフォーマンスを追跡する KPI リストを設定できます。 KPI リストを作成したら、KPI リストを使用して、ダッシュボード ページにインジケーターの状態を表示できます。

スプレッドシートのインポート     既存のスプレッドシートの列とデータを使用します。 スプレッドシートをインポートするには、Microsoft Excel または他の互換性のあるプログラムが必要です。

  1. [サイト] で[ 設定] タブを 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します 、[ サイト コンテンツ] をクリックします

  2. [アプリの追加] アイコンをクリックします。

    [サイト コンテンツ] ダイアログの [アプリの追加] アイコン。
  3. スクロールし、使用するアプリをクリックします。 複数のページがある場合があります。

  4. ページに対して、後で取り消せるように、アプリに一意の名前を付け、[作成] をクリックします。

  5. サイト コンテンツ画面に戻ると、次の 3 つの操作を実行できます。

    • ウィンドウを閉じて、ページに戻ります。 [Web パーツの挿入] を使用して、ページに新しいアプリを追加します。

    • アプリをクリックし、データの入力を開始します。

    • 省略記号 [...] をクリックして、[設定の変更] をクリックします。 列の追加や名前の変更、およびその他のタスクを実行できます。

リストの機能は、さまざまな方法で使用できますが、どのように使用するかは、リストの規模および数と組織のニーズによって決定されます。

1 つのリストへの多数のアイテムの格納

1 つの大規模なリストで多様なニーズに対応する必要がある場合があります。 たとえば、組織全体でトラッキングする必要のある技術的案件が多数あり、案件が複数のプロジェクトおよびグループに適用される場合などがそれに該当します。

次のような場合に、1 つのリストを使用します。

  • グループのメンバーが、リスト アイテムの概要を表示したり、同じアイテム セットを異なるビューで表示したりする必要がある。 たとえば、マネージャーが組織のすべての技術的案件の進行状況を確認したり、一定の期間内に提出されたすべての案件を確認したりする場合があります。

  • グループのメンバーが、サイト上の同じ場所にある案件を参照または検索する必要がある。

  • バージョンをトラッキングする設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのリスト アイテムに適用する必要がある。

  • アクセス許可レベルが同じである場合など、リストを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。 リスト アイテムごとに個別のアクセス許可を適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のリストを使用することを検討してください。

  • リストに関する情報を分析する必要がある、またはリストの更新を統合する必要がある。 RSS 技術を使用することにより、リスト アイテムが変更されるとユーザーに通知が送信されるように設定したり、リストへの変更を確認したりできます。 RSS フィードにより、ワークグループのメンバーは、変更されたすべての情報を 1 つの一覧で確認できます。

管理する対象のアイテムまたはアイテムを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のリストを作成することができます。

次のような場合に、複数のリストを使用します。

  • グループのメンバーがアイテムの概要を同時に確認する必要がない。

  • 情報を使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

  • 複数の異なるアイテム セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

  • アイテムを共同で分析する必要がない場合またはリストの更新を統合する必要がない。

リストおよびリスト アイテムを整理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

段組みを追加する    グループで最も重要なアイテムを特定し、リストに列を追加できます。 たとえば、リストに [プロジェクト] 列を追加して、特定のプロジェクトに携わっているユーザーが簡単にアイテムを表示および操作できるようにすることができます。 また、部署名や従業員名など、リスト アイテムごとの追加情報を収集する必要がある場合は、さらに列を追加することができます。

リスト内に複数のアイテムが含まれている場合、複数のアイテムを表示するとき、またはビューを切り替えるときのパフォーマンスが向上するように、特定の列のインデックスを作成することを検討してください。 この機能によって、アイテムが整理される方法は変更されませんが、組織はより簡単に大量のアイテムをリストに格納できるようになります。 ただし、インデックスを作成すると、より多くのデータベース領域が消費されます。 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除するを参照してください。

ビューを作成する    グループ内のユーザーが頻繁に特定の方法でデータを表示する必要がある場合に使用します。 ビューでは、列を使用して、データの並べ替え、グループ化、フィルター処理、および表示を行います。 各ビューに一度に表示されるアイテムの数を制限することもできます。 たとえば、ユーザーがリストを参照するときに、パフォーマンスおよび接続速度が低い場合は 1 ページに 25 のリスト アイテムが表示されるように設定し、高い場合は 100 のリスト アイテムが表示されるように設定することができます。

ビューを設定することにより、大量のアイテムを柔軟にリストに格納できると同時に、今年提出された案件のみや予定表内の現在のイベントのみなど、特定の時点にリストの一部のみを表示することもできます。 すべてのユーザーが、各自専用の個人用ビューを作成することができ、またリストを変更する権限のあるユーザーは、すべてのユーザーが使用できるパブリック ビューを作成できます。 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除するを参照してください。

フォルダーを作成する    リストの所有者がフォルダーの作成を許可している場合は、ほとんどの種類のリストにフォルダーを追加します。 これは、とりわけ、プロジェクト別やグループ別など、特定の方法でリスト アイテムを分割できる場合に便利です。 フォルダーを使用すると、より簡単にリスト アイテムを表示、管理することができます。 Microsoft テクノロジでは、ハード ディスク上のフォルダーと同じような方法でサイトやフォルダーを移動できるツリー ビューが提供されています。 たとえば、部署ごとにフォルダーを作成することができます。 「リストでフォルダーを作成する」を参照してください。

関連項目

リスト アイテムを追加、編集、または削除する

リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

リスト内にフォルダーを作成する

リスト内のフォルダーを削除する

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