並べ替えを使用して SharePoint ビューを変更する

並べ替えを使用して SharePoint ビューを変更する

並べ替 えは、列データに基づいてデータを特定の順序に整理するのに役立ちます。 並べ替えを行う場合は、データの表示方法のみを並べ替えるだけで、ビューに表示されるコンテンツを追加または削除する必要があります。

ビューを並べ替える方法は 2 通りあります。

ビュー内からデータをすばやく並べ替える

任意のビューで、リストまたはライブラリの列のヘッダーを選択し、並べ替えを選択します。

列見出しのドロップダウンの並べ替えメニュー

並べ替える列を選択できますが、一度に 1 つの列のみを選択できます。 リストまたはライブラリを閉じると、ビューを保存しない限り、列は既定のビュー順序に戻されます。

並べ替えたビューを作成する

ビューを作成または編集する場合は、1 列または 2 列で並べ替えを指定できます。 列がビューに表示されていない場合でも、列で並べ替えを行えます。 並べ替えを設定するには、次の手順を実行します。

  1. 画面の上部付近にあるメニュー バーで、[表示オプションの切り替え] >名前を付けて保存し、名前を入力します。 

    [表示オプションの切り替え] メニュー。

    (選択した並べ替えは、ビューと一緒に保存されます)。

  2. ビューの作成または編集ページで、下にスクロールして [並べ替 え] を表示します。 [並べ 替え ] セクションで、列のドロップダウン で [ 最初に並べ替え] を選択し、フィールドを選択します。 このフィールドは、リストまたはライブラリで使用できる多くの列の 1 つであり、ビュー内にある列でも、表示されていない列でも使用できます。

  3. [アイテムを昇順で表示する] または[アイテムを降順で表示する] を選択します

  4. ページの上部または下部までスクロールし、[OK] を選択します

並べ替えたビューを変更する

  1. リストまたはライブラリを開きます。

  2. [表示オプションの切り替え] を選択し、[現在の ビューを編集] を選択します

    [表示オプションの切り替え] メニュー
  3. [並べ替え] セクションまで 下にスクロール します。

  4. 次に、上記の並べ替えビューを作成する手順 2 ~ 4 で説明したように設定 変更できます。

列が正しく並べ替えされない場合

列が正確に並べ替えされていない場合、列が実際に含まれているデータとは異なる種類のデータに対して設定されている可能性が高い理由です。

たとえば、数値と文字列データの種類が異なり、種類ごとに異なる並べ替えがあります。 テキスト列に単語ではなく数字が含まれている場合、その列を並べ替えると、次のように、番号が不正確に並べ替えされます。 

1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...

この状況を解決するには、以下で説明するように、列の基になる の設定を変更します。

列の種類を変更して正しく並べ替える

  1. 変更する列の見出しを選択し、[列の設定] の [編集 ] > 選択します

  2. [種類]で、下向き矢印を選び、オプションのメニューを開きます。

  3. 列内のデータの種類に最も適したオプションを選択します。 

    注意: 列に保持される情報の種類を変更すると、既存のデータの一部が列から失われる可能性があります。 ただし、列内の実際のデータと一致するオプションを選択する場合、データ損失は発生しない可能性があります。 たとえば、前に引用した例では、数値で塗りつぶされた1 行のテキスト列がある場合、その型を数値に変更すると、列のデータが消えない可能性があります。

  4. [保存] を選択します。

  5. 列の並べ替えをテストして、期待した方法で機能します。

フォルダーを他のアイテムと並べ替える方法

既定では、フォルダーは、フォルダーの名前に関係なく、任意のファイルまたはアイテムの上 (昇順の並べ替え) または任意のファイルまたはアイテムの下 (降順で) に表示されます。 

並べ替えをビュー内のフォルダーの位置にも影響する場合は、[並べ替え] を選択します(アイテムの前にフォルダーが表示されない場合があります)。

並べ替えのキーとして使用する列が一覧に表示されていない

列に次のいずれかの種類のデータが含まれている場合、並べ替えできません。

  • 複数行テキスト

  • 複数の値を許可する選択肢

  • ハイパーリンク

  • 画像

並べ替えたデータ ビューをフィルター処理してグループ化する

並べ替えは、フィルター処理されたビューやグループ化されたビューと組み合わせて使用できます。 グループ化を使用すると、見出しの下で並べ替えた領域を折りたたみ、フィルター処理を使用してアイテムの大きなリストを絞り込むのに使用できます。

ビューでデータをグループ化する方法については、「グループ化を使用して SharePoint ビューを変更する」を参照してください

ビューでデータをフィルター処理する方法については、「フィルター処理を使用して SharePoint ビューを変更する」を参照してください

ビューを並べ替える方法は 2 通りあります。

ビュー内からデータをすばやく並べ替える

任意のビューで、リストまたはライブラリの列のヘッダーを選択し、並べ替えを選択します。

列見出しのドロップダウンの並べ替えメニュー

並べ替える列を選択できますが、一度に 1 つの列のみを選択できます。 リストまたはライブラリを閉じると、ビューを保存しない限り、列は既定のビュー順序に戻されます。

並べ替えたビューを作成する

ビューを作成または編集する場合は、1 列または 2 列で並べ替えを指定できます。 列がビューに表示されていない場合でも、列で並べ替えを行えます。 並べ替えを設定するには、次の手順を実行します。

  1. [ライブラリ]タブを選択し、[ビューの作成] を選択します

  2. ビューの作成または編集ページで、下にスクロールして [並べ替 え] を表示します。 [並べ 替え ] セクションで、列のドロップダウン で [ 最初に並べ替え] を選択し、フィールドを選択します。 このフィールドは、リストまたはライブラリで使用できる多くの列の 1 つであり、ビュー内にある列でも、表示されていない列でも使用できます。

  3. [アイテムを昇順で表示する] または[アイテムを降順で表示する] を選択します

  4. ページの上部または下部までスクロールし、[OK] を選択します

並べ替えたビューを変更する

  1. リストまたはライブラリを開きます。

  2. [ライブラリ] タブを 選択し、[ビューの変更] を選択します

    SharePoint Online の [リボン ライブラリ] タブの [ビューの変更] オプション

  3. [並べ替え] セクションまで 下にスクロール します。

  4. 次に、上記の並べ替えビューを作成する手順 2 ~ 4 で説明したように設定 変更できます。

列が正しく並べ替えされない場合

列が正確に並べ替えされていない場合、列が実際に含まれているデータとは異なる種類のデータに対して設定されている可能性が高い理由です。

たとえば、数値と文字列データの種類が異なり、種類ごとに異なる並べ替えがあります。 テキスト列に単語ではなく数字が含まれている場合、その列を並べ替えると、次のように、番号が不正確に並べ替えされます。 

1, 11, 12, 2, 21, 22, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 ...

この状況を解決するには、以下で説明するように、列の基になる の設定を変更します。

列の種類を変更して正しく並べ替える

  1. 変更する列の見出しを選択し、[列の設定] の [編集 ] > 選択します

  2. [種類]で、下向き矢印を選び、オプションのメニューを開きます。

  3. 列内のデータの種類に最も適したオプションを選択します。 

    注意: 列に保持される情報の種類を変更すると、既存のデータの一部が列から失われる可能性があります。 ただし、列内の実際のデータと一致するオプションを選択する場合、データ損失は発生しない可能性があります。 たとえば、前に引用した例では、数値で塗りつぶされた1 行のテキスト列がある場合、その型を数値に変更すると、列のデータが消えない可能性があります。

  4. [保存] を選択します。

  5. 列の並べ替えをテストして、期待した方法で機能します。

フォルダーを他のアイテムと並べ替える方法

既定では、フォルダーは、フォルダーの名前に関係なく、任意のファイルまたはアイテムの上 (昇順の並べ替え) または任意のファイルまたはアイテムの下 (降順で) に表示されます。 

並べ替えをビュー内のフォルダーの位置にも影響する場合は、[並べ替え] を選択します(アイテムの前にフォルダーが表示されない場合があります)。

並べ替えのキーとして使用する列が一覧に表示されていない

列に次のいずれかの種類のデータが含まれている場合、並べ替えできません。

  • 複数行テキスト

  • 複数の値を許可する選択肢

  • ハイパーリンク

  • 画像

並べ替えたデータ ビューをフィルター処理してグループ化する

並べ替えは、フィルター処理されたビューやグループ化されたビューと組み合わせて使用できます。 グループ化を使用すると、見出しの下で並べ替えた領域を折りたたみ、フィルター処理を使用してアイテムの大きなリストを絞り込むのに使用できます。

ビューでデータをグループ化する方法については、「グループ化を使用して SharePoint ビューを変更する」を参照してください

ビューでデータをフィルター処理する方法については、「フィルター処理を使用して SharePoint ビューを変更する」を参照してください

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