[古いアイテムの整理] を使用してアイテムを自動的にアーカイブ場所に移動すると、使用しているメールボックスまたはメール サーバーの領域管理に役立ちます。 [古いアイテムの整理] では、オプションに応じて、次のいずれか、または両方のアクションが実行されます。

  • アイテムが、元の場所 (通常はアクティブなフォルダーの 1 つ) からアーカイブ フォルダーに移動されます。

    アイテムの移動先の場所

    アーカイブ ファイルは、Outlook データ ファイル (.pst) の一種です。 自動アーカイブが初めて実行されると、アーカイブ ファイルは C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst に自動的に作成されます。

    この記事に記載されているフォルダーが見つからない

    一部のフォルダーは隠しフォルダーになることがあります。 Windows での隠しフォルダーの表示に関する詳細については、「隠しファイルを表示する」を参照してください。

  • 古くなったアイテムが完全に削除されます。

注: 

  • アイテムを削除するように選択した場合、アイテムはアーカイブされません。 アイテムをアーカイブするように選択した場合、[古いアイテムの整理] で削除することはできません。 アーカイブされたアイテムは、手動でしか削除できません。

  • Outlook プロファイルに複数の Exchange アカウントがある場合、1 つのアカウントに対して [自動アーカイブ] を構成すると、他のすべての Exchange アカウントに同じ設定が自動的に適用されます。 

古いアイテムの自動保存機能の詳細については、「古いアイテムを自動的に アーカイブする」を参照してください

Outlook アイテムが古くなったと判断される期間

古くなった Outlook アイテムは、特に除外するよう指定されていない限り、次回の [古いアイテムの整理] の対象となります。 各 Outlook フォルダーの古くなったと判断される既定の期間は次のとおりです。

フォルダー

古くなったと判断される期間

受信トレイおよび下書き

6 か月

送信済みアイテムおよび削除済みアイテム

2 か月

送信トレイ

3 か月

予定表

6 か月

タスク

6 か月

メモ

6 か月

履歴​​

6 か月

注: [受信トレイ]、[予定表]、[タスク]、[メモ]、または [履歴] と同じ種類のアイテムを格納するために作成するフォルダーについても、古くなったと判断される既定の期間は 6 か月です。 たとえば、仕事仲間から受信した進捗レポート向けに作成するメール フォルダーや、個人用連絡先向けに作成する連絡先フォルダーなどが、これに該当します。

アイテムの経過期間を判断する

アイテムの種類

経過期間の開始

メール メッセージ

メッセージの受信日時または最後に変更して保存した日時のどちらか新しい方。 メッセージを開封済みまたは未読にすることは、メッセージ変更の一例です。

予定表の会議、イベント、または予定

アイテムを最後に変更して保存した日。 定期的なアイテムは、[古いアイテムの整理] の対象ではありません。 最後に保存した日付に関係なく、既に行った予定表アイテムだけがアーカイブされます。

タスク

タスクの完了日または最後に変更して保存した日。 完了するように指定されていないタスクは、[古いアイテムの整理] の対象ではありません。 別の人に割り当てたタスクは、完了するように指定されている場合にだけアーカイブされます。

メモ

メモを最後に変更して保存したとき。

履歴項目

履歴項目の作成日または最後に変更して保存した日。

連絡先

連絡先は、既定ではアーカイブされません。 ただし、手動でアーカイブすることができます。

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[古いアイテムの整理] の設定とオプション

[古いアイテムの整理] をカスタマイズするときに適用できる設定とオプションについては、次の説明を参照してください。

[古いアイテムの整理] 設定ダイアログ ボックス

N 日ごとに自動アーカイブを実行する    [自動アーカイブ] を実行する頻度を選択します。 多数のアイテムを同時にアーカイブすると、コンピューターのパフォーマンスが低下する可能性があります。 そのため、[自動アーカイブ] を頻繁に使用して、処理されるアイテムの数を減らした方が良いです。

[古いアイテムの整理] 機能をオフにするには、[次の間隔で古いアイテムの整理を行う: <n> 日ごと] チェック ボックスをオフにします。

自動整理を実行する前にプロンプトを表示する    [自動アーカイブ] で Outlook アイテムを処理する前に、アラーム メッセージを表示するかどうかを選択します。 メッセージが表示されたら、アラーム メッセージの [いいえ ] をクリックして、その自動アーカイブ セッションをキャンセルできます。

期限切れのアイテムを削除します (メール フォルダーのみ)    既定では、このオプションはオフになっています。 このチェック ボックスをオンにすると、メッセージのエージング期間が経過した後にメッセージが削除されます。

古いアイテムを保存または削除する    次の設定を設定または変更する場合は、このオプションを選択します。 このチェック ボックスがオフの場合、自動アーカイブは既定の設定を使用して実行されます。

フォルダー 一覧に [保存フォルダー] を表示する     このオプションを使用しない場合でも、アーカイブ フォルダーを表示できます。 [ファイル] タブをクリックし、[開く] タブの [Outlook データ ファイルを開く] をクリックします。

古いアイテムを整理する    アイテムをアーカイブする年齢を日、週、または月で指定します。 最大 60 か月まで 1 日の期間を構成できます。

古いアイテムを移動する    古いアイテムを自動的に削除する代わりにアーカイブするには、このチェック ボックスをオンにします。 既定のフォルダーがボックスに表示されます。 別のフォルダーを使用するには、ボックスにフォルダーの場所を入力するか、[参照] を クリックします。 このオプションを選択すると、[アイテムを完全に削除] オプションの選択が解除 されます。

アイテムを完全に削除する     このオプションを選択すると、期限切れになったアイテムが削除されます。 アーカイブ コピーは移動されません。アーカイブ コピーは保持されません。 このオプションを選択すると、[古いアイテムを移動] オプションの選択が解除 されます。

すべてのフォルダーにこの設定を適用する    このオプションは、変更を含む [自動整理] 設定をすべてのフォルダーに適用します。 1 つ以上のフォルダーに一意の設定を指定するには、このオプションを選択しない。 代わりに、フォルダーを右クリックし、[プロパティ] をクリックし、[古いアイテムの管理] タブに移動して、変更するフォルダーごとに設定を変更します。

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