受け取った郵便物の処理を秘書や部下に任せるのと同じように、自分の代わりに他のユーザーが電子メール メッセージや会議出席依頼を受信して返信を送信できるようにする委任と呼ばれる機能があります。 また、Microsoft Exchange Server メールボックスのアイテムの読み取り、作成、または詳細な制御を許可するアクセス権を追加で代理人に付与することもできます。
注: Microsoft Exchange Server アカウントが必要です。
この記事の内容
代理人アクセスについて
代理人アクセスは、フォルダーへのアクセスを共有する以外にも機能します。 代理人には、電子メール メッセージの作成や会議出席依頼への応答など、追加のアクセス許可が付与されます。 代理人 がこれらのタスクを実行する方法 については、「他のユーザーのメールと予定表のアイテムを管理する」を参照してください。
自分のフォルダーに対して代理人に認めるアクセス権のレベルは、代理人アクセスを委任する側が判断します。 代理人には、フォルダー内のアイテムを参照するアクセス権か、参照、作成、および削除するアクセス権を付与できます。 既定では、代理人を追加すると、代理人は委任者の [予定表] フォルダーおよび [タスク] フォルダーに対する完全なアクセス権を持ちます。 また、委任者に代わって会議出席依頼に返答することもできます。
代理人のアクセス権のレベルとは
-
[Reviewer] このアクセス許可を使用すると、代理人はフォルダー内のアイテムを読み取る可能性があります。
-
作成者 このアクセス権が付与された代理人は、アイテムの参照と作成、および代理人が作成したアイテムの変更と削除ができます。 たとえば、代理人は、上司の [タスク] フォルダーや [予定表] フォルダーにタスクの依頼や会議出席依頼を直接作成し、上司に代わってこれらのアイテムを送信できます。
-
編集者 このアクセス権が付与された代理人は、[作成者] でできるすべての操作に加えて、委任者が作成したアイテムの変更と削除ができます。
注: 削除権限を持つ別のユーザーのメールボックス フォルダーからアイテムを削除するために Microsoft Outlook を使用している場合、削除されたアイテムは、メールボックス所有者の [削除済みアイテム] フォルダーではなく、独自の [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。 次の記事にある DelegateWastebasketStyle キーを使用して、動作を変更できます。
代理人アクセスを有効にする
代理人は、代理送信のアクセス権を自動的に取得します。 既定では、代理人は委任者に送信された会議出席依頼および返信だけを参照できます。 代理人は、委任者の受信トレイにある他のメッセージを参照することはできません。
-
[ファイル] タブをクリックします。
-
[アカウント設定] で [代理人アクセス] をクリックします。
-
[追加] をクリックします。
[追加] が表示されない場合は、Outlook と Exchange が接続されていない可能性があります。 Outlook のステータス バーに接続状態が表示されます。
-
代理人に指定する人の名前を入力するか、または検索結果の一覧で名前を検索してクリックします。
注: 代理人は、組織の Exchange のグローバル アドレス一覧 (GAL) に含まれているユーザーである必要があります。
-
[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。
-
[代理アクセス権の設定] ダイアログ ボックスで、既定のアクセス権設定を使用するか、または Exchange フォルダーに対するユーザー設定のアクセス レベルを選択できます。
代理人に会議出席依頼と返信の操作だけを許可するのであれば、[会議関係のメールを代理人にも送信する] などの既定のアクセス権設定で十分です。 受信トレイへのアクセス権は [なし] にしておくことができます。 会議出席依頼と返答は、代理人の受信トレイに直接配信されます。
注: 既定では、代理人に委任者の [予定表] フォルダーへの [すべて (アイテムを参照、作成、変更できる)] アクセス権が付与されます。 代理人が代わりに会議出席依頼に返信すると、委任者の [予定表] フォルダーに会議が自動的に追加されます。
-
権限が変更されたことを通知するメッセージを代理人に送信するには、[設定したアクセス権情報を代理人に自動送信する] チェック ボックスをオンにします。
-
必要に応じて、[代理人に非公開に設定したアイテムへのアクセスを許可する] チェック ボックスをオンにします。
重要: この設定はすべての Exchange フォルダーに適用されます。 [メール]、[連絡先]、[予定表]、[タスク]、[メモ]、[履歴] など、すべてのフォルダーの非公開アイテムへのアクセスが許可されます。 特定のフォルダーに対してのみ非公開アイテムへのアクセスを許可することはできません。
-
[OK] をクリックします。
注:
-
代理送信アクセス権で送信されたメッセージは、[差出人] に代理人と委任者の両方の名前が表示されます。 送信者アクセス権で送信されたメッセージには、委任者の名前だけが表示されます。
-
代理人のユーザーを追加すると、そのユーザーの Outlook プロファイルに Exchange メールボックスを追加できます。 詳細な方法については、「他のユーザーのメールおよび予定表のアイテムを管理する方法」を参照してください。
-
代理人のアクセス権を変更する
-
[ファイル] タブをクリックします。
-
[アカウント設定] で [代理人アクセス] をクリックします。
-
アクセス権を変更する代理人の名前をクリックし、[アクセス権] をクリックします。
注: すべての代理人アクセス権を削除する場合は、[権限] の代わりに [削除] をクリックし、この後の手順をスキップしてください。
-
代理人がアクセスする Outlook フォルダーへのアクセス権を変更します。
-
権限が変更されたことを通知するメッセージを代理人に送信するには、[設定したアクセス権情報を代理人に自動送信する] チェック ボックスをオンにします。
注: 会議出席依頼と返信を代理人にも送信するには、自分の [予定表] フォルダーへの [すべて (アイテムを参照、作成、変更できる)] アクセス権を代理人に付与し、[会議関係のメールを代理人にも送信する] チェック ボックスをオンにします。
非公開アイテムへの代理人アクセスを変更する
代理人に対して自分の Outlook フォルダーへのアクセスを許可した場合でも、予定、会議、タスク、連絡先などの個人的な情報は非表示にすることができます。 個人的なアイテムをそれぞれ開き、[タグ] で [プライベート] をクリックします。
非公開アイテムへのアクセス権を付与するには、次の操作を行います。
-
[ファイル] タブをクリックします。
-
[アカウント設定] で [代理人アクセス] をクリックします。
-
非公開の予定へのアクセスを変更する代理人の名前をクリックし、[アクセス権] をクリックします。
-
[代理人に非公開に設定したアイテムへのアクセスを許可する] チェック ボックスをオンにします。
重要: 非公開に設定しても、他のユーザーから、自分の予定、連絡先、タスクの詳細情報が参照されることがあります。 他のユーザーが自分の非公開アイテムを確実に参照できないようにするには、他のユーザーに対して、[予定表]、[連絡先]、または [タスク] フォルダーへの [参照のみ (アイテムを参照できる)] アクセス権を付与しないでください。
