電子メール メッセージで調査を実施して結果を確認する

電子メール メッセージで調査を実施して結果を確認する

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Microsoft Outlook では、電子メール メッセージに投票ボタンを追加する方法で、簡単に調査を実施できます。 受信者から回答が送信されたら、Outlook で投票結果を自動的に表形式で表示したり、結果を Excel ワークシートにエクスポートしたりすることができます。

  1. 電子メール メッセージを作成するか、受信したメッセージに返信または受信したメッセージを転送します。

  2. [オプション] タブの [確認] で [投票ボタンを使う] をクリックします。

  3. 次のいずれかのオプションを選択します。

    • 承認拒否    
      操作の承認が必要な場合に使用します。 たとえば、複数の宛先に電子メールを送り、プロジェクトの提案に対する承認を求めることができます。

    • いはいいいえ    
      "はい" または "いいえ" のいずれかが必要な場合に使用します。 この方法を使うと、簡単に投票を行うことができます。

    • いはいNoおそらく    
      選択肢を [はい] または [いいえ] に限定しない場合に使用します。 この投票オプションでは、別の応答が提供されます。

    • ユーザー設定    
      独自のカスタム投票ボタン名を作成するために使用します。 たとえば、週 1 回のスタッフ会議の出席者に、都合のよい開催曜日を 3 つの曜日から選択するように依頼することができます。

独自の投票ボタン

独自の投票ボタンを選択する場合は、次の操作を行います。

  1. [プロパティ] ダイアログ ボックスの [投票/確認オプション] で、[投票ボタンを使う] チェック ボックスをオンにします。

  2. 既定のボタン オプションを使用するか、既定のオプションを削除して必要なテキストを入力し、ボタン名は、セミコロンを使用して区切ります。

  3. [閉じる] をクリックします。

重要: IRM (Information Rights Management) 権限 ([オプション] タブの [アクセス許可]) をメッセージに適用すると、受信者には投票オプションは表示されません。

  • 受信者は、 閲覧ウィンドウ または開いているメッセージで投票できます。 閲覧ウィンドウで、[ここをクリックしてメッセージヘッダーの投票行を表示] をクリックし、目的のオプションをクリックします。 開いているメッセージで、[メッセージ] タブの [返信] グループで、[投票] をクリックし、目的のオプションをクリックします。

  • 送信者は、テーブル内のすべての回答を表示できます。 いずれかの返信メッセージで、メッセージヘッダーの [送信者への返信] 行をクリックし、[投票結果の表示] をクリックします。

  1. 投票ボタンを指定して送信した元のメッセージを開きます。 このメッセージは、通常、[送信済みアイテム] フォルダーに保存されています。

  2. [メッセージ] タブの [表示] で [確認] をクリックします。

    注:  [確認] は、その電子メール メッセージの受信者の少なくとも 1 人が、投票ボタンを使って返信するまでは表示されません。

投票結果を追跡して印刷する

電子メールの調査を実施して他のユーザーに送信する場合、結果を確認して印刷する必要があります。 投票結果を Word の白紙の文書や新しいメールにコピーするか、Excel にコピーして後で操作できます。

  1. Outlook の [送信済みアイテム] から、投票ボタンを付けて送信したメール メッセージを開きます。

  2. [メッセージ] の [確認] をクリックします。

    ヒント: [確認] は、投票が少なくとも 1 通届くまでは表示されません。

    調査の投票を確認する

  3. 投票結果を印刷するには、次のいずれかの操作を行います。

    • クイック印刷するには、キーボードの Alt キーと Print Screen (PrtScrn) キーを押し、次のいずれかの操作を行います。

      • Word で、[白紙の文書] をクリックし、[貼り付け] をクリックします。

      • Outlook で、[ホーム]、[新しい電子メール] の順にクリックし、[貼り付け] をクリックします。

        [ファイル]、[印刷] の順にクリックし、プリンターを指定し、[印刷] をクリックします。

    • Excel でデータ結果を並べ替えたり操作したりするには、まず次の操作を行います。

      1. [メッセージ] の [確認] をクリックします。

      2. キーボードの Ctrl キーを押しながらマウスをクリックし、ドラッグして一覧内のすべての名前と回答を選びます。

      3. キーボードの Ctrl キーを押しながら C キーを押します。

      4. Excel を開き、[空白のブック] を選びます。

      5. 左上隅のセルを右クリックし、[貼り付け] をクリックします。

        右クリックして [貼り付け] をクリックする

    • 文字列に合わせて列を調整するには、カーソルを列見出しの間に置いてダブルクリックします。

      列 A と列 B の間をクリックして、さらにダブルクリックする

      [ファイル>印刷] をクリックし、プリンターを指定して、[印刷] をクリックします。

注: Microsoft Exchange Server 2000、Exchange Server 2003、または Exchange Server 2007 のアカウントが必要です。 ほとんどのホーム ユーザー アカウントと個人用アカウントは Microsoft Exchange を使用していません。

  1. 電子メール メッセージを作成するか、受信したメッセージに返信または受信したメッセージを転送します。

  2. [オプション] タブの [確認] で [投票ボタンを使う] をクリックします。

  3. 次のいずれかのオプションを選択します。

    • 承認拒否    
      このオプションは、操作の承認が必要な場合に最適です。 たとえば、複数の宛先に電子メールを送り、プロジェクトの提案に対する承認を求めることができます。

    • いはいいいえ    
      [はい] または [いいえ] のいずれかが必要な場合は、この方法で簡単に投票を行うことができます。

    • いはいNoおそらく    
      選択肢を [はい] または [いいえ] に制限したくない場合は、この投票オプションで別の返信が提供されます。

    • ユーザー設定    
      独自のカスタム投票ボタン名を作成します。 たとえば、週 1 回のスタッフ会議の出席者に、都合のよい開催曜日を 3 つの曜日から選択するように依頼することができます。

      • [メッセージ オプション] ダイアログ ボックスで、[投票/確認オプション] の [投票ボタンを使う] チェック ボックスをオンにします。

      • 既定のボタン名を選択して削除してから、ボタン名として使用する文字列を入力します。 ボタン名は、セミコロン (;) で区切ります。

        メッセージのオプション

      • [閉じる] をクリックします。

  1. [ツール] メニューの [オプション] をクリックします。

  2. [メール オプション] をクリックし、[確認オプション] をクリックします。

  3. 次の操作のいずれか、または複数の操作を行い、処理オプションを選択します。

    • 元のアイテム   
      の返信を自動的に記録する [会議出席依頼を自動処理する] チェックボックスをオンにします。

    • 空白の返信   
      を削除する 空白の返信とは、投票以外の送信者からのコメントが含まれていないメッセージです。

注: [受信トレイ] で返信内容を確認してから保存するには、[会議出席依頼を自動処理する] チェック ボックスをオフにします。

  1. 投票ボタンを指定して送信した元のメッセージを開きます。 このメッセージは、通常、[送信済みアイテム] フォルダーに保存されています。

  2. [メッセージ] タブの [表示] で [確認] をクリックします。

    注: [確認] は、その電子メール メッセージの受信者の少なくとも 1 人が、投票ボタンを使って返信するまでは表示されません。

  3. コピーする返信を選択します。 次のいずれかを実行します。

    • 連続する複数の行を選択する    

      • 最初の行をクリックし、Shift キーを押しながら最後の行をクリックします。

    • 連続していない複数の行を選択する    

      • 最初の行をクリックし、Ctrl キーを押しながら、選択する行を 1 つずつクリックします。

  4. Ctrl キーを押しながら C キーを押します。

  5. Excel を起動します。

  6. セルを選択して、Ctrl キーを押しながら V キーを押します。

  1. 投票ボタンを指定して送信した元のメッセージを開きます。 このメッセージは、通常、[送信済みアイテム] フォルダーに保存されています。

  2. [メッセージ] タブの [表示] で [確認] をクリックします。

    注:  [確認] は、その電子メール メッセージの受信者の少なくとも 1 人が、投票ボタンを使って返信するまでは表示されません。

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