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Microsoft Access には、Access テーブルに格納されているデータを含むラベルを作成するためのさまざまなオプションがあります。 最も簡単な方法は、Access のラベル ウィザードを使用して、ラベルに合わせて書式設定されたレポートを作成して印刷することです。 ラベルには、Access テーブルに保存されているデータや、Microsoft Excel ブックや Microsoft Outlook 連絡先リストなどの他のソースからインポートまたはリンクされたデータを含めできます。 Access 内でラベルをレポートとして作成するか、データを Microsoft Word 文書に結合して Word からラベルを印刷することができます。 この記事では、関連する手順について説明します。

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Access を使用してラベルを作成および印刷する

Access では、目的のラベルに合わせて小さいページ サイズで書式設定されたレポートとしてラベルを作成します。 ラベルの最も一般的な用途は郵送用ですが、Access データはさまざまな目的でラベル形式で印刷できます。 ラベルを郵送する場合、レポートは、住所を含むテーブルまたはクエリからアドレス データを取得します。 レポートを印刷すると、基になるレコード ソースの住所ごとに 1 つのラベルが表示されます。

ラベルで使用する他のソース (Microsoft Excel や Microsoft Outlook など) からのデータのリンクまたはインポートの詳細については、「 データのインポートとエクスポートの概要」を参照してください。

ラベル ウィザードでは、ラベルとラベルに表示するデータに関する一連の質問が表示されます。 ウィザードによってレポートが作成され、必要に応じてカスタマイズできます。

Access のラベル ウィザードを使用してラベルを作成する

  1. ナビゲーション ウィンドウで、ラベルに表示するデータを含むオブジェクトを選択します。 これは通常、テーブル、リンク テーブル、またはクエリですが、フォームまたはレポートを選択することもできます。

  2. [作成] タブの [レポート] グループで [ラベル] をクリックします。

    ラベル ウィザードが起動します。

    ラベル ウィザードの最初のページ

    1. ラベルの製造元と製品番号が分かっている場合:

      • [製造元フィルター] ボックスで 製造元を選択 します。

      • [必要なラベル サイズ ] ボックスでラベルを選択 します。

        それ以外の場合は、列の [寸法]と[数値] の値がラベルと一致する製品を検索してみてください。

        類似のラベルが見つからなかった場合:    

      • [カスタマイズ ] をクリック し、[新規] を クリックします

        [ 新しいラベル] ダイアログ ボックスが表示されます。

        宛名ラベル ウィザードの [新規ラベル] ページ

      • ラベルを測定し、[新しいラベル] ダイアログ ボックスの適切なボックス 寸法を入力します。

      • [ラベル名] テキスト ボックスにユーザー設定のラベルの名前を入力し、使用するラベルの種類と向きを選択し、[OK]をクリックします。

        既にユーザー設定のラベルを作成済みで、それを選択する場合:    

      • [ ユーザー設定のラベル サイズを表示する] をクリックし、ユーザー設定のラベルをクリックします。

    2. [ラベル の種類] で [ シート フィード] または [ 連続 ] を選択し 、[次へ] を クリックします

    3. ラベルに表示するフォント名、サイズ、太さ、テキストの色を選び、[次へ] をクリック します

    4. ウィザードの [郵送先ラベル] ページで、[利用可能なフィールド] ボックスの一覧からラベルに表示するフィールドを選び、それらをダブルクリックして [プロトタイプ]ラベル ボックスに追加します。

      ラベル ウィザードでフィールドをラベルに追加する

      • [プロトタイプ] ラベル ボックスのフィールド間にスペースを 追加 するには、Space キーを押します。

      • 新しい行を作成するには、Enter キーを押します。

      • フィールドと行の間を移動するには、方向キーを使用します。

      • ボックスからフィールドを削除するには、BackSpace キーを押します。

      • その他のテキストまたは句読点 (市区町名の後にコンマなど) を追加するには、テキストを表示する場所をクリックしてカーソルを置き、入力を開始します。 このテキストは、各ラベルで同じです。

        注:  ラベル ウィザードでは、短いテキスト (テキスト)、長いテキスト (メモ)、数値、日付/時刻、通貨、はい/いいえ、または添付ファイルを使用して、次のデータ型のフィールドのみを追加できます。 他のデータ型のフィールドを追加するには、ラベル ウィザードの完了後にデザイン ビューでラベル レポートを開き、[フィールド リスト] ウィンドウを使用してフィールドを追加します。 レポートをデザイン ビューで開 いている間に [フィールド リスト] ウィンドウを開く場合は、Alt キーを押しながら F8 キーを押します。

        ラベルに必要な方法でフィールドが配置されている場合は、[次へ] をクリック します

    5. 次のページでは、ラベルを並べ替えるフィールドを選択できます。 たとえば、大きな郵便物を郵便番号で並べ替える場合があります。 並べ替えに使用するフィールドを[使用可能なフィールド] リストから選び、ダブルクリックして [並べ替え]ボックスに追加します。 完了したら、[次へ] を クリックします

      宛名ラベル ウィザードで並べ替え順序を設定する

    6. 最後のページで、ラベルの名前を入力し、[完了] をクリック します

      ラベル ウィザードの最終ページ

      [ラベル ウィザード の最後 のページに印刷されるラベルを表示する] を選んだ場合、Access ではラベルが印刷プレビューに表示されます。 ラベルをクリックして拡大/縮小したり、ステータス バーのズーム コントロールを使用できます。

      ズーム コントロール

      ラベル ウィザードの 最後のページ で [ラベル デザインの変更] を選んだ場合は、デザイン ビューにラベル レポートが表示されます。

      注:  [印刷プレビュー] は、列をレイアウトした場合に表示できる唯一のビューです。 レポート ビューまたはレイアウト ビューでレポートを表示すると、すべてのデータが 1 つの列に表示されます。

ラベルの外観をカスタマイズする

結果のラベルが思い通りには表示されていない場合は、レポートをデザイン ビューで開いて変更することで、レイアウトをカスタマイズできます。 通常、ラベルを操作する場合は、レイアウトをより正確に制御できるデザイン ビューを使用する方が簡単です。 デザイン ビューで行った変更の結果を表示するには、[印刷プレビュー] に切り替えます。

データを表示するのに十分な水平スペースが含めなかったというメッセージが表示される場合

このメッセージが表示される場合は、一部のラベルの寸法の副作用です。 通常、ラベルがラベル シートの左右の端に非常に近い場合に発生します。 これにより、ウィザードで通常の印刷範囲以外の寸法が指定され、ラベルをプレビューまたは印刷するときにメッセージが表示される場合があります。

ラベル上のテキストの配置に問題がある場合、1 ページおきに空白ページが表示されない場合は、レポートのデザインをそのままにし、メッセージが表示されるごとに [OK] をクリックします。 それ以外の場合は、次のセクションで説明するように、ページ設定オプションの一部を調整してみてください。

データがラベルと正しく並び合って表示されない場合

多くの場合、デザイン ビューで調整を行って、ラベル レイアウトに関する軽微な問題を解決できます。 コントロールを移動したり、[詳細] セクションの幅や高さを変更したりして、ラベルのサイズを調整できます。

デザイン ビューに切り替える場合は、ナビゲーション ウィンドウでレポートを右クリックし、ショートカット メニューの [ デザイン ビュー] をクリックします。

ラベル間の余白や間隔を変更する必要がある場合は、デザイン ビューで [ページ設定] ダイアログ ボックスを使用できます。

  • [ページ設定 ] タブの [ページ レイアウト ] グループで 、[列] を クリックします

    [ ページ設定] ダイアログ ボックスが表示され、[列 ] タブ が選択されています。

[ページ設定] ダイアログ ボックスの [列] タブ

[ページ設定] ダイアログ ボックスの 3 つのセクションで、次の設定 変更できます。

セクション

オプション

説明

グリッドの設定

列数

これは、ページ全体のラベルの数と等しくなります。

行間

ラベルの行間の垂直方向のスペースを増減するには、新しい値を入力します。

列の間隔

ラベルの列間の水平間隔を増減するには、新しい値を入力します。

サイズ

太さ

この値を設定する場合は、余白の設定と列の間隔に気を付ける必要があります。

余白を確認して調整するには、[ページ設定]ダイアログ ボックスの [印刷オプション] をクリックします。

高さ

必要に応じて、各ラベルの高さを調整します。

実寸

選択すると、列の幅と高さがデザイン ビューの詳細セクションの幅と高さと等しくなります。

印刷方向

[下]、次に [全体]

選択すると、ラベル データが最初の列を下に、次に 2 番目の列が下に印刷されます。

[次へ]、次に [下へ]

選択すると、ラベル データが最初の行に印刷され、次に 2 番目の行が印刷されます。

注:  印刷プレビューで [印刷プレビュー ]タブの [列]をクリックして、[ページ設定] ダイアログボックスを開く方法もできます。 [OK] をクリックしてダイアログ ボックスを閉じると、変更内容が印刷プレビューに直ちに反映されます。

ラベルを印刷する

  1. 任意のビューでレポートを開きます (または、ナビゲーション ウィンドウでレポートを選択します)。

  2. [ファイル] タブの [印刷] を クリックし、[印刷] を クリックします

    Access では、[印刷] ダイアログ ボックスが表示されます。

  3. プリンター、印刷範囲、印刷部数などのお好みのオプションを選びます。

  4. [OK] をクリックします。

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Microsoft Word の差し込み印刷ウィザードを使用して Access データを印刷する

住所が Access に保存されているが、差し込み印刷機能を使用してラベルを書式設定および印刷するために Word にエクスポートする場合は、Word の差し込み印刷ウィザードを使用できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウで、印刷するデータを含むテーブルまたはクエリを選択します。

  2. [外部データ ] タブの [エクスポート] グループ 、[Word の差し込 み] をクリックします

  3. Microsoft Word の差 し込み印刷ウィザード ダイアログ ボックスで、文書を既に作成済みで、データをその文書にリンクする場合は、[データを既存の Microsoft Word文書にリンクする] をクリックします。 それ以外の場合は、[ 新しい文書の作成] をクリックし、データをリンクします

  4. [OK] をクリックします。

    [データを既存 の Microsoft Word文書にリンクする] を選んだ場合は 、[Microsoft Word 文書の選択] ダイアログ ボックスが開きます。 目的の文書を選択し、[開く] を クリックします。 文書が Word で開きます。

    新しい文書を作成することを選択した場合は、白紙の文書で Word が開きます。

  5. Word では、[差し込み印刷] 作業ウィンドウの 指示に 従います。 Word の差し込み印刷プロセスの手順3 (宛先の選択) に到着すると、この手順 1 で選択したデータ ソースは既に選択されています。

    Word 差し込み印刷ウィザードの詳細については、Word のヘルプを参照してください。

注:  Word を使用すると、住所の保存場所に関係なく、住所を印刷できます。 Word から、Excel、Outlook、Access など、さまざまなプログラムに保存されているアドレス一覧に接続できます。 または、住所一覧を持ってない場合は、Word でアドレス帳を作成し、ラベルを印刷できます。 詳細については、Word のヘルプを参照してください。

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