レコード管理を実装する

レコードの管理は "インプレースで" 行うことができます。つまり、ドキュメントをサイトの現在の場所にそのまま保存しておくことも、レコード センター サイトなどの特定のアーカイブにレコードを格納しておくこともできます。

レコード管理を実装する前に、組織のレコード管理計画を作成しておくことをお勧めします。 組織に最適なレコード管理システムを選ぶ方法については、「レコードの保存と管理の方法を選ぶ」をご覧ください。

注: この Microsoft 365 の SharePointでは、保持ラベルを使用してコンテンツを レコードとして宣言する方法を導入しました。レコード センターを使用する必要性が実質的に置き換わる方法です。 レコード センターを使用している場合は、保持ラベルと共に引き続き使用できます。 ただし、今後は、レコード管理のために、レコード センターの代わりにアイテム保持ラベルを使用することをお勧めします。

レコード センター サイトを作成および構成する

ここでは、レコード センター サイトを作成および構成するために必要となる主な手順の概要を示します。 各手順の具体的な説明については、リンクをクリックしてください。

  1. レコード センター サイト テンプレートを使用して、レコード センター サイトを作成します。

  2. レコードライブラリまたはリストを作成して、ファイル プランで指定された各レコードの種類を管理および保存します (def: ファイル プランでは、組織が公式のビジネス レコードとして認識するドキュメントまたはアイテムの種類が記述されています)。 これらのレコードが格納される場所を示し、ある種類のレコードと別の種類のレコードを区別する情報を提供します)。

  3. ライブラリとリストに関連するコンテンツ タイプを追加します。

  4. ファイル計画で指定された各種レコードのメタデータを格納および表示するために、関連するコンテンツ タイプにサイト列を作成および追加します。

  5. レコード センター サイトのコンテンツ タイプに情報管理ポリシーを追加します。

  6. 各種レコードが適切な場所にルーティングされるようにコンテンツ オーガナイザーを構成します。

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レコード センター サイトを作成する

サブサイトではなく、トップレベル サイト コレクションとして、レコード センターを作成することをお勧めします。 サイト コレクションを作成するには、SharePoint サーバーの全体管理 Web サイトを実行しているコンピューターに対するファーム管理者の SharePoint グループのメンバーである必要があります。

[SharePoint Online] では、レコード センター サイトをサイトのトップ レベルからSharePointできます。 [+ サイトの作成]をクリックし、次の手順 4. から開始します。

  1. 2013 SharePoint 2016 サーバーの全体管理から開始します。

    • Windows Server 2008 R2 の場合:

      • [スタート] をクリックし、[Microsoft SharePoint 2013 製品] または[Microsoft SharePoint 2013 製品] をクリックし、[SharePoint 2013 サーバーの全体管理] または [SharePoint 2016 サーバーの全体管理] をクリックします。

    • Windows Server 2012 の場合:

      • [スタート] 画面で、[SharePoint 2013 サーバーの全体管理] または [SharePoint 2016 サーバーの全体管理] をクリックします。

        2013 SharePoint 2013 サーバーの全体管理またはSharePoint 2016 サーバーの全体管理が [スタート] 画面に表示されていない場合:

      • [コンピューター] を右クリックし、[すべてのアプリ] をクリックし、[SharePoint 2013 サーバーの全体管理] または [SharePoint 2016 サーバーの全体管理] をクリックします。

  2. [アプリケーション管理] セクションのサーバーの管理 Web サイトで、[サイト コレクションの作成] をクリックします。

  3. [ サイト コレクションの 作成] ページの [Web アプリケーション] セクションで、サイト コレクションを作成する Web アプリケーションが選択されていない場合は、下向き矢印をクリックします。 [Web アプリケーション] メニュー[Webアプリケーションの変更] をクリックし、サイト コレクションを作成する Web アプリケーションをクリックします。

  4. [タイトルと説明] セクションで、サイト コレクションのタイトルと説明を入力します。

  5. [Web サイトのアドレス] セクションで、URL として使用するパスを選択します (たとえば、/sites/ などのワイルドカードを使用したパス、またはルート ディレクトリ (/))。

    ワイルドカードを使用したパスを選択した場合は、サイトの URL で使用するサイト名も入力する必要があります。

  6. [テンプレートの選択] セクションの [エクスペリエンス バージョンの選択] ボックスの一覧で、使用するテンプレートの SharePoint エクスペリエンス バージョンを選択します。

    SharePoint Server でサイト コレクションをサイト コレクションのように表示して実行する場合は、エクスペリエンスのバージョンをSharePointします。 以前のエクスペリエンス バージョンを使用するサイト コレクションは、SharePoint の新しいバージョンで実行されますが、サイト コレクションのユーザー インターフェイスとユーザー エクスペリエンスには以前のバージョンが反映されます。 いつでも最新のエクスペリエンス バージョンにアップグレードできるサイト コレクション。

  7. [テンプレートの選択] セクションで、[エンタープライズ] タブをクリックし、[レコード センター] をクリックします。

  8. [サイト コレクション管理者] セクションで、サイト コレクションの管理者になるユーザーのユーザー名 (ドメイン\ユーザー名の形式) を入力します。

  9. [代理のサイト コレクション管理者] セクションで、代理のサイト コレクション管理者のユーザー名を入力します。 代理のサイト コレクション管理者を指定することは、サイト コレクション管理者が不在のときもサイト コレクションを確実に管理できるようにする上で最適な方法です。

  10. [クォータ テンプレート] セクションで、クォータを使用してサイト コレクションのストレージを管理する場合は、[クォータ テンプレートの選択] ボックスの一覧でテンプレートをクリックします。

  11. [OK] をクリックします。

レコードを管理するためのライブラリまたはリストを作成する

ライブラリとリストは、レコード管理における重要な要素です。 これらは、格納または管理する各種レコードのファイル キャビネットとして機能します。 ライブラリとリストにコンテンツ タイプを関連付けると (後述)、レコードをさらに細かく分類できます。 レコードのファイル計画のコンテンツ タイプごとに 1 つのドキュメント ライブラリまたはリストを作成することをお勧めします。

リストまたはライブラリに既存のコンテンツ タイプを追加する

リストまたはライブラリにコンテンツ タイプを追加すると、そのリストまたはライブラリにそのタイプのアイテムを含めることができるようになります。 レコード センターに送信したレコードは、ドキュメントのコンテンツ タイプに基づいて、適切なリストまたはライブラリに送られます。

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サイト列を作成し、リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに追加する

列は、レコードやその他のアイテムをグループ化、分類、およびトラッキングする際に役立ちます。 サイト列では、コンテンツ タイプ、リスト、またはライブラリに関連付けることができるメタデータのアイテムを定義します。 たとえば、"作成者" や "終了日" を定義するサイト列を追加できます。 サイト列をレコードのコンテンツ タイプに追加して、レコードと共に送信するメタデータのアイテムを格納したり、レコードの管理に役立つメタデータを追加したりします。

サイト列を作成する

  1. レコード センター サイトで、[レコード センター] を設定 Office 365 の [設定] ボタン 、[サイト] をクリック設定。

    グループに SharePoint サイトで、[設定] をクリックし、[サイト コンテンツ]をクリックし、[サイトコンテンツ]を設定。

  2. [サイトの設定] ページで、[Web デザイナー ギャラリー] の [サイト列] をクリックします。

  3. [サイト列] ページで、[作成] をクリックします。

  4. [サイト内の新しい列] ページの [名前と種類] セクションで、[列名] ボックスに使用する名前を入力します。

  5. その列に格納する情報の種類  (通貨、日付と時刻、テキストなど) を選びます。

  6. [グループ] セクションで、新しいサイト列を格納する既存のグループを選ぶか、[新しいグループ] を選んで、サイト列を格納する新しいグループを作成します。 グループを使用すると列を整理できるので、列を見つけやすくなります。

[列の追加設定] セクションで、必要な追加設定を選びます。 このセクションで使用できるオプションは、[名前と種類] セクションで選んだ列の種類によって異なります。 たとえば、列に格納する情報の種類が "選択肢" の場合は、[列の追加設定] セクションで列挙する選択肢を定義できます。

  1. [OK] をクリックします。

サイト列をレコードのコンテンツ タイプに追加する

  1. レコード センター サイトのホーム ページで、[レコード センター] をクリック設定、[サイト] をクリック設定。

    グループに SharePoint サイトで、[設定] をクリックし、[サイト コンテンツ]をクリックし、[サイトコンテンツ]を設定。

  2. [Web デザイナー ギャラリー] セクションで、[ サイト コンテンツ タイプ] をクリックします

  3. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、構成するサイト コンテンツ タイプをクリックします。

  4. 親サイトからサイト コンテンツ タイプを選ぶか、選んだサイト コンテンツ タイプ ページで新しいサイト コンテンツ タイプを作成したら、[] セクションで [サイト内の既存の列から追加] をクリックします。

  5. [コンテンツ タイプへの列の追加] ページの [列の選択] セクションで、[列の選択元] ボックスの一覧からフィルターを適用するグループを選びます。

  6. [使用可能な列] ボックスの一覧から追加する列 選択し、[追加] を クリックします

  7. [リストおよびサイト コンテンツ タイプの更新] セクションで、そのサイト コンテンツ タイプが継承される子サイト コンテンツ タイプにも変更を適用するかどうかを指定します。

  8. 必要な列を追加したら、[OK] をクリックします。

注: 選択するコンテンツ タイプが、このページのリンク (淡色表示) として表示されない場合、コンテンツ タイプはレコード センター サイトの親サイトに属するため、親サイトから選択して構成する必要があります。 これを行うには、[サイト コンテンツ タイプ]列の下の灰色表示されたサイト コンテンツ タイプの横にある [ソース] 列のリンクをクリックします。

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レコードの情報管理ポリシーを作成する

情報管理ポリシーとは、コンテンツ タイプに関する一連のルールです。 情報管理ポリシーにより、組織はコンテンツの保持期間やユーザーがそのコンテンツで実行できる操作などを制御し、管理することができます。

注: このタスクを行うには、レコード センター サイトの所有者グループのメンバーである必要があります。

情報管理ポリシーをコンテンツ タイプに追加する

注: 主要なコンテンツ タイプの情報管理ポリシーを指定することはできません。 主要なコンテンツ タイプは、サイト コレクションの作成時にインストールされます。 主要なコンテンツ タイプから派生するコンテンツ タイプを作成し、派生したコンテンツ タイプに情報管理ポリシーを適用する必要があります

  1. サイトで、[サイト] を設定 Office 365 の [設定] ボタン し、[サイト] をクリック設定。

    グループに SharePoint サイトで、[設定] をクリックし、[サイト コンテンツ]をクリックし、[サイトコンテンツ]を設定。

  2. [サイトの設定 ページの[Web デザイナーギャラリー] セクションで、[サイト コンテンツ タイプ]をクリックします

  3. [サイト コンテンツ タイプ] ページで、情報管理ポリシーを追加するコンテンツ タイプをクリックします。

  4. [コンテンツ タイプ] ページで、[情報管理ポリシーの設定] をクリックします。

  5. [ポリシーの編集] ページで、ポリシーの説明を入力し、ポリシーの目的をユーザーに伝える簡単なポリシー ステートメントを作成します。 ポリシー ステートメントは、512 文字以内で作成できます。

  6. 次に、1 つ以上のポリシー機能を情報管理ポリシーに追加する必要があります。 機能を有効にすると、追加の設定が表示されます。

情報管理ポリシーにポリシー機能を追加する

情報管理ポリシーには、ラベル、監査、有効期限、バーコードの各ポリシー機能を追加できます。

情報管理 ポリシーにアイテム保持ポリシー機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページで、[保持を有効にする] チェック ボックスをオンにします。

  2. [保持ステージを追加する] をクリックし、次の保持期間オプションのいずれかをクリックして、ドキュメントの有効期限を指定します。日付プロパティに基づいて有効期限を設定するには、[このステージはアイテムの日付プロパティに基づく] をクリックし、アクション ([作成日時] または [更新日時]) と期間 (日数、月数、または年数) を選びます。

  3. 一覧の間にあるボックスに値を入力して期間を指定します。

  4. ドキュメントの有効期限が切れたときに実行するアクションを選びます。

  5. 選んだアクションを繰り返す場合は、[定期的なアイテム] セクションのチェック ボックスをオンにし、繰り返しの期間を選びます。

  6. [OK] をクリックします。

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情報管理ポリシーにポリシーの監査機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページの [監査] セクションで、[監査を有効にする] をクリックし、監査記録を残すイベントの横のチェック ボックスをオンにします。

  2. [OK] をクリックします。

    注: 監査ログを表示するには、[サイト コレクションの設定] ページで [監査ログ レポート] をクリックし、表示するレポートを選びます。

情報管理ポリシーにバーコード ポリシー機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページの [バーコード] セクションで、[バーコードを有効にする] チェック ボックスをオンにします。

  2. Office クライアント アプリケーションで、ドキュメントにバーコードを挿入することをユーザーに要求する場合は、[保存および印刷前にバーコードを挿入するかどうかをユーザーに確認する] チェック ボックスをオンにします。

情報管理ポリシーにラベル ポリシー機能を追加する

  1. [ポリシーの編集] ページの [ラベル] セクションで、[ラベルを有効にする] チェック ボックスをオンにします。

  2. ドキュメントを保存または印刷する前に、ラベルを挿入することをユーザーに要求する場合は、[保存および印刷前にラベルを挿入するかどうかをユーザーに確認する] をクリックします。

  3. ラベルを追加した後にラベルが変更されないようにするには、[ラベルを追加した後にラベルを変更できないようにする] チェック ボックスをオンにします。

  4. [ラベルの書式] ボックスに、ラベルに表示するテキストを入力します。 固定テキストやドキュメント プロパティを組み合わせて使用できますが、グローバル一意識別子 (GUID) や Created By など、計算型プロパティや組み込みプロパティは使用できません。 改行するには、文字シーケンス \n を使用します。

  5. ラベル テキストのフォント、フォント サイズ、フォント スタイル、および配置を選びます。

  6. [高さ] ボックスと [] ボックスに、ラベルの高さと幅をインチ単位で入力します。

  7. [更新] をクリックして、変更内容を表示します。

  8. [OK] をクリックします。

インプレース レコード管理を構成する

レコード センターを使用する場合、ロックダウンされたリポジトリで作業しているときは、送信操作を使用してそのリポジトリにレコードを送ることができます。 ただし、インプレース レコード管理を有効にできるサイトは、レコード管理システムとして構成できます。 レコード センターと異なり、この種類のシステムでは、共同作業領域でアクティブなドキュメントと共にレコードを格納できます。 インプレース レコード管理システムを使うと、次のような利点があります。

  • 複数のサイトにわたってレコードを配置し、管理できます。

  • バージョン管理を有効にすると、新しい追加バージョンのレコードが自動的に作成される場合があります。

  • レコードとアクティブなドキュメントの両方に対して、電子情報開示検索を同時に実行できます。

  • 組織内でのレコードの種類やレコードを作成できるユーザーを幅広く制御できます。

インプレース レコード管理は、主に次の 3 つの手順で構成します。

  1. インプレース レコード管理をサイト コレクション レベルで有効にする。

  2. レコード宣言の設定をサイト コレクション レベルで構成する。

  3. レコード宣言の設定をリストまたはライブラリ レベルで構成する。

    注: アイテムをレコードとして手動で宣言するには、リストの共同作成者または管理者である必要があります。

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インプレース レコード管理をサイト コレクション レベルで有効にする

インプレース レコード管理システムを構成するには、最初にこの機能をサイト コレクション レベルで有効にします。 この機能を有効にすると、リボンの [レコードの宣言] または [レコードの宣言解除] が有効になります。

注: このタスクを行うには、サイト コレクション管理者である必要があります。

  1. 最も多いサイト レベルでは、[サイト] を設定 Office 365 の [設定] ボタン し、[サイト] をクリック設定。

    グループに SharePoint サイトで、[設定] をクリックし、[サイト コンテンツ]をクリックし、[サイトコンテンツ]を設定。

  2. [サイト コレクションの管理] で [サイト コレクションの機能] をクリックします。

  3. [インプレース レコード管理] の横にある [アクティブ化] をクリックします。

レコード宣言の設定をサイト コレクション レベルで構成する

  1. 最も多いサイト レベルでは、[サイト] を設定 Office 365 の [設定] ボタン し、[サイト] をクリック設定。

    グループに SharePoint サイトで、[設定] をクリックし、[サイト コンテンツ]をクリックし、[サイトコンテンツ]を設定。

  2. [サイト コレクションの管理] で、[レコード宣言の設定] をクリックします。

  3. [レコード宣言の設定] ページで、レコードとして宣言したアイテムに対して実行できる操作を制限する場合は、[レコードの制限] セクションでオプションのいずれかを選びます。

  4. [レコード宣言の許可] セクションでは、既定でレコードの手動宣言をリストまたはライブラリで使用できるようにする必要があるかどうかを選択します。 [既定で、すべての場所で無効にする] オプションを選択した場合、レコードはポリシーまたはワークフローを通してのみ宣言できます。

  5. [宣言ロール] セクションで、レコードを手動で宣言および宣言解除できるロールを選びます。

  6. [OK] をクリックします。

レコード宣言の設定をリストまたはライブラリ レベルで構成する

リストまたはライブラリのレコード宣言を構成することで、アイテムをレコードとして宣言できる場所をより細かく制御できます。 レコード宣言できるようにリストまたはライブラリを構成すると、そのリストまたはライブラリにアイテムを追加したときに、アイテムをレコードとして自動的に宣言できます。

  1. レコード宣言設定を構成するリストまたはライブラリで、リボンの [ライブラリ]タブまたは [リスト] タブをクリックし、[ライブラリ] または [リスト] 設定 をクリック設定。

    [SharePoint Online] で、[設定 Office 365 の [設定] ボタン ] をクリックし、[リストの設定] または [ライブラリの設定]をクリックします

  2. [ドキュメント ライブラリの設定] ページまたは [リストの設定] ページで、[権限と管理] の [レコード宣言の設定] をクリックします。

  3. [手動でのレコード宣言の許可] セクションで、次のいずれかを選びます。

  4. リストまたはライブラリで、サイト コレクションで使用される既定のレコード宣言の設定を使用する。

  5. ユーザーがリストまたはライブラリでアイテムをレコードとして手動で宣言することを常に許可する。

  6. リストまたはライブラリ内で、ユーザーが手動でレコードを宣言できないようにする。

  7. リストまたはライブラリに追加されたすべてのアイテムを自動的にレコードとして宣言する場合は、[自動宣言] セクションのチェック ボックスをオンにします。

  8. [OK] をクリックします。

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