レポート内でカウントを行う

レポートに含まれるレコードの数をカウントすると便利です。 グループ化レポートまたはサマリー レポートでは、各グループ内のレコード数を表示できます。 または、各レコードを参照しやすくするために、各レコードに行番号を追加することができます。 この記事では、カウントと行番号をレポートに追加する方法について説明します。

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レポートまたはグループのレコード数をカウントする

レイアウト ビューでは、レポートにカウントを追加する最も簡単な方法が提供されます。

レイアウト ビューを使用してレコードをカウントする

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。

  2. カウントするフィールドをクリックします。 すべてのレコードがカウントされるのを確認するには、ID フィールドなど、Null 値が含まれているとわかっているフィールドをクリックします。

  3. [デザイン] タブの [グループ化と集計] グループの [集計] をクリックします。 

  4. 次のいずれかの操作を行います。

    • 選択したフィールドに値が含かどうかに関係なく、レポートのすべてのレコードをカウントするには、[レコード数のカウント] を クリックします

    • 選択したフィールドに値があるレコードのみをカウントするには、[値のカウント] を クリックします

      注: Count Values は 、次のデータ型のフィールドでは使用できません。

      • 長いテキスト (メモ型)

      • OLE オブジェクト

      • ハイパーリンク

      • 添付ファイル

  5. Access では、レポート フッター セクションにテキスト ボックスが追加され、その コントロール ソース プロパティが Count 関数を実行する式に 設定 されます。 レポートにグループ レベルがある場合は、同じ計算を実行する各グループ フッターにもテキスト ボックスが追加されます。

    注: レイアウト ビューを使用して特定のフィールドのカウントを作成する場合は、そのフィールドが Null ではないレコードのみをカウントする式が作成されます。 たとえば、レポートに 10 のレコードが含まれている場合、3 つの Null 値を含むフィールドにカウントを追加すると、カウント テキスト ボックスには 7 (Null 以外の値を含むレコード数) が表示されます。 この問題を回避するには、NULL を許可しないフィールド (ID フィールドなど) にのみカウントを追加するか、テキスト ボックスのコントロール ソースを編集して、すべてのレコードに Null 値が含まれるかどうかに関して常にカウントすることができます。 そのためには、次を実行します。

  6. カウントを表示するテキスト ボックスを選択します。 プロパティ シートがまだ表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。

  7. [データ] タブをクリックします。

  8. [コントロール ソース] プロパティ ボックス で、式を削除し、「=Count(*) 」と入力します

  9. レポートを保存し、レポート ビューに切り替えて結果を表示します。

デザイン ビューを使用してレコードをカウントする

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー ] をクリックします。

  2. [デザイン] タブの [コントロール] グループで [テキスト ボックス] をクリックします。

  3. 次のいずれかの操作を行います。

    • レポート内のすべてのレコードの数を追加するには、テキスト ボックスを配置する [レポート ヘッダー] セクションまたは [レポート フッター] セクションをクリックします。

    • グループ化されたレポートの各グループのすべてのレコードの数を追加するには、テキスト ボックスを配置する [グループ ヘッダー] セクションまたは [グループ フッター] セクションをクリックします。

  4. テキスト ボックスを選択し、F4 キーを押してプロパティ シートを表示します。

  5. [データ] タブをクリックします。

  6. [コントロール ソース ] プロパティ ボックス「=Count(*) 」と入力します

    この 式Count 関数を使用して、一部のレコードの一部のフィールドが Null の場合でも、レポートまたはグループ内のすべてのレコードをカウントします。 特定のフィールドが Null ではないレコード (SupplierName など) のみをカウントするには、代わりに =CDbl(Nz(Count([SupplierName]),0))を使用します。

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レポートまたはグループのレコードごとに行番号を追加する

レポート内のアイテムに番号を付けできます。 たとえば、製品別売上レポートでは、製品グループの最初の項目の前に "1" を、2 番目の項目の前に "2" を付け、次に示す必要があります。 次の製品グループが開始されると、カウントが最初の項目の前に表示され、"1" が最初の項目の前に表示されます。

レポートのアイテムに番号を付ける

集計コントロールを使用して、その "集計の実行" プロパティを設定することで、レポート内の 項目に番号を付 けます。

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー ] をクリックします。

  2. [デザイン] タブの [コントロール] グループで [テキスト ボックス] をクリックします。

  3. レポートの [詳細] セクションで、ポインターをドラッグしてテキスト ボックスを作成し、最大の項目番号に対応できる十分な幅を確認します。

    たとえば、100 件の注文がある可能性がある場合は、少なくとも 3 文字 (100) のスペースが必要になります。 テキスト ボックスの横にラベルが表示されている場合は、ラベルをクリックして Delete キーを押して削除します。 テキスト ボックスを左余白の近くに配置した場合、ラベルがテキスト ボックスの下に非表示にされている可能性があります。 テキスト ボックスの左上隅にある移動ハンドルを使用して、テキスト ボックスを右にドラッグして、ラベルが表示されます。 その後、ラベルをクリックし、Delete キーを押します。

  4. テキスト ボックスを選択します。 プロパティ シートがまだ表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。

  5. [すべて] タブをクリック します。 [名前 ] プロパティ ボックスに 、txtItemNumber などの名前を入力します

  6. [データ] タブをクリックします。

  7. [集計の 実行] プロパティ ボックスで、[グループの上] を選択します

  8. [コントロール ソース ] プロパティ ボックス「=1」と入力します

  9. [書式] タブをクリックします。

  10. [書式] プロパティ ボックス に「#」と 入力します。 (ポンド記号の後にピリオド) を付けます。

    これで、行番号の書式が数値の後にピリオドで表示されます。

  11. レポートを保存し、レポート ビューに切り替えて結果を表示します。

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