休暇の前後にメールを管理する

すべての機能をご用意しました。 これでツアーの楽しい休暇を終えたら、仕事に戻り、Outlook を開いて、2000の未読メッセージを探します。 休暇に戻るには、この方法が必要です。 もう一度休暇を取ることはできません。

ただし、Outlook は強力なプログラムであり、受信トレイの受信をすばやく行うことができます。これは、想像したよりもずっと速くなっている可能性があります。

休暇後にメールを管理する

休暇の準備

次は、Rachel と一緒にフォローして、10日分の休暇の準備を行います。

Rachel は、5つの個別のプロジェクトについてのコミュニケーションとコーディネーションを処理します。これは20種類のメーリングリストのメンバーであり、毎日の少数の個人メールメッセージも受け取ります。

Rachel の場合、Chester は、3人のプロジェクトの主要な連絡先となり、Cheryl はその他の2つを処理します。

前回の Rachel は、休暇中に自動応答を設定することにより、10日間に戻ってきたことを全員に知らせることができましたが、それ以外は何も行いませんでした。 受信者が返されると、受信トレイは50メッセージから500メッセージに増えました。

現時点では、Rachel の支出は、Outlook の主な機能をいくつか使用して、休暇のための時間を節約できます。

Rachel は、自動応答を設定することで、同僚にとって多くの質問や混乱を招く可能性があることを認識しています。 Microsoft 365ているので、[ファイル>自動応答] を選択し、次のテキストで入力します。

こんにちは。

ありがとうございました。メッセージをお待ちしています。 2019年5月1および2019年5月10金の間に外出しています。 外出中もメールをチェックすることはありません。

Contoso、第4のコーヒー、および Tailspin Toys 社のプロジェクトについては、Chester Beane にお問い合わせください。

ノースウィンドプロジェクトについては、Cheryl Jenkins を参照してください。 

— Rachel

自動応答を設定して、休暇の開始日を有効にし、戻った日をオフにすることができます。 これは素晴らしい手順1です。 ただし、Rachel は、受信トレイを管理するために使用できるその他の機能を Outlook に備えています。

自分の自動応答を設定するには、「 Outlook から不在時の自動応答を送信する」を参照してください。

これで、Rachel は「手順 2: ルールの作成」に進むことができます。

ルールは、オフィスとオフィスの両方で、メッセージを管理するための優れた方法です。 自動応答機能には、外出中でも有効になるように、独自の組み込みルールがあります。 

メールを管理するためのルールを設定できます。

自動応答ウィンドウの下部にある [ルール] ダイアログで、[ルールの追加] が選択されます。

次に、[差出人] フィールドにadvertisements@contoso.comを追加します。 この住所から毎日のメッセージが送信されます。このアドレスには、自分の休暇から戻ったときに必要としない時間機密情報が含まれています。

[実行する処理] セクションの Rachel では、ボックスをオンにして、そのメールアドレスからのすべてのメッセージを削除します。 件名またはメッセージ本文に含まれる語句や、メッセージを送信または受信したユーザーに基づいて、組織内の他のユーザーにメッセージを移動または削除する複数のルールを作成できます。 

ルールの作成が完了したら、自動応答を保存しておくと、自分のメールが適切なユーザーに自動的に転送され、別のグループが完全に削除されます。

ルールの追加の詳細については、「ルールを使用してメールメッセージを管理する」を参照してください。

休暇後

休暇の前に Rachel として開催していない場合はどうすればよいですか?

10日間の休暇後に、オーバーロードされた受信トレイを処理しようとして、Nelson をフォローしてください。 Nelson は自動応答を設定しましたが、彼が廃止している間に、同僚に指示を与えることはありませんでした。

Nelson が休暇から戻ると、受信トレイに1243メッセージがあります。 幸運なことに、Nelson サブスクリプション Microsoft 365 の一部として Outlook を使用しているため、Outlook のいくつかの主要機能を使って、すばやく簡単にそれらのメッセージの並べ替え、フィルター処理、処理を行うことができます。

まず、Nelson は優先度でメッセージを並べ替えます。 これにより、優先度の高いすべてのメッセージが、受信トレイの上部ですばやく処理する必要がなくなります。

メッセージを重要度別に並べ替える。

この操作を行うには、メッセージ一覧の一番上にある日付のドロップダウンを選び、[重要度] を選びます。 こうすることで受信トレイが並べ替えられます。

5分の重要度の高い5 つのメッセージに応答して、フォルダーにファイルを保存し、ドロップダウンをもう一度クリックして、メッセージ一覧の一番上に [] を選択し、並べ替え順序を変更することができるようになりました。 これらのメッセージはクイックスキャンのみを取得し、そのうちの1つだけを削除します。 昼食向けの招待状 (火災訓練)、電源停止に関する警告は、3日前に返信する必要があるメッセージではありません。

最も重要なメールメッセージが処理されたので、Nelson は、Outlook の組み込みフィルターの1つである@mentionsを使用できます。 メッセージ一覧の右上にある [日付] ドロップダウンを使用して、メンションされたメールを選択します。

メンションはメールをフィルター処理するのに役立ちます。

Nelson は、特定のメールメッセージでメンションされたかどうかを把握しているため、送信者は、同僚の1人からではなく、明示的に何らかのものを必要としている可能性があります。

これらのメッセージの約50があり、Nelson でリストをすばやくスキャンし、同僚の1人が処理した可能性のあるものを削除して、他のユーザーに返信することができます。 

プロジェクトの数が多い場合は、他よりも時間がより多くなることがあります。 最も時間のかかるプロジェクトに関連するメッセージを検索すると、時間の影響を受けないプロジェクトを別の日に保存しながら、これらのプロジェクトを常に把握することができます。

メールメッセージを検索します。

特定の語句を含むメッセージを検索するには、Outlook メッセージ一覧の上部にある [検索] ボックスを使用します。 複数の単語で囲まれた語句を二重引用符で囲むと、その語句内の個々の単語ではなく、その語句のみが検索されます。

送信者別にメッセージをグループ化すると、メールマガジンや、監視されていないアカウントからの自動メッセージ、または直接スーパーバイザーからのメッセージなど、適切なタイミングで返信する必要があるメッセージをすばやく削除することができます。

差出人別にメッセージをグループ化する

差出人別にメッセージをグループ化するには、メッセージ一覧の右上隅にある [その他の日付] ドロップダウンをクリックして、[差出人] を選択します。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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