宛先リストのヒント

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メールがどれほど賢いのかわからなくても、誤った人に送信しても、あまり影響はありません。メーリングリストを名前と住所に制限することも、各顧客についての詳細情報を含めることもできます。これにより、顧客をビジネスに適した区分に分類することができます。

特定のプランに関心を持っていると思われる顧客セグメントでメーリングをターゲットにすると、郵送の成功率が高くなります。郵送キャンペーンの時間と予算の第3および半数の間に devoting を計画して、適切な顧客セグメントをターゲットにするためのメーリングリストを改良します。

顧客データの使用方法

顧客や潜在顧客に関する情報を取得したら、共通する属性を追跡記録するととても役立ちます。メーリング リストに含める詳細が多ければ、メーリングのターゲットを設定する選択肢がそれだけ多くなります。

ただし、追跡記録する詳細データは実際に使用するデータにしてください。メーリング リストが複雑になると、リストの保守管理に必要な仕事がそれだけ増えます。

たとえば、次のいずれかの方法で顧客データを使用することができます。

  • 宛名ラベルを印刷   する 名前と住所だけが必要な宛名ラベルを作成します。

  • 特定のロケールの顧客にメールを送る    メーリング リストを都市や郵便番号で絞り込みます。特定の場所に住んでいる顧客にのみキャンペーンを告知できます。

  • 個人用のあいさつ文を追加する    宛先の名前を [タイトル]、[]、[] の各データフィールドに分割して、宛先の名前をあいさつ文の先頭または末尾に含めることで、メーリングをカスタマイズします。

  • 特定の年齢の受信者にターゲットを絞る    顧客の人生の節目に合った製品やサービスを通知します。たとえば、退職は 50 代に限られず、20 代で引退する人もいます。そのために顧客の誕生日を収集します。 "1945" など、誕生年 が利用できます。

    現在の月に誕生日があるすべてのお客様にプロモーション用のプレゼントを提供したい場合は、誕生日を月、日、年として収集することができます ("1 月1日、2000" など)。

  • 性別で異なるメールを作成する    メーリング リストに顧客の性別 ("male" または "female") を含め、男性のみまたは女性のみに新しい製品ラインを告知します。

  • 購入履歴を使用する    最近主に購入したユーザーに特別なお知らせを送信します。または、お気に入りのブランドの新しいモデルがある場合は、ユーザーに通知します。これを行うには、ユーザーの購入履歴を追跡する必要があります。また、同様の製品について、お客様にも通知することができます (購入した製品を購入したお客様)。

  • 電子メールを送信して切手に保存する    電子メールアドレスを提供しているユーザーに電子メールの招待状を送信して、招待状のイベントに対して郵送料金を節約します。電子メールアドレスを持っていない顧客に対して差し込み印刷とフィルター処理を実行して、印刷の招待状に最初に対処できます。電子メールの宛名の差し込みとフィルター処理を行うことで、電子メールの招待状を作成できます。

メーリング リストを作成する

基本的なことを話すと、メーリング リストとは、受信者レコードを共通フィールドに分けたテキスト ファイルのことです。通常、このようなリストの形式はワークシートや表であり、レコードごとの行があり、列に分けられています。列には個々のデータ フィールドが入ります。下の画像は基本的なメーリング リストのものです。

[差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの基本メーリング リスト。

製品のサイズ、色、嗜好、購入履歴、誕生日、性別などのデータ フィールドを追加することもできます。

初めてメーリングリストを作成している場合は、Publisher を終了せずにそのままにすることができます。詳細については、「差し込み印刷用のアドレス帳を作成する」を参照してください。

複数のソースのリストを結合する

メーリングリストを使用している場合でも、購入する場合でも、publisher で複数のソースから顧客リストを簡単に結合、編集することができます。Excel、Outlook、Access で作成された他のリストの任意の組み合わせから Publisher のメーリングリストを作成することによって、最適な機能を選ぶことができます。

追加するリストを指定する

  1. [差し込み文書] タブで、[差し込み印刷ウィザード] をクリックし、[差し込み印刷 > を順にクリックします。

    文書が宛先リストに接続されている場合は、接続を確認し、[差し込み文書] タブで [アドレス帳の編集] をクリックします。文書が既存の宛先リストに接続されていない場合は、[差し込み印刷] ウィンドウで、[次へ: アドレス帳を作成する] または [アドレス帳に接続する] をクリックし、目的のリストを選びます。

  2. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスの [宛先リストに追加] で、次のいずれかを実行します。

    • [新しいリストの入力] をクリックし、[新しい宛先リスト] ダイアログ ボックスに必要なエントリを追加し、[OK] をクリックします。

    • [既存のリストを使用] をクリックし、[データソースの選択] ダイアログボックスでデータソースを選択し、[開く] をクリックします。

    • [ Outlook の連絡先から選択] をクリックします ( メールプロファイルを選択するように求められたら、目的のプロファイルをクリックし、[ OK]をクリックします。[連絡先の選択] ダイアログボックスでフォルダーまたは配布リストを選択し、[ OK]をクリックします。

リストを結合するとき、不一致を解決する

メーリングリストを別のメーリングリストに追加すると、追加したリストの1つまたは複数のフィールドに、既存のリストとの一致がない場合があります。たとえば、追加するアドレス一覧に会社名フィールドが含まれていることがありますが、元のリストには表示されない場合があります。

Publisher では、[宛先リストに追加] ダイアログ ボックスが開き、ソース リストのフィールド間の不一致を解消するように求められます。

  1. [宛先リストに追加] ダイアログ ボックスで、[一致] 列でチェックマークが入っていないフィールドを選択し、[宛先リスト フィールドの一致] リストでそれに対応するフィールドを選択し、[対応付け] をクリックします。

  2. [フィールドの対応] ダイアログボックスで、選択したフィールドが [宛先リストと同じ] フィールドに表示されていることを確認し、[別のアドレス帳] をクリックして、[ OK]をクリックします。

  3. 新しいフィールドを宛先リストに追加して対応付ける必要がある場合、新しいリスト ([宛先リストに追加] ダイアログ ボックスの左のリスト) に追加するフィールドを選択し、[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。追加したフィールドが [宛先リストに追加される新しいフィールド] に表示されます。

    ヒント: 追加したフィールドを削除するには、[宛先リストに追加される新しいフィールド] ボックスでフィールドを選択し、[削除] をクリックします。

[アドレス帳への追加] ダイアログ ボックスの画像

フィールドの対応付けが要求されない場合、手動で行う方法はありますか。

  • [差し込み印刷] 作業ウィンドウで、 [その他のアイテム] の下の [住所フィールド] をクリックし、[フィールドの対応] をクリックします。

結合したリストのショートカットを記録する

結合したリストのショートカットを作成し、他のメーリングで使用できます。結合したリストで個々のエントリを編集すると、元のソース ファイルで編集が許可されている場合、変更が元のソース ファイルでも反映されます。元のソース ファイルを更新しない場合、宛先リストを新しいファイルにエクスポートします。

  1. [差し込み印刷] 作業ウィンドウ (手順 3: [差し込み印刷文書の作成]) で、[このメーリングにフォローアップするための準備をする] の下にある [宛先リストへのショートカットを保存する] をクリックします。

  2. [ファイルの保存] ダイアログ ボックスの [ファイル名] ボックスに結合したアドレス リストの名前を入力します。

    既定では、アドレス一覧は [My Data Sources] フォルダーに保存されます。これは、Publisher がデータ ソースを検索する既定のフォルダーであるため、アドレス一覧はこの場所に保存しておくことをお勧めします。

  3. [保存] をクリックします。

受信者リストを絞り込む

さまざまなリストのフィールドが一致するとき、すべてのレコードが [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスに表示されます。このボックスでは、電子メールの宛名差し込みに含める受信者をフィルター処理したり、並べ替えたり、選択したりできます。追加する受信者の隣にあるチェック ボックスを選択し、除外する受信者の隣にあるチェック ボックスの選択を解除します。

すべての項目を選択するか選択解除する

  • 見出し行のチェック ボックスを選択するか、選択を解除します。

リスト内のアイテムをフィルター処理する

リストのエントリのうち一部だけを使用する場合は、特定のフィールドまたは条件でリストをフィルター処理できます。 リストをフィルター処理した後、チェック ボックスをオンまたはオフにして、レコードを指定または除外できます。

  1. フィルター処理を行う項目の列の見出しの横にある矢印をクリックします。

  2. 次のいずれかの操作を行います。

    • [(データなし)] をクリックすると、対応するフィールドが空白のレコードがすべて表示されます。

    • [(データあり)] をクリックすると、対応するフィールドに情報が含まれるレコードがすべて表示されます。

    • [(詳細設定​​)] をクリックすると、[フィルターと並べ替え] ダイアログ ボックスが開きます。このボックスで、複数の条件に基づいてフィルター処理できます。

      注: [差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスの [アドレス帳の絞り込み] で [フィルター ] をクリックして、[フィルターと並べ替え] ダイアログボックスを開くこともできます。

  3. ヒント: データソースに同じ情報を共有するレコードが含まれており、その列に10個以下の一意の値がある場合は、特定の情報でフィルター処理できます。たとえば、国または地域としてオーストラリアを一覧表示する住所が複数ある場合は、オーストラリアでフィルター処理できます。

  4. [差し込み印刷の宛先] ダイアログ ボックスには、指定されたレコードのみが表示されます。 すべてのレコードを再表示するには、[(すべて)] をクリックします。

リストのアイテムを並べ替える

項目をアルファベット順で表示する必要がある場合は、リストの項目を並べ替えることができます。

  • [差し込み印刷の宛先] ウィンドウで、並べ替えに使用する項目の列見出しをクリックします。

    たとえば、姓をアルファベット順に表示するには、[] 列の見出しをクリックします。

  • 複数の条件を使用して並べ替えるには、[アドレス帳の絞り込み] の [並べ替え] をクリックします。[フィルターと並べ替え] ダイアログボックスで、並べ替えに使用する条件を選択します。

重複を見つける

(必ずしもすべてではないが) ほとんどのフィールドが一致する結合リストでは重複が発生します。それを見つけ、削除できます。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスの [アドレス帳の絞り込み] で、[重複の検索] をクリックします。

  2. [重複の検索] ダイアログ ボックスで、含めるエントリのみをチェックしたままにして [OK] をクリックします。

特定の宛先または共通の属性を共有する宛先グループを探します。

個人または共通の属性 (姓、郵便番号、または生年月日など) を共有する個人のグループを識別するには、リストを検索できます。

  1. [差し込み印刷の宛先] ダイアログボックスの [アドレス帳の絞り込み] で、[宛先の検索] をクリックします。

  2. [エントリの検索] ダイアログボックスで、検索する属性を [検索する文字列 ] ボックスに入力し、検索するフィールドを指定して、[次を検索] をクリックします。

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