Access 連絡先 データベース テンプレートを使用して 、名前、住所、電話番号、その他の情報を追跡します。 この新しいバージョンの一般的な Access テンプレートでは、各連絡先を分類し、メール メッセージを送信し、住所の地図を作成することもできます。

このテンプレートの使用に関するビデオをご覧ください。 「連絡先データベース テンプレートを 使用する」を参照してください

注: 連絡先データベース テンプレートは、ここ数年で更新されています。 以下の手順は、ダウンロード可能な最新バージョンのテンプレートを参照しています。 以下の手順が表示されている手順と一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

作業の開始

この記事では、連絡先データベース テンプレートを使用する基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

  • データベースを初めて開いた場合は、"ようこそ" フォームが表示されます。 次にデータベースを開いた際にこのフォームが表示されるのを防ぐには、[このデータベースを開いた場合にようこそを表示する] チェック ボックスを オフ にします。

    [ようこそ] フォームを閉じて、データベースの使用を開始します。

  • すべてのデータベース コンテンツが有効になっているか確認するには、メッセージ バーで [このコンテンツを有効にする ] をクリックします

    データベース コンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定 する」を参照してください

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用している場合は、情報を再入力することなく、そのプログラムから連絡先を追加できます。

  1. 連絡先リスト フォームで、[Outlook から追加] をクリックします

  2. [追加 する名前の選択 ] ダイアログ ボックスで、データベースに追加する名前を選択します。

  3. [追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の検索

クイック 検索ボックス を使用すると、[連絡先リスト] フォームで連絡先をすばやく 検索 できます。

  • 連絡先リストフォームのクイック検索ボックスに、検索するテキストを入力し、Enter キーを押します。

    リストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードだけが表示されます。 完全な一覧に戻る場合は、[現在の検索をクリア ] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。

列を表示または非表示にする

連絡先リスト フォームでは 、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。 表示するフィールドを変更するには:

  1. [フィールド の表示/非表示] をクリックします

  2. [列 の再表示] ダイアログ ボックスで、表示する各列の横にあるチェック ボックスをオンにします。 このチェック ボックスをオフにすると、列が非表示にされます。

連絡先の詳細を表示する

[ 連絡先の詳細] フォームでは、各連絡先に関する詳細情報を表示して入力できます。 [連絡先の詳細] フォームを表示するには:

  • [連絡先リスト] フォームで、表示する連絡先の横にある [開く] をクリックします。

画像を追加する

[連絡先 の詳細] フォームでは、連絡先の画像を追加できます。

  1. 図枠の下にある [図の編集] をクリックします

  2. [添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[追加] を クリックします

  3. [ファイル の選択] ダイアログ ボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。

  4. 追加するファイルを選択し、[開く] をクリック します

  5. [添付ファイル ] ダイアログ ボックスで 、[OK] をクリックします

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルを含む複数のファイルを各連絡先に添付できます。

連絡先の住所の地図を表示する

[連絡先 の詳細] フォームで、連絡先の住所を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

  • [クリック してマップ] をクリックします

レポートを表示する

連絡先データベースには、ディレクトリと電話帳の 2つのレポートが含まれています。 レポートを表示するには:

  • ナビゲーション ウィンドウの [ レポート]で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタム レポートを作成できます。 詳細については、「単純なレポートを作成する 」の記事を参照してください

連絡先データベースを変更する

連絡先テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを [連絡先リスト] フォームと [連絡先の詳細] フォームに追加して、連絡先データベースをカスタマイズできます。

連絡先テーブルにフィールドを追加する

  1. 開いているすべてのタブを閉じます。

  2. ナビゲーション ウィンドウで、連絡先テーブルを ダブルクリック します。

  3. [新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで 、右にスクロールします。 列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。

列に初めてデータを入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームにフィールドを追加する

フィールドをテーブルに追加したら、フォームに追加できます。

  1. ナビゲーション ウィンドウでフォームを右クリックし、[レイアウト ビュー] をクリックします。

  2. [デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。

  3. 目的のフィールドをフィールド リストからフォームにドラッグします。

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