差し込み印刷を使って Word にデータを送る

差し込み印刷を使って Word にデータを送る

差し込み印刷は、Access のデータを機能させるための優れた方法です。 このビデオでは、 Accessの Word の [結合] コマンドから開始して、Microsoft Word で一般的なフォームレターを作成する方法について説明します。 または、必要に応じて、ビデオの下の基本的な手順を確認してください。

注: このビデオは Access 2013 を使って記録されましたが、access 2010、Access 2016、サブスクリプションバージョンの Access にも同じ基本的な手順が適用されます。

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ビデオの内容

Access 内から Word の差し込み印刷を作成する場合の一般的な手順は次のとおりです。

  1. Word に差し込む住所が含まれている Access データベースを開きます。

  2. ナビゲーションウィンドウが開かれていない場合は、F11 キーを押して開きます。

  3. 住所を含むテーブルまたはクエリを選択します。 住所フィールドが複数のテーブルにまたがって表示されている場合は、必要なフィールドを含む簡単な選択クエリを作成し、そのクエリを結合操作用に選択します。

  4. [外部データ] タブの [エクスポート] グループで、[Word 差し込み] をクリックします。

  5. [ Microsoft Word 差し込み印刷ウィザード] ダイアログボックスが開きます。

    データを既存の Word 文書にリンクするか、新しい文書を作成する場合に選択します。

  6. ウィザードを使用して、住所データを既存の Word 文書にリンクさせるか、新しい空白の文書から開始するかを選択します。

  7. [OK] をクリックします。

Word が起動し、[差し込み文書] タブと [差し込み印刷] ウィンドウが表示されます。

  1. [差し込み印刷] ウィンドウの下部にある[次へ] と [へ] リンクをクリックして、ウィザードの手順を実行します。

  2. ウィザードの手順3では、受信者リストを選択する必要はありません。 これは、Access で選択したときに判断されました。 ただし、[アドレス帳の編集] をクリックしてリストを微調整することもできます。 表示されるボックスで、差し込み印刷から個々の受信者を削除したり、フィルターを適用したり、リストを並べ替えることができます。

  3. ウィザードの手順4で、文字を入力します (既存の文書を操作している場合を除く)。

  4. 文書内で、住所データを表示する場所にカーソルを置き、[差し込み印刷] ウィンドウで [住所ブロック]、[あいさつ文]、または [その他のアイテム] をクリックして、Access データを文書に挿入します。 表示されるボックスで、目的の形式を選び、[フィールドの対応] をクリックして、フィールドが正しく対応することを確認します。

  5. ウィザードの手順5で、[次へ (>>)] および [前へ] (<<) ボタンをクリックして、文書を印刷したときに差し込んだデータがどのように見えるかをプレビューします。

  6. ウィザードの手順6で、[印刷] をクリックし、必要な印刷オプションを選択します。

  7. Word 文書を保存して閉じます。

    注: 

    • ウィザードの完了後に、差し込みの設定を元に戻して調整する必要がある場合は、すべての操作を Word の [差し込み文書] タブで行うことができます。

    • Access データベースでデザインを変更する場合は、Word で差し込みの設定を調整して、もう一度差し込み印刷を行う必要があります。

    • 差し込み印刷ウィザードは、郵送先住所データを使用するように設計されています。 ただし、差し込み印刷機能を使用すると、在庫レコードやタスクなど、Access に保存されているあらゆる種類のデータを Word に統合することができます。

Word の差し込み印刷機能の詳細については、次の記事を参照してください。

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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