ファイルのチェック アウトを必須にするようにライブラリを設定する

ドキュメントの共同作業を制御する方法の 1 つは、特に複数のユーザーがライブラリにアクセスできる場合に、ファイルのチェックアウトを要求する方法です。 ライブラリのチェックアウトが必要な場合、他のユーザーはライブラリを上書きできません。 ただし、他のユーザーに最新の変更が表示されるのを防ぐか、自分で変更を加えるリスクがあります。 他のユーザーがドキュメントを編集する必要がある場合は、ファイルをすばやくチェックインすることが重要です。

注: ユーザーがライブラリ内のドキュメントを共同編集する予定がある場合は、チェックアウトを要求するライブラリを構成しない。 必要なチェックアウトが有効になっている場合、ユーザーはドキュメントで同時に作業することはできません。

編集のためにファイルのチェックアウトを要求する

注: フル コントロールまたはデザインのアクセス許可を持つユーザーだけが、ファイルのチェックアウトを要求するライブラリを設定できます。

  1. 作業する予定のライブラリに移動します。

  2. [設定]設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続します >ライブラリの設定] を選択します

    これらのメニュー項目が表示しない場合は、リボンで [ライブラリ]を選択し、[設定] グループで [ライブラリの設定]を選択します

  3. [設定] ページの [全般設定 ] で、[バージョン管理設定]を選択します

  4. [チェックアウトが必要] セクションの[ドキュメントを編集する前にチェックアウトする必要がある場合] で、[はい] を選択します

  5. 設定を保存し、[ライブラリの設定] ページ に戻る 場合は、[OK] を選択します

こうすれば。。。

これが起こります...

ライブラリにファイルを作成または追加する

ファイルは最初にチェックアウトされます。 他のユーザーがライブラリを表示して作業するには、ライブラリにチェックインする必要があります。

編集するファイルを開く

[編集] を選択すると、ファイルが自動的にチェックアウトされます。 メッセージ ダイアログでは、ファイルをチェックアウトする場所を通知し、ローカルの下書きフォルダーでファイルを編集する機会を提供します。

チェックアウト後、ファイル アイコンは緑色の下向き矢印で覆われて、ファイルがチェックアウトされたことを示します。 他のユーザーはファイルを変更する必要はありません。チェックアウトしている間は、他の誰も変更を確認できます。

ファイル (プロパティ) に関する情報を変更する

ファイルがチェックアウトされていない場合は、タイトル、作成者名、期限、単語数などのプロパティを変更する前に、チェックアウトする必要があります。 ファイルをチェックインし戻すまで、変更は有効ではありません。

他のユーザーにチェックアウトされているファイルを開く

[チェックアウト] オプションと [チェックイン]オプションは使用できません。 他のユーザーがチェックアウトしたファイルをチェックアウトすることはできません。 これを試みる場合は、ファイルが他のユーザーによってチェックアウトされたことを示すメッセージ ダイアログが表示されます。

ファイルがチェックアウトされているユーザーを確認するには、ファイル アイコンをポイントします。 チェックアウトしたユーザーの名前がヒントに表示されます。 ファイルをすばやく必要な場合は、そのユーザーに連絡してチェックインを要求できます。

ファイルをチェックインする

加えた変更に関するコメントを入力するように求めるメッセージが表示されます。 ライブラリでバージョンを追跡すると、コメントはバージョン履歴の一部になります。 メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方が追跡されている場合は、チェックインするバージョンの種類を選択するように求めるメッセージが表示されます。 バージョン管理の詳細については、「参照」を参照してください

ファイルをチェックアウトした状態を長時間保持する

チェックアウトしている間は、他のユーザーが変更を確認したり、ファイルを編集したりすることができます。 これは変更を行っている間に役立ちますが、他のユーザーが割り当てられたタスクを実行するのを妨げる場合もあります。 ファイルをチェックアウトした後、可能な限り迅速にファイルをチェックインし戻すのは、ビジネス上の良い方法と一般的な礼儀の両方です。 場合によっては、管理者がファイルを強制的にチェックインする必要があります。

チェックアウトを要求するサイト ライブラリを構成する方法

フル コントロールまたはデザインのアクセス許可を持つユーザーだけが、ファイルのチェックアウトを要求するライブラリを設定できます。

ファイルのチェックアウトを要求するには

注: この情報が表示されている情報と一致しない場合は、サービスのアップグレード後 Microsoft 365 を使用している可能性があります。 該当する情報を見つけるには、[ オンライン、2016、2013] タブを選択 します。

  1. 作業する予定のライブラリに移動します。 ライブラリ名が [クイック起動]ウィンドウに表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツ] を選択し、ライブラリの名前を選択します。

  2. リボンの [ライブラリ ツール] グループで 、[ライブラリ] タブ を選択 します。

  3. [ライブラリの設定] を SharePoint Foundation の [ライブラリ] リボンの [ライブラリの設定] ボタン

  4. [ライブラリの 設定] ページの [全般 設定] で、[バージョン管理の設定] を選択します

  5. [チェックアウトが必要] セクションの[ドキュメントを編集する前にチェックアウトする必要がある場合] の質問で、[はい] を選択します

  6. ダイアログを閉じて [ライブラリの設定] ページ に戻る 場合は、[OK] を選択します

チェックアウト要件をサイト ライブラリから削除する方法

しばらくすると、組織が必要なチェックアウトが本当に必要ではないと判断した場合、フル コントロールまたはデザインのいずれかのアクセス許可がある場合は、要件を削除できます。

ファイルをチェックアウトする要件を削除するには

注: この情報が表示されている情報と一致しない場合は、サービスのアップグレード後 Microsoft 365 を使用している可能性があります。 該当する情報を見つけるには、[ オンライン、2016、2013] タブを選択 します。

  1. 作業する予定のライブラリに移動します。 ライブラリ名が [クイック起動]ウィンドウに表示されない場合は、[すべてのサイト コンテンツ] を選択し、ライブラリの名前を選択します。

  2. リボンの [ライブラリ ツール] グループで 、[ライブラリ] タブ を選択 します。

  3. [ライブラリの設定] を SharePoint Foundation の [ライブラリ] リボンの [ライブラリの設定] ボタン

  4. [ライブラリの 設定] ページの [全般 設定] で、[バージョン管理の設定] を選択します

  5. [チェックアウトが必要] セクションの[ドキュメントを編集する前にチェックアウトする必要がある場合] の質問で、[いいえ] を選択します

  6. ダイアログを閉じて [ライブラリの設定] ページ に戻る 場合は、[OK] を選択します

サイト ライブラリにチェックアウト要件がある場合は、どうなるでしょうか。

ドキュメントの共同作業を制御する方法の 1 つは、特に複数のユーザーがライブラリにアクセスできる場合に、ファイルのチェックアウトを要求する方法です。 ファイルがチェックアウトされている場合は、他のユーザーがファイルを上書きできないことを確認できます。 ただし、他のユーザーが最新の変更を表示したり、自分で変更を加えるのを妨げているので、ファイルを速やかにチェックインしなおす必要があります。

重要: ユーザーがライブラリ内のドキュメントを共同編集する予定がある場合は、チェックアウトを要求するサイト ライブラリを構成しない。 必要なチェックアウトが有効な場合、ユーザーはドキュメントで同時に作業することはできません。

ファイルのチェックアウトが必要なライブラリで作業する場合は、アクションの影響を理解している場合に役立ちます。

こうすれば。。。

これが起こります...

サイト ライブラリにファイルを作成または追加する

ファイルは最初にチェックアウトされます。 他のユーザーがライブラリを表示して作業するには、ライブラリにチェックインする必要があります。

編集するファイルを開く

[アプリケーション名] で [編集] を選択すると、ファイル<自動的にチェックアウト>。 メッセージ ダイアログでは、ファイルをチェックアウトする場所を通知し、ローカルの下書きフォルダーでファイルを編集する機会を提供します。

SharePoint ファイルのチェックアウトのメッセージ

チェックアウト後、ファイル アイコンは緑色の下向き矢印で覆 アイコンの画像、ファイルがチェックアウトされたことを示します。 他のユーザーはファイルを変更する必要はありません。チェックアウトしている間は、他の誰も変更を確認できます。

ファイル (プロパティ) に関する情報を変更する

ファイルがチェックアウトされていない場合は、タイトル、作成者名、期限、単語数などのプロパティを変更する前に、チェックアウトする必要があります。 ファイルをチェックインし戻すまで、変更は有効ではありません。

他のユーザーにチェックアウトされているファイルを開く

[チェックアウト] オプションと [チェックイン]オプションは使用できません。 他のユーザーがチェックアウトしたファイルをチェックアウトすることはできません。 この操作を行う場合は、他のユーザーによってファイルがチェックアウトされたことを示すメッセージ ダイアログが表示されます。

他のユーザーがファイルをロックしていることを知らせるメッセージ

ファイルがチェックアウトされているユーザーを確認するには、ファイル アイコンをポイントします。 チェックアウトしたユーザーの名前がヒントに表示されます。

チェックアウトしたファイル アイコンの下に表示されるヒント。 これにより、ファイル名とチェックアウトしたユーザーがユーザーに知らされます。

必要な場合は、そのユーザーに連絡して、ファイルのチェックインを要求できます。

ファイルをチェックインする

加えた変更に関するコメントを入力するように求めるメッセージが表示されます。 ライブラリでバージョンを追跡すると、コメントはバージョン履歴の一部になります。 メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方が追跡されている場合は、チェックインするバージョンの種類を選択するように求めるメッセージが表示されます。 バージョン管理の詳細については、「参照」を参照してください

ファイルをチェックアウトした状態を長時間保持する

チェックアウトしている間は、他のユーザーが変更を確認したり、ファイルを編集したりすることができます。 これは変更を行っている間に役立ちますが、他のユーザーが割り当てられたタスクを実行するのを妨げる場合もあります。 ファイルをチェックアウトした後、可能な限り迅速にファイルをチェックインし戻すのは、ビジネス上の良い方法と一般的な礼儀の両方です。 場合によっては、管理者がファイルを強制的にチェックインする必要があります。

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