レポート デザインの概要

Access には、ユーザーのニーズに最も適した方法でデータを表示する、見やすい魅力的なレポートをすばやく作成するのに役立つ多くのツールが提供されています。 [作成] タブのコマンドを使用すると、クリック 1 回で簡単なレポートを作成できます。 レポート ウィザードを使用して、より複雑なレポートを作成したり、すべてのデータ要素と書式設定要素を自分で追加してレポートを作成することができます。 どちらの方法を選んでも、必要な方法でデータを表示するために、レポートのデザインを少なくとも数回変更する必要があります。 この記事では、レポートをデザインする一般的なプロセスについて説明し、レポートに特定のデザイン要素を追加する方法について説明します。

この記事の内容

レポートのレイアウト方法を決定する

レポートをデザインする場合は、まず、ページ上でのデータの配置方法と、データをデータベースに格納する方法を検討する必要があります。 設計プロセス中に、テーブル内のデータの配置で必要なレポートを作成できない場合があります。 これは、テーブルが正規化されていない (つまり、最も効率的な方法でデータが保存されていない) 場合があります。

レポートのスケッチを作成する

この手順は必須ではありません。Access レポート ウィザードまたはレポート ツール (どちらも [作成] タブの[レポート] グループで使用できます) が、レポートの作成を開始するための十分なデザインを提供している場合があります。 ただし、これらのツールを使わずにレポートをデザインする場合は、各フィールドが入るボックスを描画し、各ボックスにフィールド名を書き込むと、レポートの大まかなスケッチを紙に書き込むのが便利です。 または、Word や Visio などのプログラムを使用して、レポートのモックアップを作成できます。 どちらの方法を使用する場合でも、データの繰り返しを示すために十分な行を必ず含める必要があります。

下書きのスケッチと重なっている完成したフォーム

たとえば、製品情報に行を使用し、その製品の売上に対して複数の繰り返し行を使用し、最後に製品の売上合計の行を使用できます。 次に、次の製品などについて、レポートの最後までシーケンスが繰り返されます。 または、レポートがテーブル内のデータの単純な一覧である場合、スケッチに一連の行と列を含めできます。

注: この手法は、他のユーザーのためにレポートを設計する場合にも非常に便利です。 この場合、作業を開始する前に、他のユーザーがスケッチを描画できます。

スケッチを作成した後、レポートに表示するデータを含むテーブルを決定します。 すべてのデータが 1 つのテーブルに含まれている場合は、レポートをそのテーブルに直接基にできます。 多くの場合、必要なデータは、レポートに表示する前に、クエリにまとめる必要がある複数のテーブルに格納されます。 クエリをレポートの RecordSource プロパティに埋め込むか、別の保存済みクエリを作成し、その基にレポートを作成できます。

各レポート セクションに入力するデータを決定する

各レポートには、1 つ以上のレポート セクションがあります。 各レポートに表示される 1 つのセクションは、[詳細] セクションです。 このセクションは、レポートの基にしているテーブルまたはクエリのレコードごとに 1 回繰り返されます。 その他のセクションは省略可能で、繰り返す頻度が低く、通常、レコードのグループ、レポートのページ、またはレポート全体に共通する情報を表示するために使用されます。

次の表では、各セクションの場所とセクションの一般的な使い方について説明します。

セクション

場所

一般的なコンテンツ

レポート ヘッダー セクション

レポートの最初のページの上部に 1 回だけ表示されます。

  • レポートのタイトル

  • ロゴ

  • 現在の日付

レポート フッター セクション

データの最後の行の後、レポートの最後のページの [ページ フッター] セクションの上に表示されます。

レポートの合計 (合計、カウント、平均など)

ページ ヘッダー セクション

レポートの各ページの上部に表示されます。

  • レポートのタイトル

  • ページ番号

ページ フッター セクション

レポートの各ページの下部に表示されます。

  • 現在の日付

  • ページ番号

グループ ヘッダー セクション

レコード のグループの直前に表示されます。

グループ化されているフィールド

グループ フッター セクション

レコードのグループの直後に表示されます。

グループ合計 (合計、カウント、平均など)

レポートのヘッダーセクションとフッター セクション、またはページヘッダーとフッターセクションの追加または削除の詳細については、この 記事の「レポートまたはページのヘッダーとフッターの追加または削除」セクションを参照してください。 レイアウト ビューまたはデザイン ビューの [グループ化、並べ替え、および合計] ウィンドウを使用して、グループヘッダーとフッターのセクションを追加できます。

詳細データの配置方法を決定する

ほとんどのレポートは表形式または積み重ね形式で配置されますが、 Access では、必要なレコードやフィールドを柔軟に並べ替えて使用できます。

表形式レイアウト    表形式のレイアウトはスプレッドシートに似ています。 ラベルは上部に配置され、データはラベルの下の列に配置されます。 表形式は、表形式のデータの外観を表します。 これは、[作成] タブの [レポート Access レポート] をクリックすると作成されるレポートの種類です。 単純なリスト形式で表示するフィールドの数が比較的少ないレポートの場合は、表形式のレイアウトを使用すると便利です。 次の図は、表形式レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

表形式レイアウトの従業員レポート

積み上げレイアウト    積み上げレイアウトは、銀行口座を開いた場合や、オンライン販売店から購入した場合に入力するフォームに似た形式です。 各データにラベルが付き、フィールドが互いに重なって表示されます。 このレイアウトは、フィールドが多すぎて表形式で表示しきれなすぎるレポートに便利です。つまり、列の幅がレポートの幅を超える可能性があります。 次の図は、積み上げレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

集合形式レイアウトの従業員レポート

注: レポート ウィザードでは、このレイアウトは列レイアウトと呼ばれます。

混在レイアウト    表形式レイアウトと積み上げレイアウトの要素を混在することができます。 たとえば、各レコードについて、[詳細] セクションの上部にある水平行にフィールドの一部を配置し、同じレコードの他のフィールドを 1 つ以上の積み上げレイアウトの一番上の行の下に配置できます。 次の図は、混在レイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。 [ID] フィールド、[名] フィールド、および [名] フィールドは表形式のコントロール レイアウトに配置され、[役職] フィールドと [ビジネス用電話番号] フィールドは積み重ねレイアウトで配置されます。 この例では、グリッド線を使用して、各従業員のフィールドを視覚的に分離します。

帳票形式レイアウトを使った社員レポート

[配置を正当化] レイアウト    レポート ウィザードを使用してレポートを作成する場合は、正当なレイアウトを使用することができます。 このレイアウトでは、ページの幅全体を使用して、レコードを可能な限りコンパクトに表示します。 もちろん、レポート ウィザードを使わずに同じ結果を得ることができますが、フィールドを正確に配置するには苦労する必要があります。 次の図は、レポート ウィザードの正当なレイアウトを使用して作成された従業員レポートを示しています。

帳票形式レイアウトを使った社員レポート

レポートに多数のフィールドを表示する場合は、このレイアウトを使用すると便利です。 前の例では、表形式のレイアウトを使用して同じデータを表示する場合、フィールドはページの端から広がっています。 積み上げレイアウトを使用する場合、各レコードの縦位置が大きくなるので、用紙を無駄にし、レポートが読みにくくなっています。

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コントロール レイアウトを使用してデータを配置する

コントロール レイアウトは、レポートをレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いている間に追加できるガイドです。 Access ウィザードを使用してレポートを作成する場合、または [作成] タブの [レポート] グループで [レポート] をクリックしてレポートを作成すると、コントロール レイアウトが自動的に追加されます。 コントロール レイアウトは表に似て、各セルにラベル、テキスト ボックス、その他の種類のコントロールを含めできます。 次の図は、レポートの表形式のコントロール レイアウトを示しています。

基本的な表形式コントロールのレイアウト

オレンジ色の線はコントロール レイアウトの行と列を示し、レポートがレイアウト ビューまたはデザイン ビューで開いている場合にのみ表示されます。 コントロール レイアウトを使用すると、行と列のデータの均等な配置を実現し、フィールドの追加、サイズ変更、または削除が簡単になります。 [配置] タブの [テーブル] グループと [位置] グループのツール (レイアウト ビューまたはデザイン ビューで使用可能) を使用すると、ある種類のコントロール レイアウトを別の種類に変更したり、レイアウトからコントロールを削除して、レポート上の好きな場所にコントロールを配置することができます。

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レポートまたはページのヘッダーセクションとフッター セクションを追加または削除する

この記事で前述したように、ヘッダーとフッターは、レポート全体またはレポートの各ページに共通する情報を表示するために使用できるレポート セクションです。 たとえば、[ページ フッター] セクションを追加して各ページの下部にページ番号を表示したり、[レポート ヘッダー] セクションを追加してレポート全体のタイトルを表示することができます。

レポートまたはページのヘッダーとフッターのセクションを追加する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. レポートに既に表示されているセクションを確認します。 セクションは、セクション セレクターと呼ばれる網掛けされた水平バー で区切っています。 各セクション セレクターのラベルは、その直下のセクションを示します。

    デザイン ビューのレポート

    すべてのレポートには詳細セクションが含まれるので、レポート ヘッダー、ページ ヘッダー、ページ フッター、レポート フッターの各セクションを含めすることもできます。 さらに、レポートにグループ レベルがある場合は、グループヘッダーまたはフッター (前の図に示した [ヘッダーとしてファイル] など) が表示される場合があります。 既定では、グループのヘッダーとフッターには、グループの基礎となるフィールド名または式を使用して名前が付きます。 この場合、グループ化フィールドの名前は "ファイル形式" になります。

  3. ページヘッダーとフッターのセクションまたはレポートのヘッダーとフッターのセクションをレポートに追加するには、任意のセクション セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [ページ ヘッダー / フッター] または [レポート ヘッダー / フッター] をクリックします。

    注意: セクションが既にレポートに存在する場合は、既存のセクションとセクションに含まれるコントロールが削除されるという警告が表示されます。

    既存のコントロールを移動したり、新しいセクションに新しいコントロールを追加したりすすめ、

Access ページとレポートのヘッダーとフッターのセクションは常にペアで追加されます。 つまり、対応するフッター セクションも追加せずに、ページまたはレポートのヘッダー セクションを追加することはできません。 両方のセクションが必要ない場合は、セクションを削除することはできませんが、レポートに余分な垂直方向の間隔を追加しないように、使用されていないセクションのサイズを高さ 0 (0) に変更できます。 使用されていないセクションの下部にポインターを置き、二重矢じり付きの矢印 代替テキスト に変わります。次に、セクションが非表示になるまで上にドラッグします。 セクションにコントロールがある場合は、セクションを完全に非表示にする前に、それらを削除する必要があります。

レポートまたはページのヘッダーとフッターのセクションを削除する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、変更するレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [デザイン ビュー] をクリックします。

  2. セクション セレクターを右クリックし、ショートカット メニューの [ページ ヘッダー / フッター] または [レポート ヘッダー /フッター ] をクリックします。

ヘッダーとフッターのペアを削除し、それらのセクションにコントロールが含まれている場合、 Access ではセクションを削除するとコントロールも削除され、操作を元に戻すことができないという警告が表示されます。 セクション を削除 してコントロールを削除するには [はい] をクリックし、操作を取り消す場合は [いいえ ] をクリックします。

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さまざまなデータ型を書式設定するためのヒント

レポート ツール ([作成] タブの [レポート] グループにあります)を使用するか、レポート ウィザードを使用してレポートを作成する場合、 Access はレポートにフィールドを追加し、フィールドのデータ型に基づいて各フィールドを表示する最も適切なコントロールを作成します。 自分でレポートにフィールドを追加する場合、推奨される方法は、フィールド リストからレポートに各 フィールドをドラッグ する方法です。 レポート ウィザードやレポート ツールと同様に、 Access のデータ型に応じて、フィールドごとに最適なコントロールが作成されます。 ほとんどのデータ型では、使用する最も適切な (既定の) コントロールがテキスト ボックスです。

次のセクションでは、一部の特殊なケース データ型の書式を設定する方法に関するヒントを提供します。

複数値を持つフィールド   複数値を持つフィールドのデータは、非表示のテーブルの行として保存されます。 複数値を持つフィールドの既定のコントロールはコンボ ボックスです。 レポートのコンボ ボックスの矢印をクリックできないので、これはレポート上のコントロールに対して奇妙な選択肢のように見える場合があります。 ただし、レポートのコンテキストでは、コンボ ボックスはテキスト ボックスのように動作します。 矢印はデザイン ビューにのみ表示されます。

フィールドに複数の値が含まれている場合、それらの値はコンマで区切られます。 コンボ ボックスの幅が 1 行ですべての値を表示するのに十分な幅ではなく、コンボ ボックスの CanGrow プロパティが [はい] に設定されている場合、値は次の行で折り返されます。 それ以外の場合、値は切り捨てられて表示されます。 コントロールの CanGrow プロパティを設定するには、レポートをデザイン ビューまたはレイアウト ビューで開き、コントロールをクリックし、F4 キーを押してコントロールのプロパティ シートを表示します。 CanGrow プロパティは、コントロールのプロパティシートの [書式] タブと [すべて] タブの両方にあります。

リッチ テキスト フィールド    リッチ テキスト フィールドの既定のコントロールはテキスト ボックスです。 テキスト ボックスの幅が 1 行ですべての値を表示するのに十分な幅ではなく、テキスト ボックスの CanGrow プロパティが [はい] に設定されている場合、値は次の行で折り返されます。 それ以外の場合、値は切り捨てられて表示されます。 コントロールの CanGrow プロパティを設定するには、レポートをデザイン ビューまたはレイアウト ビューで開き、コントロールをクリックし、F4 キーを押してコントロールのプロパティ シートを表示します。 CanGrow プロパティは、コントロールのプロパティシートの [書式] タブと [すべて] タブの両方にあります。

リッチ テキスト フィールドを使用すると、さまざまな方法でテキストの書式を設定できます。 たとえば、1 つのフィールドの複数の単語に下線を引き、同じフィールド内の他の複数の単語を"italic" にできます。 ただし、リッチ テキストを含むテキスト ボックスの全体的な書式設定スタイルは引き続き設定できます。 テキスト ボックスの書式設定は、リッチ テキスト形式を使用して特別に書式設定されていないテキストにのみ適用されます。

リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスの書式設定スタイルを設定する

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。

  2. リッチ テキスト フィールドを表示するテキスト ボックスをクリックし、[書式] タブの[フォント] グループで、適用する書式設定スタイルをクリックします。

    Access では、データ入力をサポートするビュー (テーブルまたはクエリのデータシート ビュー、フォーム ビューなど) に適用されている書式設定の種類 (値ではない) を持つリッチ テキスト フィールド内のすべてのテキストに書式が適用されます。 たとえば、フィールド内のテキストの一部が赤いフォントの色で書式設定され、テキスト ボックスに青色のフォントの色を適用した場合、 Access では、個別に赤として書式設定されたテキストを除くすべてのテキストが青色に変わります。 もう 1 つの例として、フィールド内のテキストの一部が 11 ポイントのフォント サイズで書式設定され、テキスト ボックスに 14 ポイントのフォント サイズを適用した場合、 Access はすべてのテキストに 14 ポイントのフォント サイズを適用します。ただし、11 ポイントで個別に書式設定されたフォント サイズを除きます。

    [添付ファイル] フィールド    添付ファイル フィールドは、他のデータ型では使用されない特殊なコントロールを使用します。 1 つの [添付ファイル] フィールドを使用してレコードに複数のファイルを添付できますが、フィールドには一度に 1 つの添付ファイルに関する情報しか表示されません。 既定では、添付ファイル コントロールには、コントロールによって現在表示されている添付ファイルのファイルの種類に応じて、アイコンまたは画像が表示されます。 必要な場合は、添付ファイル コントロールのプロパティを設定して、すべての添付ファイルがアイコンとして表示される、またはフィールドにペーパークリップ アイコンと添付ファイルの数が表示されるのを確認できます。 レポートで既に添付ファイル コントロールを使用している場合は、次の手順に従ってコントロールのプロパティを調整し、コントロールの用途を変えることができます。

添付ファイル フィールドの表示プロパティを設定する

  1. ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [レイアウト ビュー ] をクリックします。

  2. 添付ファイル コントロールをクリックします。 プロパティ シートが表示されていない場合は、F4 キーを押して表示します。 プロパティ シートの [書式] タブ をクリック します。

    添付ファイル コントロールのプロパティを設定するガイドとして、次の表を使用します。

    プロパティ

    設定

    表示方法

    • 画像/アイコンは 、画像としてグラフィックを表示し、その他すべてのファイルをアイコンとして表示します。 既定の設定です。

    • アイコンは 、すべてのファイルをアイコンとして表示します。

    • クリップのアイコンの 後に、かっこ内の添付ファイルの数が表示されます。

    既定の画像

    添付ファイルがない場合に添付ファイル コントロールに既定の画像を表示するには、プロパティ ボックスで [ビルダー] ボタン をクリックし、目的の画像を参照して、[開く] をクリックします。

    注: [表示方法] プロパティが[クリップ] に設定されている場合、既定の画像は表示されません

    図の配置

    一覧から目的の配置を選択します。 既定の設定は [中央] です。 この設定を調整すると、[図のサイズ モード] プロパティの設定に応じて、予期しない結果 が生じる場合 があります。

    画像サイズ モード

    この設定は、[表示形式] プロパティが [ イメージ]/[アイコン] に設定されている 場合にのみ使用できます

    • クリップでは 、実際のサイズで画像が表示されます。 画像が大きすぎてコントロール内に収まらない場合は、クリップされます。

    • [拡大 ] を選択すると、コントロール全体が塗りりつぶした画像が拡大されます。

      注: 添付ファイル コントロールが画像と同じサイズではない限り、この設定を使用すると画像が歪み、縦方向または水平方向に拡大して表示されます。

    • ズーム 機能を使用すると、画像を可能な限り大きく表示し、画像を切り取り、歪ませることなく表示できます。 既定の設定です。

  3. グラフィックを表示するためにコントロールを使用している場合は、添付ファイル コントロールのサイズを調整して、必要な詳細の量を確認します。

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