差し込み印刷を使って Word にデータを送る

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Access 内から Word の差し込み印刷を作成するための一般的な手順を次に示します。

1. Word と差し込むアドレスを含む Access データベースを開きます。

2. ナビゲーション ウィンドウが開いていない場合は、F11 キーを押して開きます。

3. アドレスを含むテーブルまたはクエリを選択します。 住所フィールドが複数のテーブルに分散している場合 は、必要なフィールドを含む単純な選択クエリを作成し、そのクエリをマージ操作用に選択します。

4. [外部データ ] タブの [エクスポート] グループ で 、[Word の差し込 み] をクリックします。

5. [Microsoft Word 差し込み印刷ウィザード] ダイアログボックスが開きます。

   

6. ウィザードでアドレス データを既存の Word 文書にリンクするか、新しい空白の文書から開始するかを選択します。

7. [OK] をクリックします。

Word が起動し、[差し込み文書 ] タブと [差し込み印刷] ウィンドウが表示されます。

1. [差し込み印刷] ウィンドウの下部にある [次へ] リンクと [前へ] リンクをクリックして、ウィザードの手順を実行します。

2. ウィザードの手順 3 では、受信者リストを選択する必要があります。 これは、Access で選択した場合に決定されました。 ただし、[受信者リストの編集] をクリックして、リストを 微調整することができます。 表示されるボックスで、差し込み印刷から個々の受信者を削除したり、フィルターを適用したり、リストを並べ替えるなどできます。

3. ウィザードの手順 4 で、レターを作成します (既存の文書を操作している場合を含む)。

4. 住所データを表示する文書内の場所にカーソルを置き、[差し込み印刷] ウィンドウの[住所ブロック]、または [あいさつ状]、または [その他の項目] をクリックして、Access データを文書に挿入します。 表示されるボックスで、目的の形式を選択し、[フィールドの一致] をクリックして、フィールドが正しく一致するようにします。

5. ウィザードの手順 5 で、[次へ] (>>) ボタンと [前へ] (<<) ボタンをクリックして、文書を印刷するときに結合されたデータがどのように表示されるのかプレビューします。

6. ウィザードの手順 6 で、[印刷] を クリックし 、目的の印刷オプションを選択します。

7. Word 文書を保存して閉じます。

   注: 

   • ウィザードの完了後に差し込み印刷の設定を調整する必要がある場合は、Word の [差し込み文書] タブですべての 操作を使用 できます。

   • Access データベースでデザインを変更した場合、差し込み印刷が正しく動作するように、Word の差し込み設定の一部を調整する必要がある場合があります。

   • 差し込み印刷ウィザードは、住所データを操作するように設計されています。 ただし、差し込み印刷機能を使用して、在庫レコード、タスク、Access に保存したデータなど、任意の種類のデータを Word と結合することができます。

Word の差し込み印刷機能の詳細については、次の記事を参照してください。

• 差し込み印刷を使用してドキュメントをカスタマイズする

• 差し込み印刷でラベルを作成する

• Word でのメールの差し込み