Access で、簡単なものから複雑なものまで、さまざまな種類のレポートを作成することができます。 レポートのレコード ソースについて考えることから始めます。 レポートが簡単なレコードの一覧であっても、地域別の売り上げサマリーをグループ化したものであっても、まずは、レポートに表示するデータを含むフィールドを決定し、データのあるテーブルとクエリのどちらを使用するかを選択する必要があります。

レコード ソースを選択した後は、通常、レポート ウィザードを使用すると、一番簡単にレポートを作成することができます。 レポート ウィザードは Access の機能の 1 つで、ユーザーに一連の質問をして、その回答に応じてレポートを生成します。

目的に合ったトピックをクリックしてください

レコード ソースを選ぶ

レポートは、テーブルやクエリから取得された情報と、ラベル、見出し、グラフィックなどのレポート デザインと一緒に保存される情報で構成されます。 基になるデータを提供するテーブルまたはクエリは、レポートのレコード ソースとも呼ばれる。 含めるフィールドが 1 つのテーブルにすべて存在する場合は、そのテーブルをレコード ソースとして使用します。 フィールドが複数のテーブルに含まれている場合は、1 つ以上のクエリをレコード ソースとして使用する必要があります。 これらのクエリは、データベースに既に存在している場合や、レポートのニーズに合わせて新しいクエリを作成する必要がある場合があります。

レポート ツールを使用してレポートを作成する

レポート ツールを使用すると、情報を入力しなくてもすぐにレポートが生成されるため、レポートを作成するには一番効果的です。 レポートには、基になるテーブルやクエリのすべてのフィールドが表示されます。 レポート ツールだけでは、最終的に希望するような、洗練されたレポートにはしあがらない可能性もありますが、基になるデータをすばやく確認するには、かなり役立つレポートになります。 レポートを保存して、レイアウト ビューやデザイン ビューで変更して、より目的に合ったレポートを作成することができます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、レポートの基にするテーブルまたはクエリをクリックします。

  2. [作成] タブの [レポート] グループで [レポート] をクリックします。

    Access では、レポートが作成され、レイアウト ビューに表示されます。

  3. レポートの表示や印刷の詳細については、「レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する」のセクションを参照してください。

レポートの表示後、保存して、レポートおよび、レコード ソースとして使用した基になるテーブルまたはクエリを閉じます。 次回レポートを開くときに、Access では、レコード ソースから最後に使用したデータが表示されます。

レポート ウィザードを使用してレポートを作成する

レポート ウィザードを使用すると、レポートに表示するフィールドの選択肢が広がります。 また、データのグループ化や並べ替えの方法を指定したり、テーブルやクエリ間のリレーションシップをあらかじめ指定してある場合は複数のテーブルまたはクエリのフィールドを使用したりすることもできます。

  • [作成] タブの [レポート] グループの [レポート ウィザード] をクリックします。

  • レポート ウィザードのページの指示に従います。 最後のページで、[完了] をクリックします。

    レポートをプレビュー表示すると、どのように印刷されるか表示されます。 また、表示倍率を上げると詳細を拡大できます。 レポートの表示や印刷の詳細については、「レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する」のセクションを参照してください。

注: 複数のテーブルやクエリのフィールドをレポートに含める場合は、レポート ウィザードの最初のページにある最初のテーブルまたはクエリのフィールドを選んだ後で、[次へ] または [完了] をクリックしないでください。 代わりに、この手順を繰り返してテーブルまたはクエリを選び、レポートに含める他のフィールドをクリックします。 次に、[次へ] または [完了] をクリックして続行します。

ラベル ウィザードを使用してラベルを作成する

ラベル ウィザードを使用して、簡単にラベルを作成します。標準的なラベルのサイズがさまざま用意されています。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、ラベル用のレコード ソースにするテーブルまたはクエリをダブルクリックして開きます。

  2. [作成] タブの [レポート] グループで [ラベル] をクリックします。

  3. ラベル ウィザードのページの指示に従います。 最後のページで、[完了] をクリックします。

Access では、印刷プレビューでラベルが表示されるため、印刷したときにどのように表示されるかがわかります。 Access のステータス バー上にあるスライダー コントロールを使用して、詳細を拡大できます。 レポートの表示や印刷の詳細情報については、「レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する」のセクションを参照してください。

注: 複数の列を表示するビューは、印刷プレビューのみです。他のビューでは、1 つの列のデータを表示します。

空白の​​レポート ツールを使用してレポートを作成する

レポート ツールやレポート ウィザードの使用に関心がない場合、空白のレポート ツールを使用して、レポートをゼロから作成することができます。 特にレポートに 2、3 のフィールドのみを含める場合には、この方法により、すばやくレポートを作成することができます。 次の手順は、空白の​​レポート ツールの使用方法を説明します。

  • [作成] タブの [レポート] グループで [空白のレポート] をクリックします。

    空白のレポートがレイアウト ビューに表示され、フィールド リスト ウィンドウが Access ウィンドウの右側に表示されます。

  • [フィールド リスト] ウィンドウで、レポートに表示するフィールドを含むテーブル (複数可) の横のプラス記号をクリックします。

  • フィールドを一度に 1 つずつレポートにドラッグします。または、Ctrl キーを押しながら、フィールドをいくつか選択して、それらを同時にレポートにドラッグします。

  • [デザイン] タブの [ヘッダー/フッター] グループにあるツールを使用して、ロゴ、タイトル、ページ番号、日付と時刻などをレポートに追加します。

レポート セクションについて

Access では、レポートのデザインはセクションに分割されます。 レポートはデザイン ビューに表示して、セクションを示すことができます。 有用なレポートを作成するには、各セクションの働きを理解しておく必要があります。 たとえば、演算コントロールをどのセクションに配置するかで、結果の計算方法が決まります。 次の一覧は、セクションの種類とその使用方法を示しています。

  • レポート ヘッダー     このセクションは、レポートの先頭に 1 回だけ印刷されます。 ロゴ、タイトル、日付など、通常、表紙に表示される情報向けに使用します。 Sum 集計関数を使用する演算コントロールをレポート ヘッダーに配置すると、計算された合計はレポート全体に適用されます。 レポート ヘッダーは、ページ ヘッダーの前に表示されます。

  • ページ ヘッダー     このセクションは、すべてのページの上部に印刷されます。 たとえば、ページ ヘッダーを使用して、すべてのページにレポート タイトルを繰り返します。

  • グループ ヘッダー     このセクションは、新しい各レコード グループの先頭に印刷されます。 グループ ヘッダーを使用してグループ名を表示します。 たとえば、製品別にグループ化されたレポートでは、グループ ヘッダーを使って製品名を表示します。 SUM 集計関数を使用する演算コントロールをグループ ヘッダーに配置すると、現在のグループの合計が計算されます。

  • 詳細     このセクションは、レコード ソースの行ごとに 1 回印刷されます。 レポートの本文を構成するコントロールが配置されます。

  • グループ フッター     このセクションは、各レコード グループの末尾に印刷されます。 グループの集計情報を表示します。

  • ページ フッター     このセクションは、すべてのページの最後に印刷されます。 ページ番号またはページ単位の情報を表示します。

  • レポート フッター     このセクションは、レポートの最後に 1 回だけ印刷されます。 レポート全体に関するレポートの合計またはその他の要約情報を表示します。

    注: デザイン ビューでは、レポート フッターはページ フッターの下に表示されます。 ただし、レポートの印刷またはプレビュー時には、レポート フッターは、最後のページの最後のグループ フッターまたは詳細行の直後、ページ フッターのに表示されます。

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コントロールについて

コントロールは、データの表示、アクションの実行、ユーザー インターフェイス (ラベル、画像など) を強化する情報の表示と操作を行うためのオブジェクトです。 Access では、バインド、非バインド、計算の 3 種類のコントロールがサポートされています。

  • バインドされたコントロール     データソースがテーブルまたはクエリのフィールドであるコントロールは、バインドされたコントロールです。 連結コントロールを使って、データベース内のフィールドの値を表示できます。 テキスト、日付、数値、Yes/No の値、画像、グラフなど、さまざまな値を表示できます。 連結コントロールの典型例として、テキスト ボックスがあります。 たとえば、フォーム上のテキスト ボックスに従業員の名が表示される場合、"従業員" テーブルの "名" フィールドからこの情報を取得できます。

  • 非送信コントロール     データのソース (フィールドまたは式) を持つコントロールは、非送信コントロールです。 非連結コントロールを使って、情報、線、四角形、画像を表示できます。 たとえば、レポートのタイトルを表示するラベルは、非連結コントロールです。

  • 演算コントロール     フィールドではなく式のデータソースが演算コントロールであるコントロール。 をコントロールのデータ ソースとして定義することにより、コントロール内に値を指定します。 式は、演算子 (=+ など)、コントロール名、フィールド名、単一の値を返す関数、定数の組み合わせです。 たとえば、次の式では、[単価] フィールドの値に定数 (0.75) を掛けて、25% 割引されたアイテムの価格を計算します。

    =[単価]*0.75

    式の中では、レポートの基になったテーブルやクエリのフィールドから、またはレポート上のコントロールから取得したデータを使用できます。

レポートを作成する場合、特にレポートのコントロールの大部分を連結コントロールで構成する場合は、最初にすべての連結コントロールを追加してから整理すると効率的です。 その後、[デザイン] タブの [コントロール] グループにあるツールを使用して、非連結コントロールと演算コントロールを追加し、デザインをしあげることができます。

コントロールをフィールドに連結するには、コントロールのデータの取得先フィールドを識別します。 選択したフィールドに連結するコントロールを作成するには、[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグします。 [フィールド リスト] ウィンドウには、レポートの基になるテーブルやクエリのフィールドが表示されます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、[デザイン] タブの [コントロール] グループで [既存フィールドの追加] をクリックします。

または、フィールドをコントロールに連結するには、コントロール自体にフィールド名を入力するか、コントロールのプロパティ シートで、"ControlSource" のボックスに値を入力します。 プロパティ シートは、コントロールの名前、データのソース、形式など、コントロールの特性を定義します。

次の 2 つの理由から、[フィールド リスト] ウィンドウを使用して連結コントロールを作成する方法が最も効果的です。

  • 連結コントロールのラベルには、既定でフィールド名 (または基になったテーブルやクエリに定義された、そのフィールドを表す名前) が表示されるので、手動で名前を入力する必要がありません。

  • 連結コントロールは、基になったテーブルやクエリのフィールドの設定 ("Format"、"DecimalPlaces"、"InputMask" プロパティなど) の多くを継承します。 そのため、フィールドの連結コントロールをいつ作成しても、これらのフィールドのプロパティは変化しません。

既に作成した非連続コントロールをフィールドに連結する場合は、コントロールの ControlSource プロパティをフィールド名に設定します。 ControlSource プロパティの詳細については、"ControlSource/コントロールソース" のヘルプを検索してください。

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レイアウト ビューでレポートを微調整する

レポートの作成後は、レイアウト ビューでレポートのデザインを簡単に微調整できます。 実際のレポート データをガイドとして使用しながら、列幅を調整したり、列を再配置したり、グループ化したラベルと合計を追加したりできます。 レポート デザインに新しいフィールドを配置し、レポートとそのコントロールのプロパティを設定することができます。

レイアウト ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでレポート名を右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

Access では、レポートがレイアウト ビューで表示されます。

プロパティ シートを使用して、レポートやレポートのコントロールとセクションのプロパティを変更できます。 プロパティ シートを表示するには、F4 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルやクエリのフィールドをレポート デザインに追加できます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

  • [デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。 

  • Alt キーを押しながら F8 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグして、フィールドを追加することもできます。

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デザイン ビューでレポートを微調整する

レポートのデザインは、デザイン ビューで微調整することもできます。 新しいコントロールやフィールドをデザイン グリッドに追加すると、コントロールやフィールドをレポートに追加できます。 プロパティ シートを使用すると、レポートをカスタマイズするために設定できるさまざまなプロパティにアクセスできます。

デザイン ビューに切り替えるには、ナビゲーション ウィンドウでレポート名を右クリックし、[デザイン ビュー] をクリックします。

Access では、レポートがデザイン ビューで表示されます。

プロパティ シートを使用して、レポート、レポートのコントロール、レポートを含むセクションのプロパティを変更できます。 プロパティ シートを表示するには、F4 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウを使用して、基になるテーブルやクエリのフィールドをレポート デザインに追加できます。 [フィールド リスト] ウィンドウを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

  • [書式] タブの [コントロール] グループで、[既存のフィールドの追加] をクリックします。 

  • Alt キーを押しながら F8 キーを押します。

[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドをレポートにドラッグして、フィールドを追加することもできます。

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[フィールド リスト] ウィンドウからフィールドを追加する

  • 1 つのフィールドを追加するには、[フィールド リスト] ウィンドウでフィールドを選び、レポート上でフィールドを表示するセクションにドラッグします。

  • 複数のフィールドを同時に追加するには、Ctrl キーを押しながら、目的のフィールドをクリックします。 次に、選択したフィールドをレポートにドラッグします。

フィールドをレポート セクションにドロップすると、Access では、フィールドごとに連結テキスト ボックス コントロールが作成され、各フィールドの横にラベル コントロールが自動的に配置されます。

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レポートにコントロールを追加する

一部のコントロールは、フィールド リスト ウィンドウからレポートにフィールドを追加するときに作成されるバインドされたテキスト ボックス コントロールなど 、自動的に 作成されます。 その他の多くのコントロールは、[デザイン] タブの [コントロール] グループのツールを使用してデザイン ビューで作成できます。

ツール名を確認する

  • ツール上にマウス ポインターを置きます。

    ツール名が表示されます。

[コントロール] のツールを使ってコントロールを作成する

  1. 追加するコントロールの種類に合ったツールをクリックします。 たとえば、チェック ボックスを作成するには、[チェック ボックス] ツール 代替テキスト します。

  2. レポート デザイン グリッドで、コントロールの左上隅を配置する位置をクリックします。 1 回クリックして既定サイズのコントロールを作成するか、ツールをクリックし、レポート デザイン グリッド内をドラッグして目的のサイズのコントロールを作成します。

  3. コントロールを 1 回で適切な位置に配置できないときは、次の手順でコントロールを移動します。

    1. コントロールをクリックして選びます。

    2. マウス ポインターの形が 4 方向矢印 移動ポインター になるまで、マウス ポインターをコントロールの端に置きます。

    3. 目的の場所にコントロールをドラッグします。

この操作で "非連結” コントロールが作成されます。 データを表示できるタイプのコントロール (テキスト ボックス、チェック ボックスなど) の場合、そのコントロールの [ControlSource] プロパティにフィールド名や式を指定するまで、データは表示されません。 詳細については、このトピックの「コントロールについて」のセクションを参照してください。

プロパティ シートを表示する

デザイン ビューでプロパティ シートを表示するには、次のいずれかの操作を行います。

  • [デザイン] タブの [ツール] で [プロパティ シート] をクリックします。 

  • F4 キーを押します。

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作業内容を保存する

保存したレポート デザインは、必要に応じて何度でもレポートに実行できます。 レポート デザインは変わりませんが、現在のデータはレポートを印刷または表示するたびに変更されます。 レポートの要件が変更された場合は、レポート デザインを変更するか、元のレポート デザインを基にして類似した新しいレポートを作成できます。

レポート デザインを保存する

  • [ファイル ] を > 保存するか、Ctrl キーを押しながら S キーを押します。 

    または、クイック アクセス ツール バーの [ 保存] をクリックします

  • レポートのタイトルが指定されていない場合は、[レポート名] ボックスに名前を入力し、[OK] をクリックします。

レポート デザインを別名で保存する

  • Access 2013 以降を使用している場合は、[ファイル]、[名前を付けて保存]、[オブジェクトに​​名前を付けて保存] の順にクリックします。

    Access 2010 を使用している場合は、[ファイル]、[オブジェクトに​​名前を付けて保存] の順にクリックします。

  • [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスで、[レポート名] ボックスに新しいレポートの名前を入力し、[OK] をクリックします。

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レポートを電子メール メッセージとして表示、印刷、送信する

保存したレポート デザインは、繰り返し利用できます。 レポート デザインは変わりませんが、現在のデータはレポートを印刷するたびに変更されます。 レポートの要件が変更された場合は、レポート デザインを変更するか、元のレポート デザインを基にして類似した新しいレポートを作成できます。

レポートを表示する

レポートを表示するには、いくつかの方法があります。 レポートとデータで行いたい内容によって、どの方法を選ぶべきかが異なります。

  • 印刷する前に、レポートに表示するデータを一時的に変更する場合や、レポートからクリップボードにデータをコピーする場合は、レポート ビューを使用します。

  • データを見ながら、レポートのデザインを変更する場合は、レイアウト ビューを使用します。

  • レポートがどのように印刷されるのかを確認したいだけなら、印刷プレビューを使用します。

注: レポートが複数の列で書式設定されている場合、印刷プレビューでのみ列が表示されます。 レイアウト ビューとレポート ビューは、1 つの列としてレポートを表示します。

レポート ビューでレポートを表示する

レポート ビューは、ナビゲーション ウィンドウでレポートをダブルクリックするときに使用される既定のビューです。 レポートが開いていない場合は、ナビゲーション ウィンドウでレポートをダブルクリックして、レポート ビューに表示します。

レポートが既に開いている場合は、ナビゲーション ウィンドウでレポートをダブルクリックして、[レポート ビュー] をクリックします。

レポート ビューでデータの作業を行う

レポート ビューで、テキストを選択して、クリップボードにコピーすることができます。 行全体を選択するには、クリックして選択する行の隣の余白にドラッグします。 次のいずれかの操作を行って、これらの行をクリップボードにコピーします。

  1. [ホーム] タブの [クリップボード] で、[コピー] をクリックします。

  2. 選択した行を右クリックして、[コピー] をクリックします。

  3. キーボード ショートカットを使用します (Ctrl + C キー)。

フィルターを使用して、行のみを表示する

レポート ビューから移動しなくても、レポートに直接フィルターを適用することができます。 たとえば、[国/地域] 列があり、[国/地域] 列が [カナダ] のもののみを表示する場合は、次のように操作します。

  1. レポート内で「カナダ」という単語を検索し、右クリックします。

  2. [="Canada"] をクリックします。

Access でフィルターが作成され、適用されます。

フィルターのオンとオフを切り替える

[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター]グループで [フィルターの切り替え] &をクリックすると、フィルター処理されたディスプレイとフィルター処理されていないディスプレイを切り替えます。 フィルターは削除されるのではなく、オンとオフを切り替えます。

フィルターを削除する

  1. 削除するフィルターのフィールドを右クリックします。

  2. [フィールド 名からフィルターをクリア] をクリックします。 (実際のフィールドはフィールド名の一 覧に表示されます)。

一度フィルターが削除されると、[フィルターの切り替え] コマンドを使用してもフィルターを戻すことはできません。 フィルターをもう一度作成する必要があります。

注: レポートにフィルターを適用し、保存してレポートを閉じると、フィルターが保存されます。 ただし、次回レポートを開いたときに、Access はフィルターを適用しません。 フィルターを再び適用するには、[ホーム] タブの [並べ替えとフィルター] グループで、[フィルターの切り替え] をクリックします。

印刷プレビューを使用してレポートをプレビュー表示する

ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [印刷プレビュー] をクリックします。

ナビゲーション ボタンを使用して、レポートのページを順番に表示させたり、レポートの任意のページにジャンプさせたりできます。

移動ボタン

1.クリックして、最初のページを表示します。

2.クリックして、前のページを表示します。

3.クリックして、次のページを表示します。

4.クリックして、最後のページを表示します。

5.このボックスにページ番号を入力して、Enter キーを押すと指定したページにジャンプします。

印刷プレビューでは、データを拡大して詳細を表示したり、縮小してページ内のデータの配置を確認したりできます。 データを拡大/縮小するには、レポート内にマウス ポインターを置き、マウス ボタンを 1 回クリックします。 もう 1 回クリックすると、拡大の場合は縮小、縮小の場合は拡大へ、ズーム効果が切り替わります。 Access のステータス バーのズーム コントロールを使用しても、同じことができます。

印刷プレビューを閉じるには、次のいずれかの操作を行います。

  • [印刷プレビュー] タブで [印刷プレビューを閉じる] をクリックします。

  • ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカットメニューの [レイアウト ビュー] または [デザインビュー ] をクリックします。

ヒント: レポートをプレビュー表示した後、結果を Microsoft Word、Microsoft Excel、またはその他の Office プログラムにエクスポートできます。 [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、目的の書式設定をクリックして、指示に従います。

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レポートを印刷する

レポートは、任意のビューで開いていたり、または閉じていても印刷できます。 印刷する前には、余白や印刷の向きなど、ページ設定を必ずご確認ください。 Access は、レポートのページ設定を保存するため、一度のみ設定する必要があります。 印刷方法を変更する場合は、後から再び設定できます。

ページ設定を変更する

  1. レポートを [印刷プレビュー] で開きます。 どのビューでもページ設定を変更できますが、変更内容がすぐに反映されるため、印刷プレビューを使用するのが最も効果的です。

  2. [印刷プレビュー] タブの[ページ レイアウト] グループと [ページ サイズ] グループで、[縦 ボタンの画像 ] または [横] ボタンの画像をクリックしてページの向きを設定し、[サイズボタンの画像 ]をクリックして用紙サイズを設定し、余白ボタンの画像をクリックして余白を調整します。

  3. 変更を加えた後は、ナビゲーション ボタンを使用していくつかのページを表示し、以降のページにも変更した書式設定が適用されていることをご確認ください。

レポートをプリンターに送信する

  1. 任意のビューでレポートを開くか、ナビゲーション ​​ウィンドウでレポートを選択します。

  2. [ファイル]、[印刷]、[印刷] の順にクリックします。 

    Access では、[印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. プリンター、印刷範囲、印刷部数などのお好みのオプションを選びます。

  4. [OK] をクリックします。

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レポートを電子メール メッセージとして送信する

レポートを紙に印刷する代わりに、メール メッセージとして受信者に送信することができます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、レポートをクリックして選択します。 [外部データ ] タブの [エクスポート] グループで [電子メール] を クリックします。 

  2. [名前を付けてオブジェクトを保存] ダイアログ ボックスの [出力ファイル形式の選択] の一覧で、使用するファイル形式をクリックします。

  3. 残りのすべてのダイアログ ボックスに入力します。

  4. メール アプリケーションで、メッセージの詳細を入力して送信します。

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