レポートの配布

Access レポートを解放し、広範囲に配布します。 たとえば、1 人または複数のユーザーにメールを送信したり、SharePoint ドキュメント ライブラリにエクスポートしたり、ネットワーク フォルダーにアーカイブしたりします。 Access レポートを配布すると、日単位、週単位、月単位など、特定の時点でデータの静的レポートが作成されます。 そうすることで、情報提供者がビジネス上の良い意思決定を行い、質問に答え、代替案を見つけ、最適な計画を決定し、リスクを評価し、品質を向上させるために使用できる単一の真実のポイントを持つ必要があります。

レポートの配布

ヒント    レポートを作成するときに、文書の日付を追加します。 これにより、ユーザーはレポートが作成された正しい時刻を確認できます。 詳細については、「日付と 時刻をレポートまたはフォームに挿入する」を参照してください

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[電子メール] コマンドを使用してレポートを送信する

レポートを配布する最も簡単な方法の 1 つは、[電子メール] コマンドを使用する方法です。 マウスを数回クリックすると、レポートがエクスポートされ、ファイルが添付された新しいメール メッセージが作成されます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、送信するレポートを選択します。

  2. [メール ] で [外部データ > 選択します

  3. [オブジェクト名 を指定して 送信] ダイアログ ボックスで 、PDFなど、使用する出力形式を選び 、[OK]をクリックします。

    Note    さまざまな形式を選択することができますが、元の Access レポートのレイアウトと書式を保持し、表示および印刷用にページをカスタマイズする組み込みの方法が組み込まれています。ポータブル ドキュメント形式 (PDF) の使用を検討してください。 詳細については 、「Adobe Reader をインストールして PDF を印刷する」 を参照してください

    ファイルが添付された新しいメール メッセージが Outlook で開きます。

  4. 受信者のメール アドレスを [宛先]ボックスと[CC]ボックスに入力し、[件名] ボックスに説明を入力し、メッセージ領域にメッセージを入力します。

    ヒント    既定では、この方法を使用して送信するファイルはコンピューターに保存されません。 コンピューターにファイルのコピーを保存する場合は、[添付ファイル] ボックスで添付ファイルを右クリックし、[名前を付けて保存] を選択します

  5. [送信] を選択します。

Note    プロセスを自動化するには 、EMailDatabaseObject マクロ アクションを使用します。 たとえば、一連のアクションを含むマクロを作成して、異なるユーザーに異なるレポートをメールで送信できます。

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レポートをフォルダーまたは SharePoint ドキュメント ライブラリにエクスポートする

  1. ナビゲーション ウィンドウで、エクスポートするレポートを選択します。

  2. [PDFまたは XPS >外部データ] を選び、[PDF または XPS 形式で発行] ダイアログボックスを開きます。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • ナビゲーション ウィンドウを使用してフォルダーを見つける。

    • ナビゲーション ウィンドウで SharePoint をクリックするか、上部のアドレス ボックスにサイト URL を入力して、SharePoint サイトを探します。 次に例を示します。

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      詳細については、「SharePoint のスタート ページでコンテンツを検索する」を参照してください

  4. [ファイル の種類] ボックス、PDF ファイルの種類が選択されている必要があります。

  5. レポートの既定の名前を変更するには、[ファイル名] ボックスに新しいファイル 名を入力 します。

  6. レポートをエクスポートした直後に開く場合は、[発行後にファイルを開く ] チェック ボックスを オンにします。

  7. [ 最適化の条件] で、次のいずれかの操作を行います。

    • より大きく高解像度のファイル (印刷に推奨) 用にレポートを最適化するには、[標準] を 選択します

    • 低解像度の小さいファイル (オンライン公開に推奨) 用にレポートを最適化するには、[最小サイズ ] を選択します

  8. [発行] を選択します。 Access によってファイルが作成されます。 発行後に Access でファイルを開くことを選択した場合、Adobe Reader によってファイルが表示されます。

  9. 同じ操作を実行してスケジュールを設定するために、操作の手順を保存するには、[エクスポート手順を保存する] チェック ボックス オンにします。

    • 手順の名前と説明を入力します。

    • 将来のエクスポート操作をスケジュールする Outlook タスクを作成するには、[Outlook タスクの作成] チェック ボックスを オンにします。

    詳細については、「インポートやエクスポートの操作の詳細を定義として保存する」を参照してください。

    Note    このプロセスを自動化するもう 1 つの方法は 、"ExportWithFormatting/書式設定のエクスポート" マクロ アクションを使用する方法です。 たとえば、レポートのタイトルとエクスポート日に基づいて、わかりやすいファイル名を作成できます。 これにより、ユーザーは多くのレポートの SharePoint ライブラリまたはフォルダー内で正しいレポートを見つけるのに役立ちます。 これを行うには、[出力ファイル] 引数に次の式を指定します。

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    RptIQ5 はレポート オブジェクト名、Auto_Header0はレポート ヘッダー セクション、Caption プロパティはレポートのタイトルです。

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SharePoint でレポート センターを作成する方法

ユーザーが必要なレポートを簡単に見つけて表示できるよう、SharePoint ドキュメント ライブラリに専用のレポート センターを作成します。 列を追加し、Access からライブラリにリンクし、ビューを使用してドキュメント ライブラリをカスタマイズすると、ユーザーにファースト クラスのエクスペリエンスを提供できます。 実行できる基本的な手順は次のとおりです。

ドキュメント ライブラリを作成する    ドキュメント ライブラリは、共同作業を簡素化する安全なファイルの場所です。 ライブラリに列 (カテゴリ、ユーザーまたはグループ、計算列など) を追加して、ビューやフィルターを作成できます。

何も選択されていないドキュメント ライブラリのサムネイル ビュー。

詳細については、「ドキュメント ライブラリ とは」を参照してください。

Access からライブラリ列を更新する    ライブラリを Access にリンクすると、ドキュメント ライブラリの列を Access から更新して、ユーザーが必要なレポートを見つけ、追加情報を提供することができます。

詳細については 、「SharePoint へのデータのインポート、リンク、または移動」を参照してください

並べ替えビューとフィルター処理ビューを作成する    レポートを Access からメールで送信する代わりに、ドキュメント ライブラリの関連ビューへのリンクを送信します。 次に例を示します。

  • 最新のレポートが最初に表示される状態で、ビューを [ 更新日時] 列で昇順に並べ替えます。 詳細については、「並べ替えを 使用して SharePoint ビューを変更する」を参照してください

  • ライブラリに JobFunction という名前の選択肢列が存在し、Lineworker、Foreman、Supervisor の 3 つの値がある場合は、各ジョブ ロールのフィルター式に基づいて、個別のビューを作成します。

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    監督ビューへのリンクを送信し、ユーザーがクリックすると、そのビューには監督者の特定のレポートが表示されます。 ライブラリ ビューのリンクを取得するには、ビューを表示し、アドレス バーから URL をコピーします。

  • ライブラリに "OurEmployees" という名前のユーザー列がある場合は 、Me 関数を使用して現在のユーザーのレポートのみを表示するフィルター式に基づいてビューを作成します。

    OurEmployees is equal to [Me]

    ビューへのリンクを送信し、ユーザーがクリックすると、ビューにはそのユーザーの特定のレポートが表示されます。

詳細については、「フィルターを使用して SharePoint ビューを変更する」および 「SharePoint でリスト ビューを編集する」 を参照してください

最新のページで Web パーツを接続する   また、ファイル ビューアー Web パーツをドキュメント ライブラリ Web パーツに接続して、ユーザーがドキュメント ライブラリで選択した項目に基づいてファイルを表示する最新のページを作成することもできます。 ユーザーはレポートを参照して、必要なレポートを見つける可能性があります。

リスト プロパティ Web パーツに接続されたリストの例

詳細については 、「SharePoint ページで Web パーツを使用する」と「SharePoint Online で Web パーツを 接続する」を参照してください

Microsoft Flow を活用する    Microsoft Flow を使用すると、ライブラリの使用と管理を自動化できます。 たとえば、プッシュ通知の送信、毎日のアラームの送信、プランナー タスクの作成、期限切れのファイルのフォルダーへのアーカイブを行うことができます。

SharePoint で選択したアイテムの場合は、SharePoint アイテムへのリンクを含む Planner タスクを作成します。

SharePoint および Planner 用の Microsoft Flow テンプレート

詳細については、「SharePoint Online または OneDrive for Business でリストまたはライブラリのフローを作成する 」を参照してください

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関連項目

Access ガイドのレポートの概要

とレポートのデザイン

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